Rapporteringssystem involverat i alla ledningsnivåer

Låt oss göra en fördjupad studie av rapporteringssystemet på alla ledningsnivåer.

Rapporteringssystemet omfattar alla ledningsnivåer. Rapporterna härstammar vanligen från ledningens ledande nivåer och går upp till toppnivå, dvs BOD. Som redan diskuterat är rapporteringen alltid uppåt. Uppkomsten av rapportering är alltid lägre nivåer av förvaltningen. Det börjar från sektion i avgifter av olika avdelningar och flyttar genom skalärkedjan i organisationen och mottas i slutändan av styrelsen i en slutlig form.

Den sektion som ansvarar för varje sektion rapporterar regelbundet hur hans avsnitt går till sin handledare. I diagrammet som ges på nästa sida har funktionella chefer biträdande chefer som kontrollerar avdelningar. De kombinerade rapporterna från olika sektioner når avdelningscheferna, kallade funktionella chefer.

Olika funktionella chefer skickar sina avdelningar till VD. De korta sammanfattningarna av avdelningsrapporterna överlämnas till styrelsen för att ta emot policy och göra framtidsstrategi. Ett effektivt rapporteringssystem gör det möjligt för cheferna att hålla sig i konstant kontakt med utvecklingen av olika avdelningar. Följande exempel på en produktionssektion gör det möjligt att förstå hur ett rapporteringssystem fungerar i en stor organisation.

I varje produktionssektion upprätthålls ett arbetsverkskort eller tidskriftsblad för varje arbetstagare för att hålla rekord över arbetet av varje arbetare.

Följande är formatet för ett tidsblad där förmannen gör en rapport om arbete som varje arbetare utför varje vecka.

Avdelningsansvarig kommer att få veckotid för alla arbetare som arbetar i hans avdelning. Avdelningsansvarig kommer att sammanställa alla tidsskivor och skicka sin rapport till sin överordnade, dvs vice chef för hans avdelning.

Biträdande chef för den avdelningen kommer verkligen denna rapport och skickar till personalen chef och en annan kopia av rapporten till kontrollen för att upprätthålla konton. Personalchefen kommer att betrakta detsamma som lönedel som i sin tur kommer att förbereda lön eller löneblad som under.

Varje produktionssektion skickar dagligen effektivitetsrapport och prestationsrapport till chefer som innehåller jämförelse av standard timmar med faktiska arbetstimmar och verkligt prestanda med standardprestanda med syfte att ta bort orsaker till ineffektivitet.

Rapport om förlust eller ledig tid som innehåller analys av arbetstidsregister för att upptäcka viloläge med syfte att bestämma orsakerna till viloläge och kostnadseffekten därav, kan skickas dagligen eller veckovis till fabrikschefen.

Arbetsomsättningsrapport som innehåller procentuell förändring av arbetskraften i syfte att fastställa orsakerna till arbetets omsättning och vidtagande av korrigerande åtgärder kan skickas månadsvis eller kvartalsvis till styrelsen. På samma sätt kan övertidsrapport som innehåller analys av övertidslöner med syfte att motivera övertid skickas till styrelsen. Särskild rapport om löneökningar som avslöjar effekten av löneökningar på produktionskostnader och vinster med syfte att ge ledningen en grund för kollektiva förhandlingar kan skickas till styrelsen.