9 Egenskaper för ett effektivt kontrollsystem - Förklarat!

Kontroller på varje nivå fokuserar på ingångar, processer och utgångar. Det är mycket viktigt att ha effektiva kontroller vid var och en av dessa tre steg.

Effektiva kontrollsystem tenderar att ha vissa gemensamma egenskaper. Betydelsen av dessa egenskaper varierar med situationen, men i allmänhet har effektiva kontrollsystem följande egenskaper.

Image Courtesy: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg

1. Noggrannhet:

Effektiva kontroller genererar exakt data och information. Noggrann information är nödvändig för effektiva ledningsbeslut. Felaktiga kontroller skulle avleda ledningsinsatserna och energierna på problem som inte existerar eller har låg prioritet och skulle misslyckas med att varna chefer till allvarliga problem som kräver uppmärksamhet.

2. Aktualitet:

Det finns många problem som kräver omedelbar uppmärksamhet. Om information om sådana problem inte når hanteringen i tid, kan sådan information bli värdelös och skada kan uppstå. Kontroller måste följaktligen se till att information når beslutsfattarna när de behöver det så att ett meningsfullt svar kan följa.

3. Flexibilitet:

Näringslivet och den ekonomiska miljön är mycket dynamiska. Tekniska förändringar sker mycket snabbt. Ett styvt kontrollsystem skulle inte vara lämpligt för en förändrad miljö. Dessa förändringar markerar behovet av flexibilitet både i planering och kontroll.

Strategisk planering måste möjliggöra justeringar för oförutsedda hot och möjligheter. På samma sätt måste chefer göra ändringar i kontrollerande metoder, tekniker och system som de blir nödvändiga. Ett effektivt kontrollsystem är ett som snabbt kan uppdateras när behovet uppstår.

4. Godtagbarhet:

Kontroller bör vara så att alla som drabbas av det kan förstå dem fullständigt och acceptera dem. Ett kontrollsystem som är svårt att förstå kan orsaka onödiga misstag och frustration och kan irriteras av arbetarna.

Följaktligen måste anställda komma överens om att sådana kontroller är nödvändiga och lämpliga och inte kommer att ha några negativa effekter på deras ansträngningar för att uppnå sina personliga och organisatoriska mål.

5. Integration:

När kontrollerna överensstämmer med företagens värderingar och kultur, arbetar de i harmoni med organisationspolitiken och är därmed enklare att genomdriva. Dessa kontroller blir en integrerad del av organisationsmiljön och blir därmed effektiva.

6. Ekonomisk genomförbarhet:

Kostnaden för ett kontrollsystem måste balanseras mot fördelarna. Systemet måste vara ekonomiskt genomförbart och rimligt att använda. Ett högt säkerhetssystem för att skydda kärnhemligheter kan exempelvis vara motiverat, men det samma systemet för att skydda kontorsmateriel i en affär skulle inte vara ekonomiskt motiverat. Följaktligen måste de erhållna fördelarna överväga kostnaden för att genomföra ett kontrollsystem.

7. Strategisk placering:

Effektiva kontroller bör placeras och framhävas vid sådana kritiska och strategiska kontrollpunkter där misslyckanden inte kan tolereras och där tid och pengar kostar fel.

Målsättningen är att tillämpa kontroller på den väsentliga aspekten av ett företag där en avvikelse från de förväntade standarderna kommer att göra störst skada. Dessa kontrollområden omfattar produktion, försäljning, ekonomi och kundservice.

8. Korrigerande åtgärder:

Ett effektivt kontrollsystem kontrollerar inte bara och identifierar avvikelse men är också programmerad för att föreslå lösningar för att korrigera en sådan avvikelse. Till exempel kan en dator som lagrar en förteckning över varulager programmeras för att fastställa "if-then" riktlinjer. Om exempelvis lager av ett visst objekt faller under fem procent av den maximala inventeringen till hands, kommer datorn att signalera för efterfyllning för sådana objekt.

9. Betoning på undantag:

Ett bra kontrollsystem bör fungera på undantagsprincipen, så att endast viktiga avvikelser uppmärksammas av ledningen, med andra ord behöver ledningen inte bry sig om aktiviteter som löper smidigt. Detta kommer att säkerställa att ledningens uppmärksamhet riktar sig mot fel och inte mot överensstämmelse. Detta skulle eliminera onödig och oekonomisk tillsyn, marginellt fördelaktig rapportering och slöseri med ledningstid.