Post Project Evaluation

Efter att ha läst den här artikeln kommer du att lära dig om: - 1. Betydelse av postprojektutvärdering 2. Mål för postprojektutvärdering 3. Process 4. Observationer 5. Rapport 6. Åtgärder.

Innehåll:

Betydelse av postprojektutvärdering
Mål för efterprojektutvärdering
Process av postprojekt utvärdering
Observationer i postprojekt utvärdering
Rapport om utvärdering av postprojekt
Åtgärder som uppstår vid utvärderingen av postprojektet

1. Betydelse av postprojektutvärdering:

Efterprojektutvärdering representerar bedömningen av projektet efter det att den har fullföljts, analyserar den faktiska, mot de beräknade uppskattningarna avseende tid, kostnad och kvalitetsspecifikationer. Utvärderingen inkluderar utredning av avvikelserna per del av projektets mål (och inom sådana beståndsdelar, viktiga delar av avvikelser) som leder till bedömningen av den övergripande situationen.

Projektbedömningen är utvärderingen före bedömning av uppskattningar / prognoser etc. som planeras i det föreslagna projektet som bidrar till att fatta beslut för eller mot sådana investeringar.

Postprojektutvärderingen är å andra sidan granskningen och bedömningen av det faktiska mot projektbudgetarna, baserat på vilket projektet lanserades och genomfördes. Medan "bedömningen" innehåller uppskattningar för framtiden, är "utvärderingen" att hitta "värdering" av vad som har hänt i praktiken.

I Indien utförs en sådan utvärdering av många regeringsprojekt av :

en. Programutvärderingsorganisation (PEO) för att utvärdera arbetet med gemenskapsutvecklingsprojekt,

b. Kompetentkontorets och revisorns generalsekreterare för offentliga sektorns projekt.

Postprojektutvärderingen ska vara öppen och modig för att avslöja och analysera fakta. Internationella finansiella institut som Världsbanken har betonat utvärderingen av postprojektet, eftersom resultatet av en sådan utvärdering är mycket användbar för sitt stöd och att hantera möjliga framtida projekt.

2. Mål för postprojektutvärdering:

Genom genomförandet av ett projekt är projektägaren, det finansiella institutet som är involverat i projektet och projektledningen berikade med riklig erfarenhet, liksom entreprenören anställd för projektet. Målet med utvärderingen av projektet efter det att det är färdigt är att lära av sådana erfarenheter.

Detaljerna i en sådan utvärdering kan tolkas och användas på olika sätt enligt perspektivet av de problem som är intresserade av projektet. Det grundläggande målet är emellertid den möjliga användningen av den värdefulla kunskapen och erfarenheten som samlats in från projektets slutförande.

Projektägaren samt projektledningen är, efter genomförandet av projektet, utrustad med en informationsbutik, den ovärderliga databasen som kan behållas för eventuell framtida användning.

Finansinstitutet kan från utvärderingen efter utvärderingen hitta svagheten i projektbedömningen vid det inledande skedet och / eller bristen på nödvändig övervakning av sig själv under genomförandeprocessen etc. och därigenom ändra sin utlåningspolitik för framtiden.

En entreprenör kan uppnå sina schemalagda mål men därmed drabbas av allvarlig ekonomisk förlust på grund av otillräcklighet i hans budgivning och genom utvärdering efter projekt kan han utnyttja sin erfarenhet och vidta nödvändiga skyddsåtgärder i sitt anbud för framtida projekt.

Det framgår av ovanstående att det grundläggande målet är att registrera resultaten från utvärderingen, så att observationerna kan vara till stor hjälp i framtiden.

Målen för utvärdering av projektprojekt inkluderar också behovet av att bedöma situationen efter projektets slut eftersom en sådan utvärdering kan visa behovet av några korrigerande åtgärder.

3. Process av postprojekt utvärdering:

Trots alla de senaste verktygen och teknikerna och hjälp från ett sofistikerat automationssystem är spårningen av större och komplexa projekt generellt dåligt. Det finns oändliga fall där faktiska projektets slutfördhet är långt ifrån budgeten.

Mot bakgrund av detta är utvärderingen av postprojektet oerhört viktigt.

Processen med en sådan utvärdering kan genomföras i två faser:

a) strax efter projektets slutförande och

(b) Efter utgången av cirka två år sedan projektets slutförande.

(A) Utvärdering snart efter projektets slutförande:

Utvärderingsprocessen kan genomföras med frågeformulär och omfatta:

jag. Vad har hänt i verkligheten?

ii. Hur står det faktiska förhållandet jämfört med beräknade uppskattningar?

III. Vilka områden visar variationer?

Sådana avvikelser ska lokaliseras och undersökas individuellt områdevisa. Detta beror på att avsevärd ogynnsam variation i ett område kan avräknas med gynnsamma avvikelser i andra områden vilket leder till obetydlig skillnad mellan totalvärdena av faktiska och uppskattningar. Analys av små variationer inom sju till åtta procent kan undvikas.

iv. Vilka är orsakerna till sådana avvikelser och

(1) Hur mycket var det oundvikligt och hur?

(2) Hur mycket av det var undvikbart:

(a) Vilka är orsakerna till sådana undvikbara avvikelser?

(b) Vad kunde annars ha gjorts?

(B) Utvärdering efter cirka två år efter projektets slutförande: Frågorna inkluderar:

en. Huruvida målet med avseende på den planerade tekniken uppnås, t.ex. kvalitet, anläggningens kapacitet etc.?

b. Vilka är orsakerna till brister, om några, som utvärderas i (1) ovan. Skälet till brister kan innefatta brister i anläggningslayouterna, installerade maskiner, ingångsstandarden etc.

c. Vad kunde annars ha gjorts för att undvika de brister som noterades som i (2) ovan?

d. Huruvida marknadsandelen som planeras i projektet uppnås? Om inte, vad är orsakerna till att målet saknas?

Dessutom bör utvärderingsprocessen även syfta till att bedöma nödvändiga korrigerande åtgärder.

4. Observationer i efterprojektbedömning:

Med tanke på projektets volym och komplexitet kommer observationerna i efterprojektutvärderingen att variera, men i allmänhet kan sådana observationer grupperas i två kategorier:

(a) Framgång i projektets genomförande, och

b) fel i projekt som genomförts,

(a) Framgång i projektets genomförande:

Den framgång som avslöjades i utvärderingen mäts enligt olika perspektiv på de problem som berörs av projektet och kan identifieras som:

jag. Projektägare:

Projektets ägare skulle vilja kalla det en succé när projektets faktiska ekonomiska resultat är i överensstämmelse med hans förväntningar från projektet. Han kan ha några mål för projektet under hans muff som att gå ut för en "offentlig fråga" och därför är den ekonomiska utvecklingen hans främsta mål för att mäta framgången.

ii. Finansiell institution:

Finansinstitutet som organiserar långsiktig finansiering för projektet kommer att mäta framgången i enlighet med den aktuella inlösen av lån och ränta från projektet enligt villkoren för utlåning.

III. Projektledning:

Projektledning kommer att mäta framgången med tanke på projektets genomförande mot projektmålen. Projektledningen är intresserad av att ha de faktiska kostnaderna, tidsåtgången och tekniska specifikationer som uppnåtts inom projektbudgeten enligt överenskommelse och godkännande.

iv. Projektentreprenör:

Till entreprenören återspeglas framgången i projektets genomförande av den ekonomiska fördelen som härrör från de tjänster som utförts vid genomförandet av projektet.

v. Samhälle i stort:

Framgången i genomförandet av ett projekt kommer att mätas av samhället, särskilt för de boende som omger projektet, av de tjänster som utförts och / eller bekvämligheten åtnjuter, t.ex. inom hälsa, utbildning, väg, bro etc.

b) Underlåtenhet vid genomförandet av projektet:

Det finns fall där projektet har slutförts, beställts och körs, men genom postprojekt utvärdering förefaller det som om det finns ett projektöverfall av en alarmerande storlek. Sådana fall anses vara misslyckade vid genomförandet av projektet.

Projektövergångar inkluderar både den faktiska tidsförlusten mycket över projektschemat - och även den faktiska kostnadsöverskridningen jämfört med prognostiserad kostnad. Förekomsten av sådana överskridanden är mycket (särskilt inom den offentliga sektorn!).

Detaljerna för sådana överskridanden i fall av några projekt framgår nedan:

[Källa: Studienot 6: Projektkostnadsberäkning från projektledning och kontroll av Institutet för kostnads- och verkstadsrevisorer i Indien.]

De vanliga orsakerna till projektövergångar noterade under utvärderingen beskrivs nedan:

(A) Genomförbarhet / detaljerad projektrapport (DPR). Genomförbarhetsrapporten och / eller (DPR) innehåller :

jag. underskattat projektschema och projektkostnad

ii. brist på tillräcklig täckning för inflation och / eller valutakurser, eventuella ogynnsamma valutakursförändringar.

III. överskattning av inkomst / marknadsandel.

(B) Teknikval:

jag. förändring i teknik och mönster;

ii. ägarstyrning inducerade kursförändringar;

III. teknisk förändring, vilket leder till fördärv i teknik.

(C) Entreprenör:

jag. entreprenörens verkliga problem;

ii. dåligt definierad och administrerad kontrakt

III. entreprenör som är associerad med projektägaren.

(D) Projektorganisation:

jag. brist på integration av projektorganisationen, arbetet och folket

ii. brist på tydligt definierad struktur som leder till problem med myndighet, ansvar, kommunikation och samordning.

(E) Villkor för platsen:

jag. Biverkningssituation, inklusive problem som skapats av lokalbefolkningen.

(F) oförutsedda svårigheter:

Orsakerna till det ovan angivna överskridandet visar att "projektledning" har jämförelsevis mindre för att bidra till ett sådant överskridande. I verkligheten har projektrapporten inklusive projektanalyser tenderat att fokusera främst på de ekonomiska och finansiella aspekterna. Följaktligen kan andra områden som tilldelning av kontrakt, upphandling av kontrakt mm, som får mindre betydelse i projektrapporten, orsaka allvarliga överskridanden.

Notera:

Observationer i utvärderingen efter projekt är nödvändiga och kan vara ovärderliga vägledning för framtida projekt. När sådana utvärderingar systematiskt registreras och görs tillgängliga via institutioner och eller samhällen kan vi utveckla exemplar av modellprojekt och i stor utsträckning undvika besparingar av resurser.

Det finns ett antal institutioner / samhällen i världen för projekt och projektledning av stora projekt.

Några av dessa är:

jag. American Society for Macro Engineering.

ii. Large Scale Programs Institute, USA

III. Project Management Institute of US

iv. Major Projects Association i Storbritannien

v. Mitsubishi Research Institute, Japan.

vi. Japan Project Industrial Council.

vii. Engineering Advancement Association of Japan.

viii. Spanska samhället för makro-teknik.

ix. Project Management Forum of Australia.

5. Rapport om utvärdering av postprojekt:

Rapporten om utvärderingen efter utvärderingen ska lyfta fram stora hinder som uppstått vid genomförandet av projektet, och huruvida sådana hinder kunde ha undvikits genom att vidta alternativa åtgärder. Rapporten bör också innehålla orsakerna till avvikelser avseende tid och kostnad - sådana avvikelser är mer än tio procent av de beräknade uppskattningarna.

Det är också nödvändigt att utvärderingsrapporten, med tanke på det stora överskridandet, föreslår korrigerande åtgärder, inklusive granskning av finansiell bärkraft.

Kortfattat format för en sådan rapport med dess vanliga innehåll framgår nedan:

(För god ordning ska utvärderingsrapporten också skrivas av projektledaren med datumet.)

A. Observationer:

jag. Aktiviteter och sekvens av sådana aktiviteter som faktiskt följdes vid genomförandet av projektet mot det budgeterade projektschemat.

ii. Tid och kostnad som uppkommer per aktivitet gentemot budgeten. Detaljer om prisökning i jämförelse med budget.

III. Orsaker till avvikelser på mer än 10% av budgeten, både när det gäller tid och kostnad.

iv. Manpower anställd som:

(1) egen personal övertid tillåten

(2) tillfälliga arbetstagare och anställd tredje man på kontraktsbasis.

v. Huvudentreprenörer utsedda om de var tillräckligt erfarna och deras prestationer De kompensationer som betalats, vare sig det är rimligt konkurrenskraftigt.

vi. Maskiner och utrustning:

(1) Köpt

(2) Hyrd, med maskintimmar anställda.

vii. Resurser som krävs för projektets genomförande, oavsett om de är adekvata och tillgängliga i tid, eller ransonerade och / eller oförutsedda att öka i räntekostnader.

viii. Tekniska osäkerheter ställs inför och alternativa åtgärder vidtas.

ix. Back-up-strategier för riskområden som genomförs.

x. Effekt av externa faktorer - t.ex. pris, ny lagstiftning, politisk inblandning, samhällsfaktorer etc. - och deras konsekvenser.

xi. Inblandning av projektägare.

B. Föreslagna åtgärder:

6. Åtgärder som uppstår vid utvärdering av postprojekt:

Utvärderingen av postprojektet innehåller också förslag till korrigerande åtgärder som utgår ur en sådan utvärdering. Fyndet och de relevanta förslagen kommer att variera från fall till fall. Efter att projektet har slutförts och tillgångarna byggts upp, uppnår projektets grundläggande framgång genom att generera ekonomi på egen hand, så att den kan överleva sitt liv.

Projektet, när det implementeras, kan vara en anställningskälla, kan tillgodose behoven hos en viss marknad eller leda till att utveckla andra små och tillhörande industrier. Men faktum kvarstår att det borde gynna för att överleva och upprätthålla. Med det här syftet kommer synpunkterna på de korrigerande åtgärderna att bero på det behov som visualiseras i utvärderingsprocessen.

De sannolika möjligheterna för sådana åtgärder är:

A. Möjliga åtgärder när utvärderingen efter projekten finner att projektet överskrids

Överskridandet ökar projektkostnaderna och påverkar den ekonomiska lönsamheten som:

jag. Det ökar kostnaden för sysselsatt kapital

ii. Det ökar avskrivningskostnaderna. och

III. Det orsakar förlust av "försäljning".

Under den här situationen, när ökningen av projektkostnaden beror på andra orsaker än operativa ineffektiviteter vid projektets genomförande, vilket kan avslöjas ur utvärderingen, bör förslag vara att öka produktpriserna - i den mån marknaden kan absorbera. Kostnaden för ineffektivitet bör inte vidarebefordras till kunderna, förutom naturligtvis när marknaden kan bära ökningen av priset!

Poängen att notera innan någon sådan åtgärd är:

jag. Justering i priser bör göras först efter en ny marknadsanalys.

ii. Efter överskridandet landar projektet upp på en annan finansiell struktur än de uppgifter som nämns i DPR. Efterprojektutvärderingen kan föreslå en offentlig emission av "Rights" -andelar / skuldebrev efter att ha rättfärdigats genom en ny lönsamhetsberäkning och kontantprognos.

B. Möjliga åtgärder vid utvärderingen av projektprojektet visar behovet av ny teknik :

Import av teknik kan krävas för det nödvändiga och lönsamma utnyttjandet av projektet som redan har genomförts. Situationen kan vara ett resultat av osäkerheten hos den teknik som ursprungligen ansågs eller på grund av tekniskt obsolans.

Den extra tekniken som rekommenderas kan vara för:

jag. Utbyggnad av den kapacitet som krävs för att möta lönsamheten '

ii. utveckling av biprodukt / ledprodukt eller den

III. behov av marknaden.

Målet är den ekonomiska användningen av den infrastruktur som redan är inbyggd.