Kostnadshantering: En komplett guide till kostnadshantering

Många företag var oförberedda. Som företagare prognoser budgetar för de närmaste åren måste de tillåta sådana stigande kostnader och leta efter sätt att "hantera hanterbara kostnader" för att göra affärer. Genom att erbjuda rätt lösningar till dina kunder - som deras kontorsteknikleverantör - kan du spela en viktig roll för att hjälpa företag att hantera kostnader. Du kommer också att stärka relationer och skapa försäljningsmöjligheter för din återförsäljare.

Det är viktigt för dina kunder att erkänna att en betydande men sällan uppmätt kostnad för ett företag är kontorsproduktivitet. Med effektiva metoder för hantering av kontorskostnader kan de bättre minska risken för att de måste klara av pågående och oförutsägbara ekonomiska konsekvenser av händelser som 2005: s naturkatastrofer.

Eftersom de ser sätt att spara pengar har du möjlighet att hjälpa dina kunder att förstå att dagens kontorteknik ger verktyg för att bättre kunna betjäna produktivitetsbehoven. Genom att modernisera nuvarande kontorsutrustning, integrera och anpassa multifunktionsenheter till arbetsflöde och maximera sina möjligheter kommer dina kunder att uppnå nya nivåer av långsiktiga kostnadsbesparingar och produktivitet.

Ökad effektivitet:

Hantering av hanterbara kostnader börjar med en arbetsflödesanalys av kontorsproduktivitet och effektivitet. Att förstå teknikanvändning och relaterade kostnader är en utgångspunkt för bästa utnyttjande av nätverksad kontorsteknik. Det har varit vanligt att komplettera befintliga kontorsanordningar strängt på "stigande" basis. Vid en viss punkt måste en arbetsflödesanalys som genomförs av din återförsäljare ske i varje kunds verksamhet för att bestämma den mest kostnadseffektiva konfigurationen av kontorteknik framöver.

Känner dina kunder att företag har minskat kostnader med upp till 20-30 procent genom bättre användning av befintliga utrustning och antagande av nyare multifunktionskopiator och skrivare? En besparing på 30 procent är betydande när man anser att forskning tyder på att företag spenderar cirka 10 procent av sina intäkter på dokumentproduktion, -ledning och -distribution. Fastställande av dokumenthanteringsbehov kan ge fler möjligheter att effektivt integrera elektroniska dokument i det övergripande arbetsflödet i stället för att helt enkelt skriva ut dokumenten som kostnadskrävande utskrift.

Dessa dolda besparingar är viktiga när du funderar på att enskilda personer skriver ut tusentals sidor per år. En arbetsflödesanalys av dokument är en värdefull investering för din kund att bestämma potentiella besparingar. Förutom att hitta sätt att ta itu med kostnaderna för att skriva ut stora volymer av hårddiskdokument, är det kostnaden för själva utrustningen.

Som du vet har enhetskostnaden för nya multifunktionsapparater under de senaste åren fortsatt att minska medan antalet enheter i enheterna har fortsatt att öka. Med det sagt måste dina kunder förstå att bara uppgradering till nya multifunktionsenheter inte är den kompletta lösningen.

Multifunktionsenheter erbjuder nu fler funktioner än den genomsnittliga användaren använder eller är ens medveten om. Till exempel, medan den nätverksanslutna anslutningen till ett kontors utrustning kan vara aktuell enligt dagens standarder, är nyare funktioner som skanning underutnyttjad som betydande kostnadsbesparare. En professionell rekommendation och anpassad utbildning baserad på unika affärsbehov kan spara tusentals dollar under många år.

Företagen kan också uppnå nya nivåer av produktivitet genom lämplig utrustningsträning. Som återförsäljare är vi väl medvetna om att kopiering, skanning och delning av uppgifter - långa processer som brukade kräva flera enheter - har reducerats till enstaka operationer. Underutnyttjandet av dessa möjligheter bland dina kunder är ofta ett direkt resultat av brist på utbildning och medvetenhet. De behöver veta hur man bättre kan använda funktionerna hos multifunktionsenheterna i sina kontor.

Arbetskostnader:

Arbetskostnader, som utgör en kombination av administrativa kostnader och övervakning, är en viktig del i någon rekordavdelningens budget. Arbetskostnaderna beror på aktivitetsnivå, återvinningsförfarande, volym och olika typer av leveranser och utrustning. Volymen och aktivitetsnivån ges faktorer som inte kan ändras, men registerhanteraren har något inflytande över hämtningsförfarandet. Även förråd, till exempel filmappar och dokumentbehållare, väljs av posthanteraren, som bör överväga att olika typer av behållare kommer att påverka de tidsmässiga arkiverings- och / eller hämtningsdokumenten.

Arbetskostnaderna är i direkt relation till effektivitetsnivåer, för vilka leveranser och utrustning är viktiga komponenter.

För att analysera arbetskostnaden för dokumentbehållare och utrustning måste vi sätta ned kostnaderna i följande delar:

(1) Tillgångstid för utrustning;

(2) Dokumentbehållarens åtkomsttid;

(3) Dokumentinsättningstid

(4) Dokumentåterställningstid och

(5) Utrustning som återställer tid.

Lagringskostnader:

Det enda område där vi kan utveckla allmänna kostnadsformuleringar som är tillämpliga på någon typ av utrustning eller installation är lagring. Här betraktas kostnaden för att lagra dokument i dokumentbehållare för en viss kvarhållningsperiod.

Registrering av lagringskostnader beror på:

(1) Utrustning och tillbehör,

(2) Utrymme ockuperat, och

(3) Kostnad för utrymme.

För jämförelse är det användbart att beräkna kostnaden LFF per år, vilket kan göras i tre steg:

Steg 1: Kostnaden för all fyllnadsutrustning + Kostnad för leveranser = Kostnad för material:

För att bestämma kostnaden för material måste vi veta kostnaderna för utrustning g fot (LFF). Hur kan vi få kostnaden och tillgången per linjär arkiveringsutrustning per LFF? Om ny utrustning köps bör citatet från en potentiell leverantör ange kostnaden i form av LFFs. Ibland anges det som kostnad per LFI, som kan omvandlas till kostnad per LFF genom att multiplicera data med 12.

Till exempel kan inköpspriset på ett fyrskåpskåp, som har en kapacitet på 100 LFI, vara $ 100, så kostnaden för utrustning per LFI är 100: 100 eller $ 1. Multiplicera den siffran med 12, vi anländer till $ 12 som kostnaden per LFF. För att beräkna kostnaden för befintlig utrustning för vilken inköpspriset är okänt, ta 3040 procent av kostnaden för ett nytt system som grund för denna beräkning.

När du har kostnaden för ditt boende per LFF, vill du fastställa kostnaden för leveranser per LFF. Först ta reda på hur många mappar, bindemedel / behållare finns i ditt system per LFF. Det bästa sättet att få dessa uppgifter är att räkna antalet bindemedel, eller fickor som du har i en lådor eller på en hyllplan.

Välj en låd eller hyllan med typiskt mapp / bindemedel / behållartjocklek och genomsnittliga laddningsförhållanden. Dela sedan antal behållare med antalet LFI och multiplicera resultatet med för antalet poster per LFF. Om det till exempel finns 0 poster i en 25-tums låda, då finns det 24 poster per LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Eller om du har 90 poster på en 3-fots bredd, så finns det 30 poster per LFF (90/3 = 30).

Därefter måste vi fastställa kostnaden för arkivering av leveranser per LFF, det vill säga kostnaden för mappar, bindemedel, fickor och andra typer av dokumentbehållare, inklusive dividerark, etiketter, fästelement, innerfickor och speciella bilagor. För att göra detta ska du bestämma kostnaden för leveranser per 1000 poster och multiplicera sedan det antalet med antalet poster per LFF, enligt ovanstående:

Kostnad för enhet x antal poster = kostnad för materialenhet

om vi antar att kostnaden för leveranser är $ 400 per $ 1000 poster och att det finns 50 poster per LFF är kostnaden för leveranser per LFF $ 20.

Genom att lägga ut kostnaden för utrustning per LFF till kostnaden för leveranser per LFF kan vi beräkna materialkostnaden per LFF. Således, om kostnaden för utrustning är $ 12 per LFF och kostnaden för leveranser är $ 20 per LFF, är kostnaden för materialet $ 32 per LFF.

Steg 2: (Utrymme-Effektivitetsfaktor x Kostnad för fastighet) + Kostnad för fastighetsservice = Utrymmeskostnad per LFF per år:

Det kostar pengar att ockupera utrymme, och fastighetskostnaderna ökar varje år. Även om din organisation äger sin byggnad bör du vara medveten om redovisningskostnaderna för det utrymme som upptas av skivsystemet. Om allt detta utrymme inte användes för register skulle det kunna användas för ett annat syfte eller hyras.

Mängden utrymme som upptas beror på dess layout, volymen och utrustningen. Registerhanteraren kan vanligtvis inte göra mycket om volymen, eftersom detta skapas av organisationen. Det enda sättet att påverka volymerna genom att ändra kvarhållningsschemat som kan vara svårt, om inte omöjligt. Det område där registerhanteraren kan övervaka det utrymme som upptas av skivsystemet är utrustningsval.

Olika utrustningar har olika utrymmeffektiviseringar. Det betyder att vid lagring av en given kapacitet använder en typ av arkiveringsutrustning mer utrymme än en annan. Låg utrustning, som lådskåp och mothöga skåp och hyllor, har låg utrymmeeffektivitet. Tre kategorier av rymdverkningsgrad kan identifieras: låg, mellanliggande och hög.

Låg yteffektivitet täcker utrustning med faktorer över 1, 0. Utbudet av utrustning i den här kategorin är från tvålådans skåp till den trestegs laterala filstorleken i bokstaven, vilken är motsatt och har en rymd-effektivitetsfaktor på 1. 17. Mellanrumsutrymmeseffektivitet hänför sig till femlådan Letter-size-skåpet med en faktor .98 till den sju tierformade sidoprofilen med en storlek på 50. Hög effektivitet på rymden börjar under .50 och toppar och under .20, med den lägsta siffran för vertikala mobila hyllor, åtta nivåer höga, med 12 meter djupa sektioner och fyra sektioner per gången. Denna faktor kan minskas genom att lägga till fler sektioner i systemet per gång och förlänga längden på sektionerna. ' Som du kan se, desto lägre utrymmeffektivitetsfaktor desto bättre utrymmeffektivitet.

Aisleutrymme är en stor del av rymdkostnaderna, så det gör skillnad om kabinetter eller filer delar en gemensam gånggång. Därför är rymmeffektivitetsfaktorn alltid högre för filer placerade singulärt. Filer placerade mitt emot varandra, dela en gemensam gång mellan dem, har en lägre utrymmeffektivitetsfaktor, som visas ovan i den högra kolumnen. För jämförelse är det vanligtvis okej att använda faktorn för singelplaceringar. När layouten av den potentiella utrustningen är känd är det lämpligt att använda lämplig rymd-effektivitetsfaktor. För vissa typer av utrustning kan det till och med vara en kombination av singelplacerad och delningsutrustning, fristående och tilläggsutrustning.

För att fastställa kostnaden för rymden som upptagits av rekordsystemet måste du fastställa värdet på det upptagna utrymmet, den årliga kostnaden för att uppta utrymme vid kvadratfoten. Naturligtvis varierar dessa data kraftigt beroende på byggnadens skick och värde samt platsen. Skillnader i årliga rymdkostnader per kvadratmeter mellan stads- och landsbygdsområden är också betydande. Du borde dock få kostnaden för utrymme för ditt område eller, ännu bättre, för din byggnad från hushantering, redovisning, budgetering eller fastighetsavdelning.

Om man tar den årliga fastighetskostnaden per kvadratmeter och multiplicerar den med utrymmeffektivitetsfaktorn, ger baskostnaden för utrymmet per LFF. Till exempel, om de årliga fastighetskostnaderna är $ 10 per kvadratmeter och du använder sju tiers öppna hyllor är utrymmet per LFF $ 5. Men för att fånga rymdkostnaderna måste vi inkludera kostnaden för tjänster utöver fastighetskostnaden.

Kostnaden för tjänster är de löpande kostnaderna för belysning, städning, luftkonditionering, uppvärmning, målning och reparationer till det utrymmet. Tyvärr finns det inga detaljerade riktlinjer för att fastställa kostnaden för tjänster, och varje rekordrum har olika krav på dessa tjänster, så kostnadsfaktorn kommer att vara annorlunda: Erfarenheten har visat att dessa kostnader för tjänster sträcker sig från 10 procent till 50 procent av årliga fastighetskostnader.

Kostnadsintervallet 30-50 procent av fastighetskostnaderna gäller endast poster som hålls i "kontorsläge", det vill säga när mattan, luftkonditionering och annat "lyxkontor" används i det område där arkiv finns. De flesta rekordrummen ligger i källaren på 1.030 procent för servicekostnader. Ett rekordrum i källaren som serviseras bara genom belysning och städning är vanligtvis inom 5-20 procent. Luftkonditionering lägger till ytterligare 10-30 procent. Skivförvaltaren måste ha en utbildad giss av servicekostnader för det område som upptas av lagringsutrustningar.

För att beräkna kostnaden för rymden, ta denna procentandel av de årliga fastighetskostnaderna per kvadratmeter, vilket motsvarar kostnaden för tjänster och lägg till den årliga fastighetskostnaden. Om fastighetskostnaderna exempelvis är 10 dollar per år per kvadratmeter och kostnaden för tjänster uppskattas till 25 procent, är utrymmet kostar $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Nu kan vi gå vidare till beräkningen av årliga lagringskostnader per LFF

Steg 3: Materialkostnad / Lagerår + Utrymmekostnader = Förvaringskostnader:

Kostnaden för rekordförvaring per år per LFF bestäms genom att dela materialkostnaden med antalet lagringsår och därmed lägga till utrymmet. Genom att multiplicera kostnaderna för lagring av det totala antalet LFF i ett arkiveringssystem kan du beräkna den totala kostnaden för lagring. Denna siffra innehåller inte någon hämtningskostnad. Det är dock väldigt bra att jämföra olika typer av utrustning och olika lagringsalternativ med hänsyn till deras kostnader. Varje registeransvarig ska veta kostnaderna för lagring för hans eller hennes arkivsystem.

Nästa fråga är hur lång tid rekord kommer att hållas i detta område. Detta ska inte misstas för kvarhållningsperioden. Snarare kan vi beräkna "kostnaden för ett aktivt filområde. Då ska endast lagringsperioden i den här filen beaktas för beräkningen. När dokumenten förvaras i mindre än sju år övergår utrustningen från posterna. För att härleda den årliga kostnaden för kort och medellång sikt i fråga om LFFs), förutsatt att utrustningen varar tio år och lagringstiden är mindre än sju år har vi följande formel:

Kostnad för utrustning / 10 + Kostnad för leveranser / Lagerår = Förvaringskostnader

Kom ihåg att kostnaderna för lagring ger kostnadsberäkningar på utrustning, leveranser och utrymme, men ger inte administrativa kostnader, tillsyn eller hämtningskostnader. Det är helt enkelt kostnaden för att lagra poster i viss utrustning över en viss tid. Dessutom ingår inte arkiveringskostnader i lagringskostnaden.

Låt oss titta på två exempel på att beräkna kostnaderna för lagring:

Övning 1:

Skivavdelningen har öppna sidopaneler med 7 nivåer. Hyllan har ett köpvärde på 50 procent. Nya hyllor av samma slag skulle kosta SI per LFI. Det finns 30 poster på en hylla, och varje hylla är 3 meter lång, så det finns 10 poster per fot. Filmappar kostar $ 380 per tusen. Kostnaden för rymden är $ 6 per kvadratmeter per år. Tjänsterna uppskattas till 15 procent av kostnaden för rymden. Rekord ska hållas i detta rum i 20 år.

För det första att omvandla kostnaden för hyllor från kostnad per LFI till kostnad per LFF, multiplicera 0, 40 med 12, vilket är 4, 80. Därefter beräkna kostnaden för material per LFF, genom att lägga till kostnaderna för hyllor och förnödenheter:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

För att beräkna de årliga rymdavgifterna, multiplicera den årliga fastighetskostnaden per kvadratmeter med utrymmeffektivitetsfaktorn, vilken för denna typ av utrustning är .50 och till det lägger 15 procent av den siffra:

(.50x6) + .15x (.50x6) = 3.45

Således är den totala årliga rymdkostnaden per LFF $ 3, 45. För att slutföra de årliga lagringskostnaderna:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Den totala lagringskostnaden per LFF per år i detta fall är då $ 3, 88.

Övning 2:

Avdelningen har samma uppgifter som i Exercise 1. Den löper ut ur rymden men är lagligt skyldig att hålla register i tre år. Det vill fastställa kostnaden för att hålla journaler på befintliga hyllor i tre år. Det har också fastställts att om register inte behölls i detta rum ja, kunde inte befintliga hyllor användas någon annanstans.

Vad kostar kostnaden för lagring per LFF per år? För det här fallet får inga nya hyllor köpas, och heller inte den gamla hyllan kan användas någon annanstans. Filmappar har använts och kan inte användas för en annan applikation. Det finns praktiskt taget inga kostnader för material. Kostnaden för lagring är begränsad till kostnaden för utrymme, vilket är $ 3, 45.

Val av arkiveringsutrustning:

Även om kostnaden inte borde vara den enda faktorn som beaktas vid valet av arkiveringsutrustning är det i verkligheten oftast huvudfaktorn. Varje leverantörs uppskattning eller offert bör ange kostnaden för utrustningen per LFI eller per LFF. Men det här är inte hela bilden. Vi bör alltid lägga till kostnaden för utrymme till kostnaden för utrustning. Det skulle vara wonderbil för prospextive köpare om leverantörerna uppgav utrymmeffektivitetsfaktorn på varje litteratur. Detta skulle eliminera mycket förvirring. Den verkliga kostnaden för arkiveringsutrustning är summan av kostnaden för utrustning per LFF och kostnaden för utrymmet per LFF.

Till exempel överväger registerhanteraren fyra lådeskåp jämfört med laterala arkivskåp med sex låsbara nivåer (inga utdrag, dörrar som kan dragas in). Ett genomsnittligt pris för lådeskåpet är SI 75; för det laterala arkivskåpet är det 380 dollar. De årliga fastighetskostnaderna för kontoret är i detta fall SI6 per kvadratfot. Tjänsterna beräknas till ytterligare 25 procent, eller 4 dollar per kvadratfot. Totala kostnader för rymden är då $ 20 per kvadratmeter. Hur ser prissammanställningen ut? Utrymmeffektivitetsfaktorn för lådeskåpet är 1, 62; för sidovägg, .66.

Det finns 8.33 LFF i de fyra lådeskåp. Kostnaden för utrustning är 21 dollar per LFF (175: 8.33). Kostnaden för utrymmet är $ 20 x 1, 62 = $ 32, 40. Den totala kostnaden för dessa skåp är $ 21 + $ 32.40 = $ 53.40 per LFF. Köpeskillingen på S380 dividerad med IS är 21, 11 dollar. Kostnaden per LFF för material. Det är uppenbart att det inte finns någon stor skillnad i priset på utrustning mellan lådeskåpet och sidoväggsskåpet. Men när vi tog till rymdkostnader och inkluderade dem i våra kostnadsberäkningar ändras bilden. Genom att multiplicera fastighetskostnaden på $ 20 gånger utrymmeffektivitetsfaktorn får vi rymdkostnaden på $ 13, 20 per LFF (20 x .66).

Lagring på plats:

Det är oftast utrymmebrist som tvingar en organisation att ompröva är planer för ett lagringssystem. Det finns ett antal sätt att öka lagringskapaciteten med hjälp av annan utrustning. Dessutom har rekordhanteraren valet av två yttre möjligheter.

Lagring på plats är ett av dessa alternativ. Det innebär att utnyttja lågprisutrymme utanför Site och sedan använda den mest kostnadseffektiva utrustningen och förnödenheterna, särskilt eftersom återhämtningsgraden ska vara mycket låg. Den genomsnittliga siffran för kostnaden för off-site lagring bör vara cirka 2 USD per år per LFF, men i vissa fall kan dessa kostnader gå upp till S4 per år per LFF. Återigen inkluderar inte hämtningskostnaderna.

Kommersiella utrymmeslagringsföretag tar mellan $ 1 och $ 10 per hämtning beroende på avståndet, hämtningsplanen och brådskande. En ny undersökning angav kostnaden för en invasiv lagringsanläggning som $ 0, 02 till $ 1, 00 per kubikfot per år. ' Endast på, svarande rapporterade betydligt högre kostnader. Tyvärr gjordes ingen åtskillnad i undersökningen mellan off-site lagring och lagring på plats. Undersökningen omfattade över 55 procent av inaktiva anläggningar som lagrade register på plats.

Mikrofilm:

Det andra yttre alternativet minskar poster till mikrofilm. När vi tittar på möjligheten till mikrofilm borde vi inte bara titta på lagringsvärdet. Mikrografikfältet erbjuder ett helt annat informationshanteringsverktyg. Dess fördelar ligger inom informationshantering och distribution, liksom inom lagringsområdet.

Mikrofilmkostnaderna måste delas in i omräkningskostnader och lagringskostnader. Omvandlingskostnader för in-house mikrofilming innehåller kostnader för utrustning, material och arbetskraft. Vid användning av en extern servicebyrå för omvandling till mikrofilm är det vanligen en totalavgift för hela jobbet, förutom när det är fråga om inredning i hemmet, dvs sortering, förpackning, förberedelse måste göras av rekordavdelningen.

Lagringskostnaderna innehåller utrustningen, utrymmet och eventuella bevarandekostnader. De senare är ofta förbisedda som en stor del av mikrofilmering. Tyvärr är lämplig lagring av mikrofilm under kontrollerade förhållanden inte vanligt hos många mikrofilmanvändare. En korrekt bevarandepolitik bör upprättas av varje registerchef för lagring av mikrofilm.

I många fall är mikrofilm servicebyråer specialiserade på att bearbeta stor volym och kan vara mer ekonomisk än en, intern drift. Denna studie föreslog endast mycket grundläggande utrustning för in-house filmning, nämligen en roterande kamera, en läsare skrivare och en läsare. Kostnadsuppgifterna baserades på följande data: 80 000 filmbilder filmade per år; sekvenseringshastighet vid 1000 bilder / sidor per timme; avlägsnande / korrigering av hinder vid 800 bilder per timme; placering av ID

För de 80 000 bilderna var följande kostnader försäkrade:

jag. Framställningssekvens 80 man-timmar

ii. Impediment "100 man-timmar

III. ID-målet är 80 man-timmar

iv. Filmerar 100 man-timmar

v. Inspektion av film, kvalitetskontroll 80 man-timmar

vi. Totalt 440 man-timmar

Den genomsnittliga kostnaden per man-timme antas här vara $ 8. Denna siffra inkluderar främmande förmåner, allmänna kostnader och tillsynskostnader och overheadkostnader. Således är den totala arbetskraftskostnaden 3, 520 (440 x S8). Naturligtvis varierar dessa uppgifter beroende på plats, eftersom lön, skala, lokala omständigheter och nivån på förmånerna kan variera. Registreringschefen bör gärna sätta in det nummer som gäller för sin eller hans verksamhet. Den andra kostnaden komponenten är kostnaden för leveranser och bearbetning. Detta innefattar kostnaden för material, inklusive film- och bearbetningskemikalier, samt avskrivning av mikrofilmutrustning.

I den första applikationen förstärks de uppenbara skillnaderna mellan hårddisk och mikrofilm med ännu högre hämtningskostnader för mikrofilm (reproduktion av hårddisk). I hämtningskostnaderna kompenseras några av de höga omställningskostnaderna, och den tredje applikationen gör det bättre än att bryta jämnt, vilket innebär faktiska besparingar för mikrofilmsystemet. I den fjärde applikationen är bilden nästan omvänd: det finns enorma kostnadsbesparingar för mikrofilm.

Hämtning av hårddisk är vanligtvis dyrare än hämtning av mikrofilm när chefer är villiga att använda original mikrofilm. I den senare situationen finns det mikrofilmläsare som distribueras i hela organisationen, och mikrofilminformationen omvandlas i allmänhet inte till kopia. Som det framgår är nyckeln till den ekonomiska användningen av mikrofilm rekordhanterarens förmåga att övertyga ledningen för att använda mikrofilmläsare som hämtningsverktyg. I många tillämpningar av rekordlagring används emellertid endast mikrofilm som ett lagringsmedium. När någon vill ha information om den här skivan, görs ett tryck som ett "arbetspapper". I det här fallet är mikrofilm dyrare än en kopia.

Datoriserad lagring av information:

Många kontorsexperter förutspådde att papperslös kontorteknik skulle regera informationslagring på 1980-talet, men det gick inte så fort som många förväntade sig. Den papperslösa kontorslogan blev kopplad till ett samtal för mindre snarare än mer papper. Den pappersproducerande industrin säger att det inte fanns lika stor efterfrågan på papper som under början av 1980-talet.

Datorkostnaderna har minskat konsekvent. Utseendet för bubbelminne verkade vara genombrottet för ekonomisk magnetisk informationslagring. Det hände inte. Databehandlingen (avdelningen var trogen för sitt namn: dataförädling är dators verksamhet, inte datalagring. Men delar av datorindustrin och närstående industrier arbetar hårt för en förändring. År 1977 antogs att datoriserad lagring av information var 200 gånger dyrare än mikrofilm. Detta har förändrats drastiskt och fortsätter att förändras.

1982 och 1983 kunde de första tecknen på en ny teknik ses på rekordlagringshorisonten: datoroptiska lagringsdiskar. Optiska skivsystem är fortfarande alla dyra som nya. En stor, högpresterande enhet för optiska skivor kostar 1982, 83 SW80, 000, en skiva i DRAW (Direct Read after Write) -läget börjar vid $ 1000 eller mer. Experter förutser dock ett försäljningspris på $ 200 för optiska skivor som lagrar 50 000 dokument, eller fjortonde av ett öre per dokument.

I alla fall av beräkning av kostnaderna för lagring måste vi skilja mellan lagringskostnader och kostnader för omräkning. Omvandlingskostnader är kostnader, vid övergång av information från ett medium till ett annat. Alla tecken tyder på att optiska skivor kommer att spela en stor roll i informativ lagring, eftersom de blir ekonomiska och ger verklig konkurrens för konventionell lagring.