Hinder för Business Communication

Läs den här artikeln för att lära dig om hindren för företags kommunikation. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: 1. Betydelsen av hinder för företagskommunikation 2. Viktiga hinder för företagskommunikation 3. Metoder att övervinna.

Betydelsen av hinder för företagskommunikation:

Betydelsen av kommunikation i modern verksamhet kan knappast överbelastas.

Det är därför som cheferna brukar spendera en stor del av sin tid att kommunicera med andra.

Men kommunikation är inte alltid lika effektiv som den borde vara. Forskning har påpekat att nästan 75% av all affärskommunikation misslyckas med att uppnå önskat resultat. Vissa externa och inre krafter hindrar kommunikationsflödet. De avbryter eller blockerar kommunikation eller förhindrar ömsesidig förståelse.

Kommunikation kan vara vagt och dåligt uttryckt. Det kan drabbas av bristande klarhet eller dålig retention. Barriärer mellan människor skärmar inte ut all kommunikation, utan de fungerar som filter för att tillåta vissa kommunikationer men hålla tillbaka andra, vilket gör kommunikation otillräcklig.

Att lyssna på kommunikationen är ett kroniskt problem. Många kommunikationer mottar inte den uppmärksamhet de förtjänar. Dessa begränsningar eller orsaker till nedbrytning av kommunikationskanaler kallas "kommunikationsbarriärer".

Viktiga hinder för företagskommunikation:

Kommunikation hindras av olika typer av hinder.

Dessa kan klassificeras i tre kategorier:

(A) Externa hindren,

(B) Organisatoriska hinder och

(C) Personliga hinder.

Alla dessa typer av kommunikationsbarriärer förklaras nedan:

[A] Externa hindren:

Externa hinder för företagskommunikation kan vara i följande former:

1. Semantiska hinder:

Ord och symboler som används för att kommunicera fakta och känslor kan ha olika betydelser. Olika människor tolkar samma budskap på olika sätt beroende på deras utbildning, erfarenhet, sociala och kulturella bakgrund etc. Avsändarens språk kan vara oförståeligt för mottagaren. Således misslyckas ord och symboler ibland att förmedla de sanna innebörden.

2. Emotionella eller psykiska hinder:

Emotionella eller psykologiska faktorer är de främsta hindren i interpersonell kommunikation.

Följande är några av de känslomässiga barriärerna:

jag. Ouppmärksamhet:

Det är en av de viktigaste kroniska psykologiska barriärerna. När mottagaren inte betalar fullständig uppmärksamhet åt meddelandet blir kommunikationen ineffektiv. En person kan vara förupptagen med andra viktiga saker, eller meddelandet kan vara ointressant eller strida mot hans / hennes förväntningar.

Dessa kan orsaka brist på uppmärksamhet. Det är ett vanligt fenomen som människor enkelt misslyckas med att reagera på bulletiner, meddelanden, protokoll och rapporter.

ii. Perceptuell Barriär:

Varje individ har särskilda områden av intresse. Så, han / hon kan höra, läsa eller se den del av meddelandet som är värdefullt för honom / henne. Människor ser vad de vill se och anser det vara en verklighet. Vissa personer tolkar budskapet med avseende på sin egen synvinkel, vilket kan vara vilseledande, vilket leder till att filtreringen av meddelandet omedvetet.

III. Förlust vid överföring och dålig retention:

När kommunikationen passerar genom olika kanaler i organisationen är successiva överföringar av samma meddelande avtagande noggranna. Det sägs att vid muntlig kommunikation är cirka 30% av informationen förlorad i varje överföring.

Dålig retention av informationen är återigen en sjukdom. Det har visats av forskarna att anställda behåller cirka 50% information, medan cheferna behåller cirka 60% av det.

iv. För tidig utvärdering:

Kommunikation hämmas när mottagaren utvärderar meddelandet innan du får fullständig information. Vid flera tillfällen börjar cheferna utvärdera informationen innan de når en korrekt förståelse. Beslut fattas innan man vet hela fakta. En sådan för tidig utvärdering tenderar att hämma det fria flödet av information och förståelse och snedvrider kommunikationen.

v. otillbörlig beroende av de skrivna orden

Skriftliga ord är inte ersättning för ljud ansikte mot ansikte relationer. En skriftlig kommunikation kan misslyckas med att förklara syftet med beställning, förfarande eller direktiv. Skriftlig kommunikation berättar ofta vad som ska göras, men inte varför det borde ske, och saknar övertygande kvalitet.

Dessutom kan en skriftlig kommunikation ligga över läsarens förståelsesnivå och det finns också ett misslyckande med att fastställa svaret på kommunikation. Därför måste skrivna medier betraktas som kompletterande till produktiva ansikte mot ansikte relationer.

vi. Förtroende för Communicator:

Det härrör från alla missbedömda bedömningar eller olagliga beslut av kommunikatören. Upprepad erfarenhet av detta slag sätter gradvis mottagaren att fördröja handling eller agera unenthusiastically, vilket gör kommunikationen misslyckad, men uppenbarligen är den fullständig.

vii. Underlåtenhet att kommunicera:

Det är ganska accepterat att cheferna ofta misslyckas med att överföra de nödvändiga meddelandena. Detta kan vara på grund av latskap från kommunikatorns sida eller hans / hennes falska antagande att alla vet det.

[B] Organisatoriska hinder:

Stora organisatoriska hinder kan vara följande:

jag. Organisationspolicy:

Den allmänna organisationspolitiken för kommunikation fungerar som en övergripande riktlinje för alla i organisationen om hur han normalt förväntas uppträda i denna fråga.

Policyn kan vara i form av en uttrycklig deklaration skriftligen, eller det måste tolkas från organisationens medlemmars beteende, särskilt personer i toppen. Om denna policy inte stöder kommunikationsflödet i olika riktningar, skulle kommunikationsflödet inte vara smidigt och tillräckligt.

ii. Statusförhållande:

I den formella organisationsstrukturen kan överordnat underordnat förhållande förhindra fri och frekvent kommunikation, i synnerhet i uppåtgående riktning. En chef får inte kommunicera till underordnade hans / hennes svagheter. Underordnade känner sig inte fria att prata med överordnade.

De vidarebefordrar bara vad överordnade skulle vilja höra och hålla tillbaka obehagliga fakta. De får meddela sina överordnade bara de saker som de förväntar sig skulle uppskattas av den senare. När en underordnad inte litar på sin överordnade blir kommunikationen mindre effektiv.

III. Organisatoriska regler och föreskrifter:

Organisatoriska regler och regler påverkar kommunikationsflödet genom att föreskriva ämnet som ska kommuniceras och även kanalen för sådan kommunikation. Reglerna kan begränsa flödet av vissa meddelanden och kan lämna många viktiga.

Å andra sidan försenar kommunikation genom rätt kanal på ett visst sätt som föreskrivs av dessa regler det och arbetar mot personernas vilja att förmedla meddelandet. Denna barriär är starkt verksam i indiska offentliga företag där överensstämmelse med regler och förordningar är rigid.

iv. Komplexitet i organisationsstruktur:

I en organisation, där det finns ett antal ledningsnivåer, är antalet filtreringspunkter många. Som ett resultat blir kommunikationsprocessen försenad och chanserna för kommunikation blir förvrängda ökar. Detta är mer sant i fråga om uppåtgående kommunikation, eftersom de underordnade medarbetarna i allmänhet inte tycker om att ge upp den negativa kritiken antingen av sig själva eller av deras överordnade.

Ju mer komplexa organisationsstrukturen är desto svårare blir det att se till att korrekt information skickas vidare till rätt person vid rätt tidpunkt genom rätt medium.

v. Organisatoriska faciliteter:

Organisatoriska faciliteter som tillhandahålls för ett smidigt, tillfredsställande, tydligt och aktuellt kommunikationsflöde kan ta ett antal former som möten, konferenser, klagomål, förslagslåda, social och kulturell sammankomst, etc. Om dessa inte riktigt betonas misslyckas vanligtvis människor effektiv kommunikation.

vi. Information Överbelastning:

Cheferna är överbelastade med information från olika källor. De kan inte alltid kunna reglera informationsflödet. Som ett resultat minskar kommunikations effektiviteten. De kan ignorera eller missförstå några av meddelandena. Tidstryck kan också skapa kommunikationsproblem.

[C] Personliga hinder:

Eftersom kommunikation i grund och botten är en interpersonell process, finns det också några personliga faktorer som är ansvariga för att blockera kommunikation.

Personliga hinder kan anges enligt följande:

1. Barriärer i överordnade:

Överordnadernas roll i kommunikation är mycket viktig. På grund av deras hierarkiska relationer med underordnade, fungerar de som hinder på ett antal sätt som diskuteras nedan:

jag. Överordnas inställning:

Överordnarnas attityder gentemot kommunikation i allmänhet, eller i en viss riktning, påverkar flödet av meddelanden i olika riktningar. Om denna attityd är ogynnsam, finns det en större möjlighet att meddelanden inte skulle flöda adekvat från och / eller till överordnade.

ii. Rädsla för utmaning till myndighet:

En person i organisationen försöker alltid att få en högre position och prestige. Som sådan försöker cheferna i allmänhet att hålla tillbaka informationen som kommer ner på linjen eller gå upp-eftersom frekvent överföring av information kan avslöja deras svaghet.

III. Brist på förtroende hos underordnade:

Överordnade uppfattar i allmänhet (korrekt eller annars) att deras underordnade är mindre kompetenta och mindre kapabla, de kan inte ge råd till sina överordnade eller de får inte ha någon information att förmedla.

iv. Tidsbrist:

Överordnade känner sig - oavsett om de är korrekta eller på annat sätt - att de är överbelastade med arbetet och de har lite tid att prata med sina underordnade.

v. Bristande medvetenhet:

Ibland kan överordnade sakna medvetenheten om användbarheten och betydelsen av kommunikation i olika riktningar i allmänhet eller särskilt ämne. I ett sådant fall, kommunikation Hur är blockerad.

vi. Ignorera kommunikation:

Ibland överordnar de överordnade medvetet och medvetet kommunikation från sina underordnade för att behålla sin betydelse. Detta fungerar mot de underordnade villighet att kommunicera.

2. Barriärer i underordnade:

Vertikal kommunikation i båda riktningarna kan bara ske när underordnarna också aktivt deltar i denna process. Det finns olika faktorer hos underordnade som negativt påverkar sådant aktivt deltagande från deras sida.

Några av dessa nämns nedan:

jag. Ovillighet att kommunicera:

Ibland kommunicerar underordnade inte uppåt viss information eftersom de inte är villiga att göra det. Om en underordnad känner att han / hon sannolikt kommer att påverkas negativt genom att lämna en viss information till sin överordnade, skulle han eller hon inte vara villig att leverera den.

Information som går upp används för kontrolländamål och underordnade skulle inte vara villiga att ge någon information till sina överordnade om någon ogynnsam händelse. Om det är tvång att kommunicera, skulle de göra detsamma efter att ha modifierat informationen på ett sådant sätt att skydda sitt eget intresse.

ii. Brist på korrekt incitament:

Brist på motivation att kommunicera avstår också underordnade från att kommunicera uppåt. Om ett nytt förslag från en underordnad inte framkallar någon uppmärksamhet från överordnade, skulle han / hon inte förmedla den.

Hinder för Business Communication visas med ett diagram enligt följande:

Metoder för att övervinna kommunikationshinder:

Med tanke på vikten av effektiv kommunikation i företagsorganisationernas framgångsrika verksamhet är det viktigt för cheferna att övervinna de olika kommunikationshinderna. Även om det inte kan vara möjligt att eliminera kommunikationshinderna helt och hållet, kan ändå lämpliga ledande åtgärder i denna riktning minimera deras effekt.

Följande metoder föreslås för att undvika kommunikationshinder:

1. Fullständig information:

För att kommunikationen ska fungera är det först och främst nödvändigt att kommunikatören helt och tydligt vet vad han avser att kommunicera.

2. Ömsesidig förtroende:

Kommunikation är avsedd för acceptans och önskad åtgärd. Sådan acceptans påverkas i stor utsträckning av förtroende och förtroende för kommunikatörens motiv och uppriktighet. Om förtroendet saknas kommer kommunikationen att falla under dess förväntade resultat.

Så det är nödvändigt att en miljö förtroende och förtroende etableras inom organisationen. Detta kommer att uppmuntra människor att kommunicera ärligt med varandra.

3. Lämpligt språk:

Språket som används för kommunikation bör vara sådant att det enkelt kan förstås av mottagaren. Mest populära symboler, tydligt och exakt språk bör användas för korrekt kommunikation.

4. Interpersonell relation:

Riktiga interpersonella relationer måste utvecklas mellan överordnade och underordnade, så att den senare kan känna sig fri och öppen att överföra fullständig och korrekt information till den tidigare. Överordnade måste uppskatta användbara kritik och fördelaktiga förslag från underordnade.

5. Val av lämplig kanal:

Cheferna måste vara tillräckligt kompetenta för att välja den lämpligaste kanalen för att skicka meddelanden. En rik kanal som ansikte mot ansikte diskussion eller telefon ska användas för att skicka ett komplicerat meddelande. Å andra sidan kan noteringar, brev eller elektroniska brev användas för att skicka rutinmässiga meddelanden, eftersom det finns knappast någon chans att missförstå.

6. Ömsesidigt förståelse:

Det är av stor betydelse för både avsändarna och mottagarna att göra en särskild insats för att förstå varandras perspektiv. Genom att förstå andras perspektiv kan anmärkningar klassificeras, uppfattningar uppfattas och objektivitet upprätthålls.

7. Empati i kommunikation:

Vägen för effektiv kommunikation är att vara känslig mot mottagarens behov, känslor och uppfattningar. Kommunikatören bör förmedla meddelandet på ett sådant sätt att mottagarens känslor och känslor inte skadas. När avsändaren av meddelandet tittar på problemen från mottagarens synvinkel kan många av missförstånden undvikas.

8. Tvåvägskommunikation:

Kommunikation är en tvåvägsprocess. Tvåvägskommunikation ger två sinnen tillsammans - vilken är den grundläggande kärnan i vilken kommunikation som helst. Det innebär en kontinuerlig dialog mellan meddelandets avsändare och mottagare. Uppåtgående kommunikation kan bli verklighet i organisationen och effektiv om detta faktum är erkänt.

9. Stödja ord med åtgärder:

Den mest övertygande form av kommunikation är inte vad du säger men vad du gör. Cheferna måste se till att deras handlingar stöder kommunikationsprocessen. Detta kommer att säkerställa allvaret i kommunikationen.

10. Exempel och visuella hjälpmedel:

För att fixa tanken på kommunikation i mottagarens sinne kan lämpliga berättelser och ordbilder användas i lämpliga situationer till mottagarens förståelse. Vidare kan visuella hjälpmedel genom diagram och diagram med fördel användas för att stressa specifika punkter eller idéer som kan vara svåra att beskriva ordentligt med ord.

11. Bra lyssnande:

Noggrant lyssnande är viktigt för effektiv kommunikation. Genom denna process ger man inte bara chans att andra talar utan samlar användbar information för vidare kommunikation. Genom att koncentrera sig på talarens uttryckliga och implicita betydelser kan chefen få en mycket bättre förståelse för vad som sägs.

12. Fördröjande reaktion:

Det är en bra praxis för effektiv kommunikation att inte påverkas av omedelbar reaktion av första intrycket. Stark reaktion resulterar ofta i att ignorera den verkliga implikationen av kommunikation och erfarenhet visar att fördröjningen av åtgärd av mottagaren blir till hjälp för att förstå den avsedda betydelsen av kommunikationen.

13. Strategisk användning av informell kommunikation (Grapevine):

En chef ska använda de informella kanalerna för kommunikation för att komplettera det formella kommunikationssystemet. För detta ändamål måste han förstå de informella kommunikationsnätverk och göra sin intelligenta användning för att fylla upp luckorna i formella kommunikationskanaler.

14. Utvärdering:

Det bör finnas ett kontinuerligt program för att utvärdera flödet av kommunikation i olika riktningar. Detta skulle belysa problemen på detta område, identifiera deras orsaker och därmed möjliggöra antagande av lämpliga korrigerande åtgärder. Överordnade bör inte vara snabba att utvärdera informationen innan de förstår det ordentligt.