Human Resource Records: Typer, Mål, Essentials och försiktighetsåtgärder

Human Resource Records: Typer, Mål, Essentials och försiktighetsåtgärder!

Personalrecords hänvisar till de informationsdokument som används av en organisation för att utföra sina uppgifter. Det representerar organisationens minne. Skivorna ger information om organisationen som hålls i konkret form, dvs skriftlig, bild, diagram etc.

De är därför konkreta bevis på organisationens verksamhet. Personalposter ger information om HR-ställning i organisationen, t.ex. - uppgifter om utbildning, prestanda, frånvaro, löner, arbetsomsättning, produktivitet, moralundersökningar, trivsel, social trygghet, välfärd för anställda etc. Konventionella journaler lagras i form av papper, kort, filer, diagram, blåttryck etc. Men i modern tid lagras arkiv i C.Ds, videofilmer, ljudkassetter etc.

Typer av information:

Rekordet är upprättat av rapporter, protokoll av möten, order etc. De innehåller information om anställda, fackföreningar, arbetsgivare, regering, arbetsbeskrivning, arbetsanalys, rekrytering, urval, marknadsföring, överföring, uppsägning, omplacering, utbildning och utveckling, lägg off, strejker, PF-bidrag, anställningsförmåner, lön, tvister etc.

Mål för personliga rekord:

Huvudsyftet med rekord i lagring utan att ha information för analys av olika problem. Effektivt lagrade poster möjliggör en bättre analys av problemen.

Rekord tjänar följande syfte.

(1) Hjälp chefer att identifiera, förbereda och genomföra utbildningsprogram för anställda och verkställande utveckling för chefer.

(2) Underlättar beslutsfattande avseende överföring, marknadsföring, nedläggning, omplacering etc.

(3) Hjälper till att förbereda lönebladen.

(4) Gör det möjligt att tillhandahålla information om olyckor, frånvaro, arbetsomsättning, löner till statliga myndigheter.

(5) Underlättar revision av mänskliga resurser.

(6) Aktivera forskning i mänskliga relationer.

(7) Ge kunskap om giltighet av anställningsprövningar och intervjuer.

(8) Bevara uppgifter om blad, träning, befordran, överföring, uppsägningar, uppsägningar, utgifter för anställda etc.

Essentials of a Good Record:

För att uppnå ovanstående mål måste en bra rekord innehålla följande funktioner:

(1) Det borde vara objektivt. Det bör bibehållas för att uppfylla de angivna målen.

(2) Registrering ska vara enkel och lätt att förstå.

(3) Det borde vara korrekt utan risk för fel eller bedrägeri.

(4) Det borde vara förenligt med behoven.

(5) Det ska vara lätt att spåra eller tillgängligt.

(6) För att upprätthålla registret bör principen om ekonomi följas. Underhåll av register bör inte vara dyrt.

(7) Det bör vara användbart för bättre förvaltning av verksamheten. Nödlösa papper borde inte sparas i journaler.

(8) Det bör finnas lätt tillgång till nödvändig information, och därför bör bibehållas i enlighet med detta.

(9) Olika poster bör lätt differentieras.

(10) Det bör inte finnas några dubbelarbete.

(11) Rekordhållare bör deputeras för att ta hand om underhåll av register.

Försiktighetsåtgärder vid upprätthållande av skivor:

Rekorden tjänar många syften. Personaldokumenten ska upprätthållas från och med dagen för deras inlösen tills de går i pension eller lämnar organisationen. Enligt Jucius Michael är vissa försiktighetsåtgärder väsentliga för att upprätthålla personaldokumenten.

Dom är:

(1) All hyresinformation för varje anställd kan sparas i en mapp. Övriga uppgifter om arbetstagaren som prestationsbedömning, utbildningskvalifikationer, utbildning, disciplinära åtgärder, om någon, mot personalen etc. placeras i mappen.

(2) Förutom mappen kan ett kort som innehåller viktig information lämnas in i mappen, vilket möjliggör enkel tillgänglighet av anställningsrekordet när som helst.

(3) I vissa fall, där antalet anställda är mycket stor, kan databehandlingsutrustning användas för att upprätthålla journaler.

Typer av personliga rekord:

De grundläggande uppgifterna för personal i industriföretag är följande: -

Individuell tjänstepost:

Denna post innehåller namn och adress, kön, ålder, utbildningsbevis, erfarenhet, avdelning och avdelning, datum för möte, datum för överlämnande, lön, inkrement, befordran mottagen, överföring etc. av anställd.

Prestationsinspelning:

Betyg som ges till varje anställd på grundval av årlig prestationsbedömning ingår i denna post.

Lämna poster:

Den innehåller de olika typerna av löv som anställda och bladbalansen tar.

Träningsrekord:

Detta inkluderar de utbildningsprogram som anställda deltog i med datum och tidsperioder.

Hälsa och säkerhet Records:

Dessa poster innehåller information om olyckor, medicinska rapporter, försäkringsposter etc.