Skriftligt meddelande: Egenskaper och betydelse (Fördelar och begränsningar)

Skriftligt meddelande: Egenskaper och betydelse (Fördelar och begränsningar)!

Medan muntlig kommunikation kommer naturligt och spontant till människan, kräver skriftlig kommunikation mycket ansträngning. Med sin natur är skrivning ett resultat av ganska lång övning och tålamod i lärandet. Det behöver inte upprepas att tal kommer först och skrivning kommer efteråt. På alla världens språk skedde verkade åldrar efter att ha talat.

Civilisationshistoria visar oss olika steg genom vilka bokstavsformat i alfabetet i vilket språk som helst har passerat. Men en sak är tydlig. Vad som än har skrivits, om inte förstört, har blivit permanent. Ord som talas är emellertid sannolikt att glömmas bort. Därför är skriftlig kommunikation oumbärlig.

Karakteristik av skriftlig kommunikation:

(i) Skriftlig kommunikation är en kreativ aktivitet som kräver mycket fantasi och ansträngning för att komma fram till den färdiga produkten. Medan muntlig kommunikation är spontan är skriftlig kommunikation baserad på medveten ansträngning. Låt oss ta exemplet på en rapport som vi vill presentera.

Vi måste först och främst samla in all nödvändig information, ordna det i en logisk ordning och skriv sedan mycket noggrant ut. Vi måste vara försiktiga vid varje steg. Det är inte alltid fallet med talade meddelanden eller andra former av muntlig kommunikation. Brev och rapporter, trevligt producerade, återspeglar organisationens bild. Ju mer kreativa och fantasifulla författarna desto ljusare är bilden av företaget.

(ii) En annan viktig egenskap hos skriftlig kommunikation är den tidsfaktor som är inblandad i den. Muntliga meddelanden, i ansikte mot ansikte eller via telefon, når mottagaren omedelbart och återkopplingen kommer nästan alltid direkt. Detta är inte fallet med skriftlig kommunikation.

Avsändaren måste planera sitt meddelande, nämligen ett brev eller en rapport noga och koda den med stor omsorg. Sedan skickar han den till den person för vilken den menas. Mottagaren tar sin egen tid i avkodning av det. Sedan ger han det noggrant tanke eller filtrerar det genom hans sinne och planerar sin reaktion på det. Att skicka tillbaka svaret eller hans synpunkter på det tar lite tid. Så det är viktigt att komma ihåg att skriftlig kommunikation är en tidskrävande verksamhet.

iii) För det tredje ska det noteras att skriftlig kommunikation har färre cykler än muntlig eller ansikte mot ansikte. Muntlig kommunikation är en multipelcykel händelse. Muntliga meddelanden får omedelbart svar som leder mycket ofta till vidare utbyte av ord. Detta är inte möjligt i skriftlig kommunikation. Mestadels är det en encykel händelse.

Betydelsen av skriftligt meddelande:

Skriftlig kommunikation är så viktig att det inte går att tänka på en företagsorganisation utan den. Arbetet av någon organisation beror i stor utsträckning på brevväxling, rapporter etc. Det finns olika skäl till det.

Och den viktigaste orsaken är att kommunikation från ansikte till ansikte inte alltid är möjlig eftersom en arbetstagares arbetstagare kan spridas över vida geografiska avstånd. Vi måste därför bero på brevväxling. Moderna tekniska avstånd har inte minskat betydelsen av bokstäver. Överföringsmetoder har ändrats. Men skriftlig kommunikation är lika viktig som någonsin.

Fördelar med skriftligt meddelande:

(i) Det ger oss register, referenser etc., vilka viktiga beslut vilar.

(ii) Den bygger upp juridiska försvar av organisationen genom register, brev, instruktioner etc.

(iii) Den främjar enhetlighet i politik och förfarande och bygger upp riktiga riktlinjer för organisationens arbete.

(iv) Det bygger upp bild av företaget.

(v) Det ger noggrannhet och pålitlighet (Oral kommunikation kan ändras eller tolkas på olika sätt. Men i skriftlig kommunikation anges meddelandet / informationen mycket tydligt eller entydigt).

(vi) Det är permanent.

(vii) Ansvaret kan enkelt tilldelas. (Man kan gå tillbaka på de talade orden. Men inte så på uttalandet i svart och vitt).

Begränsningar av skriftligt meddelande:

(i) Det bygger upp obestridlig rubbning av papper och filer. Det kostar mycket för organisationerna.

(ii) Det är tidskrävande. Omedelbar återkoppling är inte möjlig.

(iii) Det är dyrt när det gäller pengar och manstimmar.

(iv) Det blir ineffektivt i händerna på människor som är fattiga i uttryck.

(v) Frånvaro av omedelbar förtydligande. Sammanfattningsvis kan vi säga att skriftlig kommunikation är ryggraden i en organisation. vad som helst dess nackdelar eller begränsningar. Nästan all formell kommunikation är skriftlig.