4 Olika typer av hinder för effektiv kommunikation

För studiernas bekvämlighet kan de olika barriärerna delas in i fyra delar:

(1) Semantiska hinder

Det finns alltid en möjlighet att missförstå känslorna hos meddelandets avsändare eller få en felaktig betydelse av det. Ord, tecken och figurer som används i kommunikationen förklaras av mottagaren i ljuset av hans erfarenhet vilket skapar tvivelaktiga situationer. Detta händer eftersom informationen inte skickas på ett enkelt språk.

Huvudspråksrelaterade hinder är följande:

(i) Felaktigt uttryckt meddelande:

På grund av språkets dunkhet finns det alltid en möjlighet att felaktigt tolka meddelandena. Denna barriär skapas på grund av fel val av ord, i civila ord, fel sekvens av meningar och frekventa repetitioner. Detta kan kallas språkligt kaos.

Image Courtesy: igniteyourlifebook.com/wp-content/uploads/2011/04/Effective-Communication-2.jpg

(ii) Symboler eller ord med olika betydelser:

En symbol eller ett ord kan ha olika betydelser. Om mottagaren missförstår kommunikationen blir den meningslös. Ordet "värde" kan till exempel ha olika betydelser i följande meningar:

(a) Vad är värdet av datorutbildning idag?

(b) Vad är värdet av denna mobiluppsättning?

(c) Värdera vår vänskap.

(iii) Felaktig översättning:

En chef tar emot mycket information från sina överordnade och underordnade och översätter det för alla anställda enligt deras förståelse. Därför måste informationen formas enligt mottagarens förståelse eller miljö. Om det finns lite slarv i denna process kan den felaktiga översättningen vara ett hinder i kommunikationen.

(iv) Oförklarliga antaganden:

Det har observerats att en avsändare ibland tar det för givet att mottagaren känner till några grundläggande saker och det är därför tillräckligt att berätta för huvudämnet. Denna synpunkt av avsändaren är i viss utsträckning korrekt med hänvisning till den dagliga kommunikationen, men det är helt fel om det finns något speciellt meddelande,

(v) Tekniskt jargong:

Generellt sett har man sett att de personer som arbetar i ett företag är kopplade till en speciell teknisk grupp som har sitt eget tekniska språk.

Deras kommunikation är inte så enkel att förstå av alla. Tekniskt språk kan följaktligen vara ett hinder för kommunikation. Denna tekniska grupp omfattar industriell ingenjörer, produktionsutvecklingschef, kvalitetsstyrning etc.

(vi) Kroppsspråk och gestekodning:

När kommunikationen överförs med hjälp av kroppsspråk och gester hindrar dess missförstånd en korrekt förståelse av budskapet. Till exempel anger man en nacke för att svara på en fråga, inte korrekt om meningen är "Ja" eller "Nej".

(2) Psykologiska eller emotionella hinder

Kommunikationens betydelse beror på båda parternas mentala tillstånd. En psykiskt störd part kan vara ett hinder i kommunikationen. Följande är emotionella hinder i kommunikationsväg:

(i) För tidig utvärdering:

Ibland försöker mottagaren av information att gräva mening utan mycket tänkande vid mottagandet eller ens innan du får information, vilket kan vara fel. Denna typ av utvärdering är ett hinder för utbytet av information och avsändarens entusiasm blir fuktad.

(ii) Bristande uppmärksamhet:

När mottagaren är upptagen med något viktigt arbete lyssnar han / hon inte på meddelandet noggrant. Till exempel pratar en anställd med sin chef när den senare är upptagen i en viss viktig konversation. I en sådan situation kan chefen inte uppmärksamma vad underordnad säger. Således uppstår psykisk hinder i kommunikationen.

(iii) Förlust vid överföring och dålig retention:

När ett meddelande tas emot av en person efter att det har gått igenom många människor, förlorar det i allmänhet en del av sin sanning. Detta kallas förlust vid överföring. Detta händer normalt vid muntlig kommunikation. Dålig lagring av information innebär att vid varje nästa överföring av information ändras den faktiska formen eller sanningen av informationen.

Enligt en uppskattning uppgår förlusten av informationen till nästan 30% vid varje överföring av muntlig kommunikation. Detta händer på grund av vårdslöshet hos människor. Därför blir brist på överföring av information i sin sanna eller exakta form ett kommunikationshinder.

(iv) Misstro:

För en lyckad kommunikation måste sändaren och mottagaren lita på varandra. Om det saknas förtroende mellan dem, kommer mottagaren alltid att härleda en motsatt betydelse från meddelandet. På grund av detta kommer kommunikationen att bli meningslös.

(3) Organisatoriska hinder

Organisationsstrukturen påverkar kraftigt de anställdas förmåga vad gäller kommunikationen. Några viktiga organisatoriska hinder i kommunikationsvägen är följande:

(i) Organisationspolitik:

Organisationspolitiken bestämmer förhållandet mellan alla personer som arbetar i företaget. Det kan till exempel vara organisationens policy att kommunikationen kommer att vara i skriftlig form. I en sådan situation måste allt som kan förmedlas med några ord meddelas i skriftlig form. Följaktligen blir arbetet försenat.

ii) Regler och föreskrifter:

Organisatoriska regler blir kommunikationshinder genom att bestämma ämnet, medium etc. i kommunikationen. Oroliga av de bestämda reglerna skickar avsändarna inte några av meddelandena.

(iii) Status:

Under organisationen är alla anställda uppdelade i många kategorier på grundval av deras nivå. Denna formella uppdelning fungerar som ett hinder för kommunikation, särskilt när kommunikationen rör sig från botten till toppen.

Till exempel, när en lägre anställd måste skicka sitt budskap till en överordnad på översta nivån finns det en lurande rädsla för honom att kommunikationen kan vara felaktig och på grund av denna rädsla kan han inte förmedla sig tydligt och i tid . Det försenar beslutsfattandet.

(iv) Komplexitet i organisationsstruktur:

Ju större antal ledningsnivåer i en organisation gör det mer komplext. Det resulterar i försenad kommunikation och informationen ändras innan den når mottagaren. Med andra ord döljs negativa saker eller kritik. Ju mer antal ledningsnivåer i organisationen är, desto mer ineffektivt blir kommunikationen.

(v) Organisatoriska faciliteter:

Organisatoriska anläggningar innebär att tillräckliga brevpapper, telefoner, översättare etc. är tillgängliga. När dessa anläggningar är tillräckliga i en organisation kommer kommunikationen att ske i rätt tid, tydlig och i enlighet med nödvändighet. I avsaknad av dessa faciliteter blir kommunikation meningslöst.

(4) Personliga hinder

Ovannämnda organisatoriska hinder är viktiga i sig, men det finns några hinder som är direkt kopplade till avsändaren och mottagaren. De kallas personliga hinder. Med tanke på bekvämligheten har de delats upp i två delar:

(a) Barriärer relaterade till överordnade: Dessa hinder är följande:

(i) Rädsla för utmaning av myndighet:

Alla vill ha ett högt kontor i organisationen. I detta hopp försöker officerarna att dölja sina svagheter genom att inte kommunicera med sina idéer. Det finns rädsla i deras sinne att om verkligheten kommer upp i ljuset måste de kunna flytta till lägre nivå,

(ii) Brist på förtroende hos underordnade:

Överordnade chefer tycker att de lägre anställda är mindre kapabla och därför ignorerar de information eller förslag som de skickar. De ignorerar medvetet kommunikationen från sina underordnade för att öka sin egen betydelse. Följaktligen sänks de anställdas självförtroende.

(b) Barriärer relaterade till underordnade: Underordnade relaterade hinder är följande:

(i) Ovillighet att kommunicera:

Ibland vill underordnade inte skicka någon information till sina överordnade. När underordnade känner att informationen är av negativ natur och kommer att påverka dem negativt, görs en ansträngning för att dölja den informationen.

Om det blir nödvändigt att skicka denna information skickas den i en modifierad eller ändrad form. Sålunda blir underordnade, genom att inte förtydliga fakta, ett hinder i kommunikation,

(ii) Brist på korrekt incitament:

Bristande incitament till underordnarna skapar ett hinder i kommunikationen. Bristen på incitament till underordnade är på grund av att deras förslag eller idéer inte ges någon betydelse. Om överordnade ignorerar underordnade blir de likgiltiga mot alla utbyte av idéer i framtiden.