Åtgärder involverade i kontrollprocessen

Kontroll är en kontinuerlig process. Det tillämpas inte när allt annat är gjort. Det kan finnas några inbyggda kontroller i utövandet av ledande tekniker. Trots detta kan det finnas en skillnad i standarder som ska uppnås och verkliga prestanda. Detta kan bero på mänskliga begränsningar. Vissa kontrollmetoder kan behöva tillämpas för att förbättra prestanda.

Det finns fyra steg i kontrollprocessen:

(1) Fastställande av kontrollstandarder,

(2) Mätning av verklig prestanda,

(3) Jämförelse av aktuell och standardprestanda och

(4) Ta korrigerande åtgärder.

Dessa steg diskuteras i detalj:

1. Inställning av kontrollstandarder:

Varje företag planerar sin verksamhet i förväg. På grundval av planer fastställs målen och målen för varje avdelning, filial mm. Dessa mål omvandlas till kvantitet, värde, manstimme etc. Dessa ska uppnås / uppnås i framtiden. Det kan också finnas kvalitativa mål. Uppnåendet av olika mål görs av specifika personer. Prestationsnivåerna bestäms också i förväg. Huruvida ett visst resultat ska anses vara tillfredsställande, genomsnittligt eller fattigt bör bestämmas så att de personer som är ansvariga för det arbetet ska kunna bedöma deras prestanda.

Vissa strategiska punkter bör väljas som kontroller eller mål. Prof. Newman har föreslagit fyra riktlinjer för att välja strategiska punkter:

(i) Kontrollpunkterna ska vara aktuella så att de kan kunna avslöja betydande avvikelser i tid och därmed spara ytterligare förluster,

(ii) Kontrollpunkterna bör vara sådana att de möjliggör ekonomisk observation och rapportering.

(iii) Kontrollpunkter, särskilt för chefer på högre nivåer, bör ge omfattande mod.

(iv) Kontrollpunkter bör vara sådana som skulle främja balanserad prestanda.

2. Mätning av prestanda:

Det andra steget i kontrollprocessen är mätning av prestanda. Den verkliga prestandan mäts mot de inställda standarderna. Detta gör det möjligt för ledningen att avgöra om arbetet görs enligt planer eller ej. Mätningen av kvantitativa mål är lätt eftersom uppgifter om arbetet kommer att finnas tillgängliga. Den kvalitativa prestationen som mänskliga relationer, anställdas moral etc. kan endast mätas genom psykologiska tester och undersökningar.

Mätning av prestanda är en viktig del av kontrollprocessen. Om mätningen är sådan att avvikelse detekteras tidigt kommer det att möjliggöra lämplig åtgärd i tid. Om det inte är möjligt bör avvikelser upptäckas så tidigt som möjligt.

3. Jämförelse av verklig och standardprestanda:

Nästa steg i kontrollprocessen är jämförelsen av det faktiska resultatet med de inställda standarderna.

Syftet med denna jämförelse är:

(a) För att få reda på avvikelser om någon, och

(b) Att fastställa orsakerna till en sådan avvikelse.

Samtidigt som man jämför aktuell prestanda med standarden är vissa tillåtna gränser också korrigerade. När avvikelserna ligger inom de föreskrivna gränserna finns det ingen anledning till oro. Men om avvikelserna är mer än de tillåtna gränserna, så kräver det brådskande åtgärder. Detta är också känt som "management by exception." När saker går enligt planer eller inom tillåtna gränser är högsta ledningen inte skyldig att notera det. Men å andra sidan om prestanda inte är upp till nivån blir det meddelat toppledningen för att vidta korrigerande åtgärder. Om chefen uppmärksammar varje avvikelse kommer han inte att kunna ge tillräckligt med tid för viktiga saker.

När den verkliga prestanda inte är upp till nivån så orsakar det att den ska vara spetsig. Nödvändiga åtgärder vidtas så att prestanda inte påverkas negativt igen. Om inga ansträngningar görs för att rätta till de svaga områdena kommer hela kontrollprocessen att vara felfri. När prestanda är låg än standarderna, ska skälen till det omedelbart hittas.

4. Ta korrigerande åtgärder:

Det sista men viktigaste steget i kontrollprocessen är att ta korrigerande åtgärder. När prestanda är mindre än standarderna bör man göra ansträngningar för att rätta till det. Oavsett orsakerna till låg prestanda görs ansträngningar för att uppnå organisationsmål. Ingen kontrollprocess kan automatiskt rätta till misstagen i ett system. Det är den åtgärd som krävs för att ställa sakerna rätt, ibland är målen inte uppnåliga även med större ansträngningar, då måste de revideras. Kontrollåtgärden kan innefatta granskning av planer och mål, förändring av arbetsmetoder, förändring av uppgiften, förändring av befintliga riktlinjer och förändringar i organisationsstruktur.

Korrigeringsåtgärden inbegriper i allmänhet toppledning. Det sägs av vissa personer att ta korrigerande åtgärder inte är en del av kontrollen utan en separat ledningsfunktion. Överlappningen av kontrollfunktionen visar bara enheten för chefsjobb. Det visar att hanteringsprocessen ska integreras en.