Hur man beräknar kostnaden för ett projekt? (6 steg)

Denna artikel lyfter fram de sex största stegen som är inblandade i uppskattningen av projektkostnaden. Stegen är: 1. Anskaffning och Expediting 2. Webbplats 3. Kontraktshantering 4. Anbudsinfordran 5. Kontrakt 6. Kontraktsförvaltning.

Steg # 1. Anskaffning och Expediting:

Det första steget för att uppskatta projektkostnaden är upphandling. Projektgruppen för varje medium till stort projekt bör omfatta personal som ansvarar för upphandlingsfunktionen och uppföljning av sådan upphandlingsfunktion. Uppföljningen av sådan upphandling kallas Expediting eller Chasing. Genomförandet av ett projekt omfattar inköp av ett stort antal varor och tjänster, några av dem är av stor volym.

Det är önskvärt att köpa rätt typ av material till rätt priser vid rätt tidpunkt. Arbetet är stort och även efter förhandlingen och ett beslut som leder till inköpsorder-behöver situationen en uppföljning och därmed "chasers".

Upphandlingsfunktionen kommer att innehålla:

en. Anbudsinfordran, när så är tillämpligt

b. Inköp av standardartiklar som "off-the-shelf" eller märkesvaror som omkopplare från Siemens, armaturer och armaturer från Philips etc. där det också finns möjlighet att förhandla med tillverkarna (beroende på volymen). I annat fall kan sådana varor köpas från ledande återförsäljare, för att hitta de bästa priserna (BOP).

c. Inköp av bulkmaterial som Cement, Steel, Stone-chips etc. som kräver ledtid för bulkleverans och förhandlingar för att komma fram till priserna för kontrakt för att leverera upp till en viss mängd under en viss tidsperiod, givetvis med kvalitetsspecifikationer.

d. Förhandlingar för anställning av stora maskiner och utrustning, t.ex. kranar, blandare etc. Kraven på tidpunkten, ansvaret för försäkringsskydd, den förväntade prestationen / kapaciteten, skattesatser etc .;

e. Inköp av varor som fordon, datorer, kylskåp etc .;

f. Anställning av arbetskraft som kan innefatta förhandlingar med sina gängledare, de privilegier som erbjuds sådan personalstyrka etc.

Vid genomförandet av de olika jämförelserna av citerade räntor från avsedda leveranser bör man ta hand om att ta hänsyn till villkoren som kostnader, försäkring, frakt (leverans på plats), kontantrabatt, erbjudandeperiod mm. Alla bör beaktas för att göra räntorna jämförbar. I funktioner inklusive öppnande och registrering av anbud bör projektrevisorn delta som en del av intern kontroll.

När inköpsorderna har utfärdats är det Expeditor / Chaser som har till uppgift att följa upp leverantörerna för att säkerställa kvitton av varor i rätt tid och rätt kvantitet och naturligtvis av rätt kvalitet (enligt specifikationerna som nämns i inköpsorder).

Kvalitetskontrollerna genomförs innan varorna godkänns av projektgruppen ansvarig personal för kvalitetssäkring, som för god intern kontroll bör vara oberoende av upphandlingsgruppen.

Den "inköpsorder" (PO) som utfärdas genom upphandlingen bör ha:

jag. ett förtryckt serienummer av ordern;

ii. tydlig beskrivning och specifikationer för material som ska levereras

III. Enhetsränta tillsammans med detaljer om andra föremål, om några, påverkar betalningarna som skatter, leveransavgifter mm. det kostnadscenter för vilket PO utfärdas efter kodningen som illustreras i integrationen av WBS och OBS.

Steg # 2. Webbplats:

När projektet, som omfattar byggnadsarbete, har slutförts och åtgärder vidtagits för nödvändiga upphandlingar är det önskvärt att starta arbetet på projektets plats, vilket är det näst viktigaste steget för att beräkna projektkostnaden. Webbplatsen är en väsentlig del för att underlätta förvaltningen och övervakningen av det faktiska projektarbetet. Vi kan inte fortsätta utan att beskriva nödvändigheterna på kontorsplatsen där projektarbetet utförs.

Nödvändigheterna inkluderar:

en. Webbplatsen bör vara tillfällig i naturen med tydlig åtkomst från vägarna.

b. Webbplatsen bör ha ett rimligt boende för frekventa möten mellan projektteammedlemmar (minst relevanta medlemmar), auktoriserade representanter för entreprenörer / leverantörer, inspektörer från olika myndigheter etc.

Resultatet av sådana möten med de beslut som fattades framgår av form av resolutioner med serienummer och datum och undertecknad av projektledaren som cirkuläriserar resolutionerna till personal som berörs.

c. Det ska finnas ett konfidentiellt kontorsrum med stationeries av alla slag som kan krävas i projektet inklusive dem för arbetsprestationer, kostnadsregistreringar etc. Sidkontoret ska vara med enkel kommunikationsanläggning.

d. Webbplatsen ska vara utrustad med grundläggande möbler, t.ex. stolar, bord, brädor, dator, telefon, fax etc .;

e. Webbplatsen bör ha deltagarregister.

f. Utilities, t.ex. vatten, el, toaletter etc. ska tillhandahållas;

g. Det bör finnas tillräckligt med arrangemang för lagring av material, speciellt för de som kan styras.

h. Webbplatsen bör ha verktyg, jiggar, test- och mätapparater.

jag. Webbplatsen bör vara välutrustad med tillhandahållande av första hjälpen;

j. Hela webbplatsen bör täckas av välskött säkerhetsarrangemang.

Steg # 3. Kontraktshantering:

Nästa steg för att uppskatta projektkostnaden är kontraktshantering. Under genomförandet av ett projekt odlas arbeten ut till tredje part, eftersom det inte är möjligt eller ekonomiskt att utföra alla verk med egna resurser. Storleken på sådana kontrakt beror på projektets storlek och komplexitet. Trots att det finns tillräckliga inhemska resurser blir det nödvändigt att erbjuda vissa verk till tredje part för att klara av projektschemat.

Dessutom finns det mycket tekniska och specialiserade entreprenörer / konsultteknikföretag och tjänster från sådana entreprenörer blir en nödvändighet, särskilt för stora och komplexa projekt. Rs. 3 600 crore Haldia Petrochemical Project för 4-2 lakh ton per anna naptha cracker i moderenheten har listat Toyo Engineering Corporation of Japan som huvudentreprenör.

Stegen som är inblandad i beslut om kontrakt och kontraktshantering är:

en. Anbudsinfordran

b. Anbudsanalys och förhandlingar med de anbudsförtecknade anbudsgivarna och slutförandet av villkoren; och

c. Kontrakt och kontraktsadministration.

4. Anbudsinfordran:

Anbud uppmanas från de anbudsgivare som planeras, och de analyseras och jämförs med tanken att välja entreprenör. Med tanke på detta är det viktigast att se till att anbuden mottas i ett enhetligt dokument, kallat anbudsdokument, så att olika ord / uttryck som används av olika organisationer undviks för att göra offerten jämförbara.

Ett viktigaste anbudsdokument för ett byggnadsarbete är "Kvantitetsundersökning".

Kvantitetsundersökning (QS):

Från ritningarna och konstruktionerna av konstruktionen förbereder ingenjören en volymerig häfte som ofta kallas QS-rapport, som innehåller olika kapitel för olika typer av arbeten som är inblandade i byggandet, t.ex. civila, VVS, elektriska ST etc.

Innehållet i theQ.S. rapport per varje typ av arbete inkluderar:

en. objekt enligt produktspecifikation av jobbet, ritningarna och den berörda volymen;

b. materialräkning med önskad mängd, tekniska specifikationer / märke som ska användas

c. Omfattningen av att skriva citat per rad av objektet, dvs den ränta och beräknade beloppet (som representerar citatet) för varje specificerat objekt. Den slutliga totalen tillåter också tillägg av viss procentandel av totala belopp som avgifter för beredskap.

QS-rapporten, som representerar anbudspapiret med titeln "Tender for Project .................. ..", köps vanligtvis av organisationen av den avsedda entreprenören.

Det anger olika datum som:

jag. Datum då anbudet skall lämnas in.

ii. Datum då anbudspapiret ska öppnas

III. Datum för diskussion / förhandling av anbudet;

iv. Datum arbetet ska startas; och

v. Datum då arbetet ska slutföras.

Standard anbudsformulär anges också av tekniska institut. Innan anbudsinfordran lämnas in kan den uppdragsgivande entreprenören besöka organisationen (projektledare eller projektingenjör mm) för den inledande bedömningen av webbplatsen och / eller någon förtydligande av QS-rapporten som bör diskuteras och förtydligas.

Anbudsanalys och slutförande:

Öppnande av anbud:

För beställning och intern kontroll underskrivs anbuden, förseglas och levereras i en låst anbudslåda placerad i projektorganisationen och öppnas endast vid ett visst datum. Normalt finns en Tender Finalization Committee (TFC) inom projektgruppen och projektrevisorn är alltid medlem av en sådan kommitté. Alla anbudsinfordringar undertecknas av TFC: s medlemmar.

Kortnotering av avsedda entreprenörer:

Vid öppnandet av anbuden listar TFC-korten anbudsgivarnas namn med tanke på:

jag. Anbudsgivarens tekniska bakgrund

ii. Deras erfarenhet - de som inte har tillräcklig erfarenhet av de tekniska komplexiteterna och omfattningen av arbetet är uteslutna från vidare överväganden.

III. Citat med onormalt höga eller mycket låga priser ignoreras också; Sådana onormala citat speglar bristen på erfarenhet och / eller marknadsräntor.

Anbudsförslagen är sedan kortlista och analyseras ytterligare objekt efter artikel för att ta reda på:

jag. Fel av anbudsgivarna;

ii. Eventuellt specifikt föremål som nämns i anbudet, vilket behöver ytterligare förtydliganden.

Diskussionerna genomförs individuellt och frågorna, om några, klargörs och felkorrigeras.

Med noteringarna från de börsnoterade entreprenörerna utarbetas en analysanalysrapport som visar jämförande citat. Även om det totala beloppet per typ av arbete som Civil, Electrical etc. är det ultimata beloppet för jämförelse, men eftersom en sådan summa inkluderar citat av stort antal objekt inom en typ, kan TFC i sitt möte diskutera

anbudsanalysrapporten, föreslå vidare förhandlingar med anbudsgivaren för hans offert för specifika föremål inom en typ av arbete och därmed komma fram till slutliga siffror för totala noteringar. Anbudet för sådant byggnadsarbete kan vara från en enskild entreprenör som ett heltäckande jobb, ta hand om alla typer av arbeten, eller från entreprenörer separat, för separata arbetstillfällen.

Anbudsfinansiering bör inte nödvändigtvis vara den lägsta anbuden, men skälen att tilldela kontraktet till förmån för en högre offert bör för kontrollens skull dokumenteras.

5. Kontrakt:

När citaten analyseras / jämförs och entreprenörernas bedömning bedömts fattas ett beslut till förmån för en entreprenör för att tilldela kontraktet av TFC. Hela arbetet för det berörda projektet kan tilldelas en entreprenad till en enskild entreprenör, som i sin tur kan utse underleverantörer för vissa delar av arbetet.

Å andra sidan kan projektorganisationen tilldela kontraktet till olika entreprenörer, beroende på projektschema, volymen av den totala arbetsbelastningen, begränsningen av entreprenörernas kapacitet och andra särskilda överväganden. Beslut om sådana ärenden tas vanligen av TFC även innan anbudsinfordran görs.

Skyddsåtgärder före ingående av kontrakt:

Specialister i projektledning har fastställt särskilda försiktighetsåtgärder innan de slutfört kontraktsavtal som sammanfattas nedan:

(a) Ge tillräcklig tid för utarbetandet av anbudet.

b) Skydda åtgärder för att säkerställa att flytande, mottagande och tabulering av anbud är representativa och konkurrenskraftiga.

(c) Akta dig för den billigaste citat.

d) Se till att de potentiella entreprenörerna som visar sitt intresse för projektkontraktet är tillräckligt erfarna.

e) Definiera entreprenörernas ansvar tydligt i anbudsdokumentet som gör det själv ekonomiskt ansvarigt.

f) Var försiktig med förhållandet mellan entreprenören och projektägaren.

g) Entreprenören får inte straffas oskäligt av skäl som inte är hans kontroll och därmed rättfärdiga "likvida skador" när sådan klausul finns i kontraktet.

h) Incitament i kontraktets utförande är värdefulla, särskilt för svåra arbeten utan mycket konkurrens och

(i) Vid ägarens inblandning i utförandet av kontraktet, försäkra sig om en sådan inblandning.

Avtal med entreprenören:

När citatet är slutfört ingås en överenskommelse mellan entreprenören och projektorganisationen som tar hand om nödvändiga detaljer så att ett sådant avtal är lagligt giltigt. Avtalet innehåller anbudsformuläret med slutliga priser / belopp, ritningar, specifikationer etc. och är undertecknad på ett stämpelpapper.

Avtalet innehåller förutom detaljerna i arbetspaketet i anbudsförlaget olika villkor (utöver de nödvändiga juridiska klausulerna i kontraktet) att ta hand om:

en. Myndigheter och ansvar för utförandet av kontraktet.

b. Arbetsplatser som erbjuds entreprenören.

c. Betalningsvillkoren som kan vara:

jag. Lumpsum - som representerar ett fast pris, eller

ii. "Kostnad plus" som motsvarar ersättning till entreprenören av de uppkomna kostnaderna plus entreprenörens ersättning som en viss procent av kostnaden. I ett sådant "cost plus" -kontrakt tas man omsorg för att definiera kostnader.

III. Eller en kombination av båda ovan nämnda typer.

d. De allvarliga pengar som krävs för att deponeras av entreprenören och sättet att återlämna depositionen vid fullgörandet av kontraktet.

e. Det sätt på vilket betalning ska göras till entreprenören. Detta är normalt på grundval av löpande räkningar som uppdragits av entreprenören med uppgifter om kontraktets framsteg (vederbörligen certifierad av projektansvarig för projektorganisationen eller dess konsult), med undantag för behållningspengarna.

Förvaringspengarna är cirka 10 procent av värdet av det arbete som utförs som certifierat av ingenjören med vederbörlig hänsyn till de priser som överenskommits i det slutliga anbudet. Projektrevisoren ska ta hand om det ackumulerade värdet av kontraktet som utförts och de ackumulerade kvarhållande pengarna dras av från löpande räkningar.

f. Entreprenören ansvarar för utförandet av arbetet enligt specifikation som anges i anbudsunderlaget inom det planerade schemat. Vid förseningar anges i avtalet hur man ska lösa sådana tvister och bestämmelsen om sanktioner för sådan försening.

g. Entreprenören får samtidigt extra ersättning för avvikelser från de arbeten som ursprungligen överenskommits. Detta beror på att sådana avvikelser som krävs av projektägaren kan orsaka försening eller extra kostnad för entreprenören och därmed ersättningen till entreprenören.

h. Kontroll och godkännande av prestanda och / eller leveranser från entreprenören. myndigheten för sådan acceptans eller avslag ligger normalt på projektingenjören och uttrycks som sådan i avtalet.

jag. Riskerna med att utföra arbetet och det nödvändiga försäkringsskyddet för samma sak.

j. Skiljedomsklausulen med uppgörelsemetoden.

Det kan finnas många fler klausuler i avtalet och några har illustrerats. Kontrakt av olika natur har standardiserats av ingenjörsinstitutioner, t.ex. National Association of Consulting Engineers i Indien, som har standardavtalskoncept som tar hand om intresset för båda parter i avtalet.

Steg # 6. Kontraktsadministration:

Det sista steget för att uppskatta projektkostnaden är kontraktsförvaltning. Projektorganisationen kan inte förbli inaktiv genom att tilldela jobbet eller vissa jobb till entreprenören. Den relevanta funktionella uppdelningen av projektgruppen är att följa upp med entreprenören, den utrustning som ingås av entreprenören och material som levereras av olika leverantörer till entreprenören.

Även om det å ena sidan borde vara ett komplett samarbete med entreprenören samtidigt, bör entreprenörens prestanda regelbundet följas för att undvika sen överraskning.

Projektgruppen ska se till att

en. Arbetsplatser utökas till entreprenören inklusive entreprenörens arbetstagare. Det är önskvärt att upprätthålla ett närvaroregister.

b. Den erforderliga maskinen tas in av entreprenören i tid och de är i gott skick.

c. Alla arbetstagare på plats omfattas av olycksfallsförsäkring.

d. Materialet som levereras till byggnadsarbetet är av acceptabelt varumärke / kvalitet, om sådant varumärke inte nämns i anbudet.

e. Arbetsprocessen som utförs av entreprenören överensstämmer med detaljerna enligt överenskommelse, eller när sådan process inte anges, bör den vara enligt standardnormen.

f. Arbetets framsteg är tillfredsställande, eftersom det annars kan påverka projektets schema.

g. Alla arbeten som utförs av entreprenören samordnas med andra egna arbeten för genomförandet av projektet eller sådant arbete av annan entreprenör, så att hans framsteg inte hindras på grund av andras försening.

h. För gott samarbete och samordning hålls platsmöten nästan varje vecka, där framsteg av arbeten för varje enskild entreprenör och även tidtabellerna diskuteras öppet mellan entreprenörerna och. projektgruppen (relevant medlem). Den eventuella förseningen, om någon finns, och orsaken konstaterad - allt samarbete utökas för att undvika sådan försening.

jag. Steg som ska vidtas fastställs vid dessa möten, sådana steg seriellt numreras, skrivs ut med ansvar avsedda och skickas till entreprenörer och relevant projektgruppsledamot och chef.

j. Projektrevisor deltar också i ett sådant möte för att hålla sig uppdaterad om regelbunden utveckling. Betalningarna till entreprenören bör registreras i korrekta konton huvuden, ta hand om bevarandepengarna.