Dataprocessorer i kontoret: Betydelse och typer

Användning av moderna kontorsmaskiner-databehandling och inspelningsmaskiner:

Behandling av data:

Menande:

Olika uppgifter samlas in på kontoret från externa och interna källor som måste behandlas för analys och beslutsfattande. Det är inte möjligt att minnescellen i människans hjärna lagrar dem. Mentala beräkningar är ovanligt tunga och ansträngda att tolka data och för att ta reda på korrelationerna mellan data.

Matematiska formler tar mycket tid för mental tillämpning och fysisk träning. Det finns risk för fel. För att övervinna dessa svårigheter och begränsningar har mekanisk databehandling utvecklats.

Uppkomsten av databehandling återspeglar följande upptäckter: Pascals räknare (1642), Babbages deferentialanalysator (1820) och Holleriths stansade kortutrustning (1889). Hela processen är känd som EDP eller Electronic Data Processing. Hela ordningen har mött revolutionerande förändringar med introduktionen av transistorer eller elektronik. Det finns två olika aspekter av databehandling-utan och med att använda en dator.

Typ:

(A) Stansad databearbetningsmaskin:

Olika typer av kontor och bokföring jobb kan göras av en sådan maskin. Exempelvis fakturering, inköp och försäljningsredovisning, kostnadsredovisning, lönframställning, lager och lagerredovisning, statistisk tabulering och analys, budgetkontroll etc.

Systemet:

Denna maskin har fyra aspekter av drift och hela utrustningen består av nödvändig mekanism med tillhörande tillbehör.

Aspekterna är:

(a) stansning:

Det första steget är stansning av kort antingen med handoperation eller automatisk nyckelstans. Betydelsen av stansning gör vissa hål på korten enligt vissa fasta positioner. Dessa hål har särskild betydelse och kan tolkas meningsfullt. Dessa är inget annat än symboliska uppgifter om information.

(b) Verifiera:

Det andra steget är omslagning, helst av en annan operatör, för att verifiera om den ursprungliga stansen var korrekt gjort eller inte. Om det fanns en felaktig stansning tidigare, kommer den andra stansningen inte att ta plats eftersom maskinen automatiskt stannar. Då kommer det att ses om den första eller den andra stansningen är fel. Det finns olika metoder för re-stansning för verifiering.

(c) Sortering:

Genom att stansa olika typer av information registreras symboliskt. Kort måste nu grupperas i olika "fält" av information och separeras därför. Denna separation görs mekaniskt genom att placera de stansade korten i en sorterare. Till exempel kan kort för olika kunder grupperas områdevis.

(d) Tabulering:

Det sista steget är att mata tabulatorn med korten. Maskinen känner artificiellt de olika perforeringarna eller hålen på korten och tillhandahåller därmed information till maskinens tilläggs- och utskriftsdel.

Maskinen innehåller några hjälpmekanismer för beräkning av gängslagning (dvs. stansning av en serie kort identiskt och samtidigt), tolkning och interpelletering eller samling (dvs. att göra koderna förståeligt och att hitta interrelationer bland dem), etc.

fördelar:

(1) Hela processen med att stansa, verifiera, sortera, tabulera, tolka och sortera sker med en enorm hastighet och så är det mycket sparande av tid i databehandling.

(2) Hela processen är enkel och träningen för drift kan ges till personalen på kort tid.

(3) Eftersom det finns verifieringssteg finns det ingen oriktighet i informationssystemet.

(4) Det är anpassningsbart till olika typer av kontor jobb.

(5) Det ger administrationen informationssorter som är aktuella och kan användas som kontrollverktyg.

(6) Ekonomier uppnås genom minskning av manuell arbetskraft, tidsbesparing, undvikande av spill genom fel etc.

(7) Stansade kort kan användas för vidare bearbetning av en dator.

nackdelar:

(1) Den ursprungliga kostnaden för att installera maskinen är hög. Driftskostnaden och underhållskostnaden är också höga. Mera kostsamt brevpapper måste användas.

(2) Huvud- och tillhörande maskiner orsakar brus.

(3) Det finns problem som uppstår på grund av uppdelning, byte av delar etc.

(4) Det finns en kostnad för utbildningen av operatörer och löneskalorna för sådana kompetenta personer är höga.

(5) Revisorerna kan få problem eftersom alla de detaljerade uppgifter som de önskar kan inte vara tillgängliga från de kodifierade och symboliserade korten.

(B) Elektroniska Datorer :

Det senaste tillägget i listan över kontorsmaskiner är en elektronisk dator. Det är en maskin snarare ett system eller en enhet som består av flera mekanismer för automatisk och mycket snabb databehandling. Det är ett verktyg i administrationens händer för mer exakt, rationellt och snabbt beslutsfattande.

En elektronisk dator beskrivs ofta som en artificiell hjärna, men som en hjärna verkar det inte riktigt "tänka". Det hjälper människan att tänka rationellt och snabbt. Moderna ålder beskrivs som en elektronisk ålder och elektroniska enheter har enorm potential.

Datorer är verkligen produkterna från andra världskriget när användningsområdena för datorisering kände sig för splittrade andra krigsfält beslut, särskilt avsedda för flygvapnet. Den första datormaskinen upptäcktes 1944 av professor Aiken från Harvard University (USA) med ekonomiskt stöd från IBM (International Business Machine). Den första elektroniska datorn utformades i Pennsylvania University (USA).

Datorer har redan gått igenom fyra utvecklingsstadier eller "fyra generationer". Den första generationens datorer drivs av radioventiler. I andra generationens radioventiler ersattes av transistorer. Datorerna i den tredje generationen använder mikrokretssystem. I fjärde generationen används storskalig integration (LSI) -teknologi, med vilken massiva mängder elektronik kan placeras på små "chips".

Datorer används för alla ändamål som finns i en databehandlingsmaskin, men datorer kan hantera större typer av information på grund av deras större kapacitet. En dator kan välja ut, säg flera tusen applikationer, vilka är från lämpliga kandidater.

Datorer är av två typer:

(1) Analogtyp:

En sådan dator gör likningar, löser interrelationsproblem av ett antal variabler, förbereder poster och skriver ut dem.

(2) Digital typ:

En sådan dator är ingenting annat än en jätteberäkningsmaskin som gör datahantering med en fantastisk hastighet. Det gör aritmetiska beräkningar men den aritmetiska är binär aritmetisk och inte vanlig aritmetik. (Under binärt system 1 är 1, 2 är 10, 3 är 11, 4 är 100, 5 är 101, 6 är 110, 7 är 111, 8 är 1000, 9 är 1001 och 10 är 1010). Den digitala typen av datorer används mestadels.

Systemet:

En serie operationer i en dator beskrivs som ett program. Den består av ingångar och utgångar. "Vissa typer av information sätts in eller matas i maskinen och efter automatisk bearbetning i en enorm hastighet sätter maskinen några resultat. Det här beskrivs även som GIGO-metod eller Garbage In och Garbage Out. Information och resultat finns på kodsspråk. Till exempel, COBOL (Common Business Oriented Language) eller FORTRAN (Formula Translating-språk för vetenskapliga beräkningar).

Komponenterna i en dator är:

(1) Inmatningsenhet:

Genom denna del matas olika typer av information i form av stansade kort, perforerat pappersband och magnetband. Datan omvandlas till datorns språk - de elektroniska impulserna.

(2) Förvaringsenhet:

Detta är minnesenheten på datorn eller kvicksilverkolonnen där all information som tas emot lagras för vidare användning.

(3) Kontroll- eller samordningsenhet:

Detta består av en stor serie av ventilstyrda grindar som öppnas för att tillåta information att gå ut i beräkningsdelen för att utföra de programmerade instruktionerna.

(4) Aritmetisk eller Funktionsenhet:

Denna enhet gör de aritmetiska beräkningarna under det binära systemet, med en fantastisk hastighet och till och med av miljonder av en sekund.

(5) Utmatningsenhet:

Denna enhet ger resultaten, först på datorns språk och sedan i formellt språk i tryckt form. Den viktigaste delen av att använda en dator är "programmering". Det betyder att hela ingången måste göras med ett bestämt syfte och driftssätt som kallas programmet.

Programmering är dyr och tidigare var datormodellen sådan att konsumenterna måste göra det. Sådana datorer kallas "hårdvara" datorer. I modern tid accepterar tillverkarna ansvaret för att leverera programmen. Sådana moderna datorer kallas "programvara" datorer.

Operationen av en dator kan vara på IDP eller Integrated Data Processing. Det betyder att flera analytiska funktioner i en fråga kan göras samtidigt. Till exempel, under bearbetning av försäljningssiffrorna kan interpolering av kostnadsberäkningen samtidigt utföras.

I allmänhet används en dator för att styra affärsverksamhet som simulerar, dvs att hitta alternativ i beslutsprocessen och utformningen (t.ex. på textilier). Det måste noteras att datorns ålder är i en process av utveckling. Nya och mer användbara typer av datorer upptäckes och därför är diskussionen ovan inte uttömmande.

fördelar:

(1) Komplicerade beräkningar kan exakt utföras med en ovanlig hastighet.

(2) Många av de krångliga kontorets jobb kan utföras på ett tillfredsställande sätt.

(3) Analyserna kan göras av samma maskin.

(4) Fler sorter av information kan hanteras åt gången än vad en vanlig databehandlingsmaskin kan göra.

(5) Centraliserad kontroll kan uppnås eftersom samtliga uppgifter om alla aktiviteter som berörs kan behandlas samtidigt.

(6) Det finns ekonomi i kontorsarbete förutsatt att kontoret har råd att köpa en dator eller få tjänster av en dator på uthyrningsbasis.

(7) Resultaten kan lagras som poster.

nackdelar:

(1) Det är en mycket dyr affär och endast få jätteorganisationer har råd att installera och använda en sådan maskin. Även stora organisationer föredrar att ta tjänster av en dator på uthyrningsbasis. Hyrorna är också mycket höga.

(2) Det behöver specialutbildade operatörer som måste betala ersättning till höga priser.

(3) Till skillnad från andra maskiner är inte en datormaskin lätt tillgänglig.

(4) Det har alla nackdelar med en maskin som uppstår på grund av uppdelning, underhållskostnader mm, liksom svårigheter att få reservdelar och experter.

Vid tidskortet skickas datorer av mycket bekväm storlek och till låg kostnad.

(C) Tidsinspelningsapparat :

Tidsregistreringsmaskiner hålls vid portarna på kontoren (och fabrikerna) för att automatiskt registrera exakta ankomst- och avgångstider för de anställda. Dessa register är mycket till hjälp vid förberedelse av ersättningsräkningar. Sådana maskiner kan vara mekaniskt eller elektriskt drivna.

Systemet:

Maskinen består av en klocka och en stansmekanism som är synkroniserad. En anställd när han går in eller lämnar platsen sätter in sitt närvarokort inuti maskinen och tiden skrivs ut på den.

(D) Mikrofilmering:

Rekord, i stället för att bevara i pappersformerna i filer, bevaras i form av filmrullar. Fotografi tas av en serie dokument i en filmrulle. När som helst kan filmen projiceras och skrivas ut för information och användning. Ibland tas bilder av dokument innan de rensas eller förstörs.

Återigen kan filmrullar bevaras som sekundär källkälla. Mikrofilmering är också nödvändig för att behålla konfidentiella dokument i hemlighet. Dokument som måste returneras efter inspektion av dem kan vara lämpligt mikrofilmerade. I stora bibliotek är mikrofilmering av sällsynta böcker ofta gjorda.

Systemet:

En komplett mikrofilmeringsutrustning består av följande delar:

(1) Filmeringsenhet:

Den består av en kamera och filmer. I allmänhet används 16 mm filmer för 50, 100 eller 200 fot (15, 30 eller 60 meter) i längd. Några tusentals dokument av standardstorlek kan filmeras på en 100 fotspole.

(2) Läsare:

Den består av en tittare och en skärm. Generellt, när så är nödvändigt, visas dokumentet genom tittaren som projicerar filmen på skärmen.

(3) Processor:

Detta är en uppsättning filmutvecklingsenhet. Detta kan användas i dagsljus. Bearbetningen kan också göras av utomstående fotografer. Ett kontor kan ha sitt eget arrangemang för att reproducera eller skriva ut filmerna tillsammans med behandlingsarrangemanget eller det kan bero på externa fotografer.

fördelar:

(1) Mycket litet utrymme är nödvändigt för att bevara gamla poster eftersom en film på 100 fot kan innehålla negativ av tusentals dokument.

(2) Posterna bibehålls i toto och reproduktioner med noggrannhet kan göras när som helst.

(3) Sådana register är lätt bärbara och kan tas bort snabbt.

(4) Systemet kräver inte tung arkiveringsutrustning med tung vikt och bulk.

(5) Rekord är fria från misstag men misstag är vanliga när kopiering för poster görs genom att skriva.

(6) Mikrofilmer är slitstarka och försämras inte eller bleknar eller förstörs av insekter som vi finner om det är filer.

(7) Det är riskfritt eftersom mikrofilmer är brandfarliga.

(8) När filmerna är färdiga kan inte dokumenten ändras eller manipuleras, vilket är möjligt för pappersarkiv.

(9) Mikrofilmer kan bevaras separat som en extra källa till poster och så har de skydd för registreringar.

nackdelar:

(1) Det har stora initiala utgifter för att köpa utrustningen. Men i själva verket är kostnaden i slutändan mindre än den för arkiveringsutrustning.

(2) Det är svårt att göra en korrekt klassificering av dokument och det är därför riskabelt att ta reda på platsen för ett visst dokument ur ett antal filmrullar.

(3) Filmerna får inte producera läsliga och tydliga bilder genom betraktaren, särskilt eftersom det finns mycket minskning av storleken på ett dokument på filmen. Det är lämpligt att originalen av viktiga dokument också behålls.

Förvaltning, administration och kontor:

En total systemhantering kan helt enkelt definieras som "att göra sakerna genom och med andra människors ansträngningar." De grundläggande funktionerna i förvaltningen är att planera, organisera, styra (och motivera) och styra. Organisationsfunktionen består också av bemanning och samordning. Det finns olika åsikter när det gäller begreppet administration. En av de accepterade synpunkterna på moderna författare i ledningen utförs de högt programmerade besluten som fattas av cheferna på toppnivå.

Den administrativa delen av förvaltningen utförs från kontoret, som i stor utsträckning kan delas upp i två delar:

(a) Att fatta beslut av de högstyrda cheferna som är inrymda i sina respektive lokaler på kontoret.

(b) Genomföra besluten i form av rutinarbete med hjälp av olika avdelningar.