5 riktlinjer för både grupper och medlemmar i en organisation för att uppnå effektiva resultat

För att grupperna ska uppnå effektiva resultat och att medlemmarna ska nå ett samförstånd har några användbara riktlinjer förskrivits och bör följas.

Några riktlinjer för bildandet av grupperna och arbetsförfarandena samt för medlemmarnas beteende föreslås av Cyril O'Donnell enligt följande:

För grupper:

1. Grupp- eller utskottsmålen ska vara tydligt definierade så att diskussionen kan fokusera på dessa mål.

2. Kommitténs myndighet bör anges. Är utskottet bildat rent för att rekommendera lösningar eller om det är behörigt att genomföra sina beslut?

3. Gruppens storlek bör noggrant bestämmas. Om olika avdelningar är inblandade kan det vara nödvändigt med korrekt representation från varje avdelning. Vanligtvis är grupperna på sju till tio medlemmar tillräckliga.

4. Gruppens ledare ska utses eller väljas utifrån hans förmåga att driva mötet. Han ska ha den tekniska kompetensen såväl som färdigheter i interpersonella relationer.

5. Den exakta agendan för mötet ska överlämnas till samtliga ledamöter och allt stödmaterial till mötet bör lämnas. En skriftlig rekord av de viktiga aspekterna av diskussionen bör bibehållas.

För medlemmar:

1. Medlemmarna måste se till att stämningen vid utskottsmötet är avslappnad och informell.

2. Varje medlem tar en aktiv roll i diskussionen och anger sin position tydligt och logiskt. Han lyssnar också på några reaktioner lugnt och ger motsynsutsikter, om några.

3. En medlem borde inte kompromissa helt enkelt för att uppnå harmoni. Skillnader bör inte ignoreras, men bör lösas. Kritik bör riktas mot frågor och inte på personer.

4. Medlemmarna bör se till att gruppledaren inte är överdrivet dominerande. Hans åsikter bör inte betraktas som slutgiltiga. Hans åsikter bör behandlas på samma sätt som någon annan medlems åsikter.

5. Medlemmarna måste se till att oenigheter inte involverar personligheter, utan bara åsikter. Vidare bör dessa meningsskiljaktigheter inte fortsätta av personliga skäl efter det att mötena är över, annars kommer dessa inte bara att vara tekniskt och socialt destruktiva utan också kunna leda till onödiga meningsskiljaktigheter med samma personer vid framtida möten.

Det borde finnas en anda av samarbete snarare än en av konkurrensen mellan medlemmarna. Ett sådant samarbete skulle leda till mer positiva svar på varandra, respekt för varandras åsikter, mer engagemang och engagemang med uppgiften till hands och större tillfredsställelse med arbetssucces.

Dessa riktlinjer när det följs på ska förbättra effektiviteten hos lag.