Beslutsfattande: 7 steg involverade i beslutsfattande

Sju viktigaste åtgärderna i beslutsprocessen är: 1. Definiera problemet, 2. Analysera problemet, 3. Utveckla alternativa lösningar, 4. Välja den bästa typen av alternativ, 5. Genomförande av beslutet, 6. Uppföljning, 7. Övervakning och feedback!

Beslutsfattandet handlar om valet av en alternativ handlingsplan från två eller flera alternativa handlingsplaner.

Exakt kan det anges som en valmöjlighet.

Dessa steg kan förklaras som under:

1. Definiera problemet:

Det första och främsta steget i beslutsprocessen är att definiera det verkliga problemet. Ett problem kan förklaras som en fråga för och lämplig lösning. Chefen bör överväga kritiska eller strategiska faktorer för att definiera problemet. Dessa faktorer är i själva verket hinder för att hitta rätt lösning. Dessa är också kända som begränsande faktorer.

Till exempel, om en maskin slutar fungera på grund av att skruven inte är tillgänglig, är skruven den begränsande faktorn i det här fallet. Likaså är säkring en begränsande eller kritisk faktor vid husbelysning. Medan man väljer alternativ eller sannolik lösning på problemet, desto mer beslutsfattande tar hänsyn till de faktorer som är begränsande eller kritiska för alternativa lösningar, desto lättare blir det att ta det bästa beslutet.

Andra exempel på kritisk eller begränsande faktor kan vara material, pengar, ledarskapsförmåga, teknisk kunskap, anställdas moral och kundens efterfrågan, politisk situation och myndighetsregler etc.

2. Analysera problemet:

Efter att ha definierat problemet är nästa viktiga steg en systematisk analys av tillgängliga data. Lätta beslut baseras på korrekt insamling, klassificering och analys av fakta och siffror.

Det finns tre principer för analys och klassificering som förklaras nedan:

(i) Beslutets framtidighet. Detta betyder hur lång tid beslutet kommer att gälla för en åtgärd.

(ii) Beslutets inverkan på andra funktioner och verksamhetsområden.

(iii) De kvalitativa överväganden som kommer in i bilden.

3. Utveckla alternativa lösningar:

Efter att ha definierat och analyserat problemet är nästa steg att utveckla alternativa lösningar. Huvudsyftet med att utveckla alternativa lösningar är att få det bästa möjliga beslutet utifrån de tillgängliga alternativa handlingsplanerna. Vid utveckling av alternativa lösningar kommer chefen över kreativa eller ursprungliga lösningar på problemen.

I modern tid är teknikerna för operationsforskning och datortillämpningar oerhört hjälpsamma vid utvecklingen av alternativa handlingsplaner.

4. Välja den bästa typen av alternativ:

Efter att ha utvecklat olika alternativ måste chefen välja det bästa alternativet. Det är inte en lätt uppgift.

Följande är de fyra viktiga punkter som ska beaktas vid valet av det bästa från olika alternativ:

(a) Riskelement som är inblandat i varje åtgärdsförfarande mot den förväntade vinsten.

b) Ekonomi av ansträngning som är inblandad i varje alternativ, dvs säkra önskade resultat med minst ansträngningar.

c) Rätt tidpunkt för beslutet och åtgärden.

(d) Slutligt urval av beslut påverkas också av de begränsade resurser som står till vårt förfogande. Mänskliga resurser är alltid begränsade. Vi måste ha rätt typ av människor för att utföra våra beslut. Deras kaliber, förståelse, intelligens och skicklighet kommer äntligen att avgöra vad de kan och inte kan göra.

5. Genomförande av beslutet:

Under detta steg måste en chef lägga det valda beslutet i aktion.

För korrekt och effektivt genomförande av beslutet är tre saker mycket viktiga, dvs,

(a) Korrekt och effektiv kommunikation av beslut till underordnade. Besluten bör kommuniceras på ett tydligt, koncist och förståeligt sätt.

(b) Godkännande av beslut av underordnade är viktigt. Gruppmedverkan och medverkan av de anställda kommer att underlätta ett smidigt genomförande av beslut.

(c) Korrekt timing i genomförandet av beslut minimerar motståndet mot förändring. Nästan varje beslut inför en förändring och folk är tveksamma för att acceptera en förändring. Genomförandet av beslutet vid rätt tid spelar en viktig roll vid genomförandet av beslutet.

6. Uppföljning:

Ett uppföljningssystem säkerställer uppnåendet av målen. Det utövas genom kontroll. Enkelt uttryckte att det handlar om processen att kontrollera det korrekta genomförandet av beslutet. Uppföljning är oumbärlig för att modifiera och förbättra besluten så snart som möjligt.

7. Övervakning och feedback:

Feedback ger möjlighet att bestämma effektiviteten av det genomförda beslutet. Om det är möjligt bör en mekanism byggas som skulle ge regelbundna rapporter om genomförandets framgång. Dessutom bör mekanismerna fungera som ett instrument för "förebyggande underhåll", så att problemen kan förebyggas innan de uppstår.

Enligt Peter Drucker ska övervakningssystemet vara sådant att chefen kan gå och leta efter sig själv för förstahandsinformation som alltid är bättre än de skriftliga rapporterna eller andra begagnade källor. I många situationer används dock datorer mycket framgångsrikt i övervakningen, eftersom informationshämtningsprocessen är mycket snabb och korrekt och i vissa fall är självkorrigeringen ögonblicklig.