Human Resource Information System (HRIS)

Läs den här artikeln för att lära dig mer om konceptet, fördelarna och infrastrukturen för Human Resource Information System (HRIS)!

Begrepp:

Informationssystemet för mänskliga resurser har blivit en del av alla stora organisationer. Det är ett datoriserat system som hjälper till vid behandling av information om personalhantering. Det är en enhet, design för att uppfylla organisationens personalbehovsbehov. Organisationen måste ha ett litet antal för att installera detta system. Informationssystemet för mänskliga resurser underlättar organisationen att lagra information som rör kompetens, kunskap, förmåga, möjligheter, kvalifikationer som krävs för att utföra arbetstillfällen och är tillgängliga bland anställda som görs tillgängliga vid ledningarnas fingerspetsar via datornätverket.

HRIS skiljer sig från det manuella systemet eftersom det använder informationstekniken eller datorerna. HRIS utgör en del av förvaltningsinformationssystemet som innehåller information om ekonomi, tillgångar, redovisning, försäljning, marknadsföring, produktion etc. HRIS är avsedd för insamling och analys av uppgifter som rör organisationens mänskliga resurser.

Det hjälper cheferna i beslutsfattande när det gäller marknadsföring, lönesättning, rekrytering, utbildning och utveckling. På så sätt fungerar HRIS som en beslutsstödsystemenhet. Ingångarna till HRIS inkluderar information om anställda, deras förmågor, kvalifikationer, möjligheter, kreativa instinkter, ålder, löneskalor, olika jobb i organisationen, deras kompetens och kvalifikationer för att göra dem, antalet anställda och chefer bemanning olika positioner, organisationsmål, policyer och förfaranden etc.

Denna information laddas in i systemet. Dessa data analyseras i de mest användbara uppgifter som krävs av cheferna. Detta är omvandlingen av ingångsdata. Informationstekniken efter transformation ger produktionen i flera former som utskrifter och andra enheter. HRIS är den enhet som används i stor utsträckning av företagskroppen, eftersom den tillhandahåller betydande, korrekt, relevant och omfattande databasinformation avseende personalresurser som krävs av organisationen.

Det finns många privata företag som behåller och underhåller databasen med hjälp av mänskliga resurser som behandlar konsulttjänster avseende rekrytering av verkställande och annan personal som krävs av företagen. Dessa konsulttjänster är viktiga externa källor för rekrytering av alla typer och typer av personal till företagen i Indien och utomlands. HRIS kan inte bara förberedas för en industriell, affärs-, service-, pedagogisk, ekonomisk. organisation men också för hela staden, distriktet, staten eller landet kan förberedas och användas när behov uppstår för en särskild typ av personal.

För att eliminera mänskliga resursproblem av något slag kommer HRIS att rädda och tillhandahålla tjänster för att anställa personalresurser och upprätthålla en fullständig rekord över mänskliga resurser. Det kan när som helst visa tillgången på mänskliga resurser tillgängliga.

HRIS fungerar som följer:

ingångar:

Ingången till personalinformationssystemet innehåller information relaterad till anställda som utbildning, ålder, erfarenhet, utbildning, nuvarande status, nuvarande lön, oavsett om den är befordrad eller inte, organisationens tidigare och nuvarande förlopp, förfaranden tidigare och nuvarande och annan nödvändig detaljerad information om till de mänskliga resurserna i organisationen. Dessa är de råa data som samlats in från kontorsfilerna och ingick i datorterminaler anslutna till huvuddatorn. Denna information är kontrollerad och kontrollerad och skannad för att säkerställa dess korrekthet.

Det datoriserade personalinformationssystemet är i alla avseenden en överlägsen en till det manuella systemet som är tidskrävande och inte så kostnadseffektivt. Tvärtom är HRIS tidsbesparande och billigt och det finns ingen risk för fel. Fel kan elimineras. Den viktigaste fördelen med systemet är den information som är tillgänglig omedelbart när så önskas.

Omvandling:

Informationen som matas till datorn kan omvandlas till mer meningsfull och nödvändig information som exakt krävs av organisationen. Detta är omvandlingsfasen av datoriserad HRIS. Transformationerna av HRIS är nära relaterade till datorprogrammet. Det här är instruktionerna eller kommandon för att datorn ska göra det som behövs.

Organisationer kan ha funktionell HRIS som passar till deras behov. De kan ha HRIS för försäljning, reklam, produktion, ekonomi, redovisning, material etc. Dessa är de olika typerna av HRIS som enkelt kan förberedas och underhållas.

Informationen som omvandlas till meningsfull beräkning är också mycket användbar för chefer och organisation. Detta fungerar som ett beslutsstödssystem. Jämförande uttalanden varje vecka, månadsvis, kvartalsvis, årligen kan enkelt fås av chefernas fingertoppar som hjälper till att fatta lämpliga beslut. Statistisk analys och operationsteknik kan användas.

Produktion:

Det transformerade materialet kan utnyttjas potentiellt. Utgång hänvisade till utskrift av det transformerade materialet från datortryckaren, t.ex. lönesättning, kontroller som ska utfärdas till parterna, rapportera om anställdas prestation, budgetberäkningar, genomsnittliga kostnader för produktion av varor etc. Alla dessa kan förekomma i form av utskrifter, terminalskärmar etc. En välknuten HRIS fungerar som ett värdigt beslutsstödsystem av mycket hög kvalitet. Högkvalitativ produktion måste vara korrekt, relevant, konsekvent, läsbar och omfattande inte partiell.

Feedback och kontroll:

Den erhållna produktionen är relevant och användbar eller inte måste vara känd. Metoden för att säkerställa den är känd som feedback. Feedback ger kontroll över systemet.

Fördelar med HRIS:

1. Det ger noggrann information.

2. Det gör snabb bearbetning.

3. Det fungerar som ett värdefullt verktyg för strategisk planering och dess genomförande.

4. Det ger omedelbar information om befintliga personalresurser, färdigheter, kategorier, lönestrukturer, kvalifikationer, ålder, specialisering, utbildning och utveckling, erfarenhet etc.

5. Det fungerar som ett beslutsstödssystem.

6. Det är ett expertsystem.

7. Det är tidseffektivt och inte mycket dyrt.

8. Det underlättar tillförlitlig information.

9. Information om personalresurser görs lättillgänglig via HRIS.

10. Det etablerar en stark styrningskontroll.

11. Det underlättar konfigurationer av olika konstruktioner, såsom multipla system, blandning av systemdesign, centraliserad datoranläggning. Det berättar om organisationens attityd om sina mänskliga resurser.

Infrastruktur krävs av HRIS:

Datoriserat personalinformationssystem är en gångsinvestering. Initial investering är mycket hög. Installation av hela nätverket av datorer, programvaror, specialiserad personal behöver mycket stora investeringar. Men i det långa loppet är det mycket kostnadseffektivt. Det är ganska billigt. För användningen krävs endast datortillbehör.

HRIS är systemet som underlättar snabb beslutsfattande av mänskliga resurser. Men det har vissa nackdelar. Denna information är lättillgänglig av någon och därmed finns det all sannolikhet för missbruk eller underanvändning. Det förutsätter att medlemmarna i organisationen som använder HRIS måste följa vissa etiker och avstå från att avslöja den viktiga informationen till någon obehörig person.

Det är ett strategiskt verktyg i händerna på ledningen för effektiv planering för framtiden. Därför måste sekretessen för informationen bibehållas till varje pris. Organisationens anställda behöver utbildas på viss etik som följs av alla.