Datoransökan och human resource management

Datorapplikation och human resource management!

Datortillämpningen i personalhantering är de ledande applikationerna för datoranvändning som vanligtvis kallas förvaltningsinformationssystem. I fallet Human Resource Management är det känt som Human Resource Information System (HRIS). Datorn omvandlar data till meningsfull information som krävs av chefen för att fatta beslut, planering och kontroll.

Idag är HRIS datorbaserat informationssystem. Chef som beslutsfattare är en informationsprocessor. Han måste ha förmågan att få informationen, lagra informationen, bearbeta och hämta informationen och använda den för rätt beslut.

Idag ökar kunskapen med den enorma hastigheten. Det finns en explosion av kunskap. Nuvarande information är väldigt viktigt för rätt beslut.

Hastighet och noggrannhet är den speciella egenskapen hos datorn. Maskinen blir inte uttråkad eller trött. Den kan hantera vilken mängd data som helst. Datorns hastighet och noggrannhet har lett till snabba transaktioner och annan affärsverksamhet. Informationen görs tillgänglig för ledningen snabbare. Datorn ger stor och sofistikerad databas till chefen som kan användas vid lämplig tidpunkt för att fatta beslut.

Dagens dataspråk är användarvänligt som gör det möjligt för chefen att lära sig tillräckliga färdigheter inom en kort tid från en dag eller två för att få tillgång till mest efterfrågan på omedelbar och ad hoc-information tillhandahålls data samlas in ordentligt, organiseras och lagras i en dator. Förvaltningen måste insistera på ekonomisk kvalitet, vilken är kostnadseffektiv. Det bör fastställa kvalitetsstandarder som speglar organisationens behov. Det kan enkelt göras genom "Quality Circles". De bör fokusera sin uppmärksamhet på programmeringstekniker, dokumentationer, ny teknik användning etc. Dator är en tidsbesparingsenhet.

Data och information:

Det skiljer mellan data och information. Data är fakta och siffror i form av historiska dokument som inte används för att fatta beslut. Informationen å andra sidan består av data som hämtas och bearbetas och används för att fatta beslut, prognoser och argument. Bearbetad data är information.

Beslutssystem Stödsystem:

Beslutssystem stödjer chefen i beslutsfattandet. Enligt RH Sprague och ED Karlson är beslutsstödssystemet "ett interaktivt datorbaserat system som hjälper beslutsfattare använder data och modeller för att lösa ostrukturerade problem."

Ett beslutsstödssystem kan skapas där senior och erfarna chefs procedurer och metoder för beslutsfattande kan replikeras. Det kommer att hjälpa cheferna oerhört att komma fram snabbt vid ett beslut om eventuella problem relaterade till organisationens mänskliga resurser.

DSS underlättar den nuvarande verkställande direktören att ha expertråd på sina fingertips. Systemet är användarvänligt. Det ger ett färdigt råd till verkställande direktören. DSS för flera mänskliga resurser problem kan utvecklas och hållas redo. DSS hjälper en verkställande att planera för framtiden.

Databas Management System:

Det är en samling av programvara för behandling av interrelaterad data. I stora organisationer finns en expansion i följd vid bottenstrukturen. De möter ett problem med att integrera organisationernas personalinformation.

Deras verksamhet bör integreras. Informationen om deras verksamhet bör integreras. Det finns flera mjukvarupaket som är utvecklade för att integrera data i en databas. Sådana mjukvarupaket är kända som databashanteringssystem.

Databashanteringssystemen är speciella datorprogram som gör att användaren kan skapa, manipulera, hämta och behålla fildata. Databasadministrationssystemet underlättar skapande, tillägg, radering och modifiering och sortering av poster.

Det bidrar också till att förbereda tryckta rapporter enligt föreskrivna specifikationer. Det hjälper till att ordna data i önskad ordning. Det fungerar som ett gränssnitt mellan applikationsprogram och kontorsfiler.

Figuren nedan är en illustration:

Databashanteringssystem ger tillgång till filförfrågningar och information, andra detaljer om anställda, uppdateringsrekord, skapar rapporter etc. Det gör effektiv användning av datoriserat lagringsutrymme.

Management Information System:

Management Information System eller MIS är det gamla konceptet. Den datoriserade MIS är ny. Chefer använde MIS för planering och kontroll. Datoriserad MIS lade till nya dimensioner med ökad hastighet och noggrannhet. Användningen av dator har gjort förvaltningsinformationssystemet genomförbart. Det är inte nödvändigt att förvaltningsinformationssystemet ska datoriseras. Det finns många aktiviteter som utförs perfekt av anställda och chefer men det finns vissa uppgifter som snabbt och korrekt kan utföras av den här datorns dator.

Enligt Gordon B. Davis och Margrethe H. Olson är informationssystem för hantering "ett integrerat system för användarmaskiner för att tillhandahålla information som stödjer operationer, ledning och beslutsfattande funktioner i en organisation. Systemet använder datorhårdvara och programvara; manuell procedur; modeller för analys, planering, kontroll och beslutsfattande; och en databas. "

MIS hjälper till med att integrera organisationsinformation. När det gäller personalhantering bidrar det till att ha den integrerade informationen om organisationens mänskliga resurser. Informationen kan utnyttjas av alla som behöver den för vilken kunskapen om dator inte är nödvändig. Bara kunskap om att använda den kommer att göra. MIS är ett stödsystem för olika funktioner i ledningen.

Organisationen är ett tekno-ekonomiskt och socialt system. MIS bygger på organisationen, organisationsteori och förvaltning. Om hjälper till att förstå organisationsstruktur och design, organisationsförändringar processer, motivation, beslutsfattande, organisationsbeteende mönster etc.

Organisationen är ett system som består av flera delsystem baserade på funktionella aktiviteter som produktion, marknadsföring, personal, ekonomi, försäljning, redovisning och material etc. MIS försöker integrera dem för smidigt arbete. Mänskliga resurser används i varje system bemanning respektive positioner.

MIS hjälper till att tillhandahålla integrerad information avseende alla mänskliga resurser i organisationen. Informationssystemet ska överensstämma med organisationens ledande behov. Datorapplikationer i Human Resource Management-programmet och kontorsfilerna. Figuren nedan är en illustration.

Förvaltningens behov och informationssystem:

Informationssystemen kommer till räddning av anställda och chefer när de utför sina jobb på sin arbetsplats. Systemet hjälper dem att förbättra deras prestanda, vilket leder till fullständig arbetsnöjdhet. Den information som krävs av cheferna varierar i kvantitet och kvalitet beroende på deras position och nivå i organisationshierarkin.

Organisationens ledning har traditionellt en pyramidform, det vill säga smalare på toppen med en planad bas. Denna organisationspyramid kan delas in i tre nivåer; topp, mitten och nedre. Toppledningen består av chefer på toppnivå, till exempel verkställande direktörer, verkställande direktören mm. Medelhanteringshanteringen består av mellannivåledning, dvs avdelningscheferna och den lägre ledningsnivån består av ledande chefer, superintendenter och annan operativ personal. För att utföra arbeten behöver de olika typer av information. Uppgifterna för prestanda kan också delas upp enligt dessa nivåer eftersom de beslut som ska fattas varierar beroende på ledarhierarkin.

Det visas i diagrammet nedan:

Toppnivåhanteringen kräver beslutsstödssystem eller DSS för att rama organisationsstrategin avseende olika aspekter av organisationen. De kan rama strategin med hänsyn till organisationens mänskliga resurser. De måste fatta strategiska beslut som kräver ett interaktivt datorbaserat system som kallas beslutsstödssystem.

Mittenhanteringen måste fatta taktiska beslut för vilka de behöver databassystemet som kallas förvaltningsinformationssystem eller MIS. Nedre nivåhantering måste fatta operativa beslut för den faktiska arbetsprestationen, det system de behöver för ändamålet kallas det elektroniska databehandlingssystemet eller EDP-systemet.

Den information som krävs av den verkställande beror på den tekniska bakgrunden, beslutsfattandet och ledarskapsstilen antagit karaktärsstrukturen i organisationens och verkställandens uppfattning av informationskrav.

Human Resource System:

Mänskliga resurser är faktiskt ett delsystem av ett system, organisationen. Personalresurs omfattar förvärv av personal, utbildning och utveckling, kompensation, övriga förmåner, hälsa och säkerhet, arbetsanalys, arbetsbeskrivning, jobbspecifikation, prestationsutvärdering, arbetsutvärdering, annan information om personal som kompetens, kompetens, erfarenhet, årliga inkrement, bonus, kostnaden för att förvärva personalresurser, utbildningskostnader, komponera färdighetsinventering, strategi för förvärv, behållande av personalresurser etc.

Den fullständiga informationen i alla avseenden ska hållas klar för hand. Datorer hjälper till att hålla all denna information och göra den tillgänglig inom handledning av personalresurschef. Mänskliga resurser är en del av hela systemet. De arbetar inom alla funktionella områden inom organisationens tillverkning, marknadsföring, försäljning, finans, logistik, forskning och utveckling, reklam etc.

Komplett information ska lagras, sammanställas, bearbetas, hämtas tillsammans med externa organ som regeringen, återförsäljare, grossister, finansörer, leverantörer etc. En systemorienterad personalfunktion integrerar och sammanhänger med andra funktioner i organisationen. Det datoriserade personalresurssystemet är känt som human resource information system eller HRIS. Det behandlas tidigare i kapitlet Human Resource Planning.

HRIS upprätthåller aktuell information som rör alla aspekter av mänskliga resurser i organisationen och fungerar som beslutsstödssystem. Dess ingång är rå data och utgången är information. Det är ett system som förvärvar, manipulerar, analyserar, lagrar, hämtar och gör tillgänglig information om organisationens mänskliga resurser. Informationen är klar och strukturerad. Vissa personaler är skyldiga att arbeta med systemet. De inkluderar System Manager som ansvarar för planering, övervakning och kontroll av aktiviteter relaterade till datorisering.

System Analyst är en annan personal som krävs i systemet för att studera och analysera problemen och förbereda lösningar och programspecifikationer. Den tredje personalen i systemet och i hierarkin är programmeraren. Fler programmerare är skyldiga att förbereda datorprogram baserat på specifikationer som utarbetats av systemanalytiker. Den fjärde personalen i systemet som arbetar på lägsta nivå i hierarkin är datainmatningsoperatören.

Fler sådana operatörer är skyldiga som är ansvariga för att mata in data till datorsystem. Maskinens gränssnitt kallas humant ware eller livewire. Dessa personer förbereder flera programvaror och databaser och vidarebefordrar informationen på rad genom att göra dessa system tillgängliga. På så sätt eliminerar avfall och uppnår signifikanta förbättringar i datakvaliteten, vilket hjälper linjeledarna att lösa sina problem med mänskliga resurser.

De datoriserade systemen har mervärde till utveckling och hantering av mänskliga resurser, vilket ger möjlighet att framstå som maktbas i organisationen. Nu har e-post, dator till datalänkar och videokonferenser medfört förändring av personalresursfunktionen. Det har också sänkt de överliggande kostnaderna.

Personalhanteringssystemet består av flera ingångar och utgångar och andra aktiviteter och processer som arbetar genom informationsmedier. Systemet har ett datoriserat databashanteringssystem, ett program för övervakning av noggrannhet, moduler för att utföra specifika funktioner och en anläggning för speciell information som ska tillhandahållas vid förfrågan.

Datoranvändning i HRM:

Den moderna tekniken har medfört havsförändringar och förvandlat organisationsstrukturen, arbetet och kulturen. Datorer och dataprogram har översvämmat i organisationer av alla slag och typer som inte ger någon chans att fly från sitt inflytande. De används i stor utsträckning inom personalhantering.

Mänskliga resursplanering:

Den stora data krävs för personalplanering. Toppledningen vill förbereda en långsiktig strategisk planering för mänskliga resurser. Informationssystemet för mänskliga resurser tillhandahåller nödvändig information som krävs för att göra väsentliga prognoser avseende personalbehov. Informationen kan också utnyttjas för att förvärva personalresurser, främjande, överföring och karriärplanering. Jobanalysinformation hjälper till med personalplanering.

Förvärv av personal:

Förvärv av mänskliga resurser sker genom rekrytering och urval. Informationssystem för mänskliga resurser är ett verktyg som ger mycket hjälp vid intern inläggning av jobb som sker genom rekrytering. Det är en intern rekryteringskälla. Den fullständiga informationen om kompetens, kompetens, kunskap, erfarenhet, utbildning, utbildningsbevis, ålder, kön etc. som är tillgänglig för HR-verkställande direktören genom HRIS gör det möjligt för honom att fylla den lediga positionen genom marknadsföring eller överföring.

Extern rekrytering gjordes också enkelt med hjälp av datoriserad information som upprätthålls av organisationerna genom att hålla en rekord över oönskade sökande och ibland ta hjälp av privata arbetsförmedlingar som upprätthåller databaser om olika typer av personalresurser som finns i olika organisationer och eller andra personer som söker jobb.

Förvärv av mänskliga resurser genom urval är ganska lång och komplicerat förfarande antas. Alla dessa komplikationer görs enkelt genom att använda datoriserad information. Test och skanning av applikationer genomförs exakt genom datorer, vilket sparar mycket tid och kostnad.

Träning och utveckling:

Inom utbildning och utveckling har datorn använts i större utsträckning. Det finns datorassisterade instruktioner som används i stor utsträckning. Datorstödda instruktioner (CAI) är de programmerade inlärningsmetoderna.

Tidigast 1924 användes rudimentära undervisningsapparater men med tillkomsten och tillgängligheten av datorer är den programmerade träningen nu på väg. Det datoriserade träningssystemet används för värdar av arbetsinnehavare som inkluderar mekanik, clerks, piloter etc. Datorsimulering av verklig arbetssituation är av särskild betydelse. Det är på arbetsutbildningsmetoden. Det hjälper praktikanten att få praktisk erfarenhet.

Under datorstyrda instruktioner bedöms praktikantens kompetens av datorn innan utbildning påbörjas. Bedömningen fortsätter till slutet av träningen. Bedömningen gör att tränaren ändrar träningsinnehållet för att passa praktikantens behov.

Under datorbaserad träning kombineras faciliteterna med datorstödda instruktioner och datorstyrda instruktioner. Att vara omfattande ger det många fördelar för praktikanten genom effektiv lärande. Datorbaserad utbildning (CBT) ger omedelbar feedback. En vanligare får mer kunskap genom CBT än i klassrumsutbildning. Utbildningen via CBT kan tillhandahållas på arbetsplatsen eller där praktikanterna monteras. Det är kostnadseffektivt.

Inga kostnader uppstår för tränare eftersom det är den programmerade träningen. Det finns en förbättring i CBT med tillägg av video som är högteknologisk träningsteknik och är känd som interaktiv videoträning. CD-ROM används också för verkställande utveckling. Det är upp till organisationen att välja mellan lämplig datoriserad utbildningsteknik beroende på tillgången på medel och vilken typ av anställda och chefer som genomgår utbildning.

Högteknologiska träningsmetoder har hög initial investering men en gång köpt den är mycket kostnadseffektiv. Utvärderingen av praktikanter och träningsprogram kan vara omedelbart tillgänglig vilket inte är möjligt med andra traditionella träningstekniker.

Datorn kan lagra informationen om praktikanter, deras prestanda och deras behov av vidareutbildning. Uppdaterad information i detta avseende kan ställas till förfogande när och då krävs av personalchefen eller någon verkställande direktör för den delen.

HRIS-moduler kan användas för att registrera den erhållna träningen och kostnaden för träning kan övervakas. Det finns ett ständigt behov av att uppdatera kompetensen och kunskapen hos de anställda och chefer för att möta organisationens växande behov. De datoriserade träningsprogrammen uppfyller organisationens behov.

Karriär och uppdragsplanering:

Karriärplanering kräver noggrann kontroll över sina egna preferenser, förmågor, kompetens, kompetens, kunskap och kompetens och värderingar och deras matchning med arbetskraven på högre nivå som finns i organisationen eller i annan organisation. Detta görs enkelt och exakt av datorn för den enskilda medarbetaren och verkställande och organisation.

Organisationen kan hålla koll på sådana ambitiösa anställda och chefer. Sådan personal är mycket medveten om sin karriär och karriärväg. De tvekar inte att lämna organisationen om en möjlighet i deras karriärväg nekas för dem.

Man kan säga att karriärplanering och datorapplikationer är gjorda för varandra. Den detaljerade inventeringen avseende organisationens personal och arbetsuppgifterna kan lagras i en dator. Succession System är ett annat område där datorn spelar en viktig roll för att föreslå en lämplig person att lyckas med en pensionär i en position. Detta kan enkelt underhållas för anställda och chefer båda.

Ersättning:

Kompensation är ännu ett område där datorprogram kan göras. Ersättningen omfattar lön, löner och andra förmåner. Den information som krävs i detta system är löne- och finansiella poster. Mänskliga resurser informationssystem stöd i lön administration.

Flera mjukvarupaket finns i detta avseende för att upprätthålla och övervaka kompensationsadministrationen. Arbetstagaren får informationen om den lön som dras av honom och obligatoriska avdrag från lön tillsammans med hans ledighetsregister till datum varje månad.

Det sparar manuell arbetskraft för att behålla de stora och tunga ledarna. Uppgifterna om anställdas bidrag till försörjd fond hålls också räntan därom och med jämna mellanrum överlämnas anställda detaljerna.

Utvecklingssamtal:

Om meriter eller prestanda är klassificerad av en individ kan vara överlägsen i rang och hierarki, finns det utrymme för förutseende attityd. Datorn kan erbjuda en otrolig lösning på problemet. Moduler är tillgängliga för att utvärdera prestanda. Det finns flera programvaror tillgängliga för att utvärdera prestandan hos de anställda och chefer som har flera betygsvågar i kritiska prestationsområden. Organisationen kan utnyttja de relevanta vågarna för att utvärdera prestandan hos sina anställda i olika betyg och rangordnade genom att ändra betygsskalan som tillhandahålls av mjukvaran.

Säkerhet och hälsa:

Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen är mycket viktigt. Friska arbetstagare som är fria från någon sjukdom som har alla kroppsdelar intakta och säkra är organisatörens tillgångar. Organisationen som har sådana personal bör skryta på sig själv. Det förtjänar kredit för utmärkta bestämmelser med avseende på säkerhet och hälsa hos sina anställda.

Det är en dröm bort från fakta. Men organisationen kan ta största möjliga omsorg för sina anställda att hålla journalen över arbetssjukdomar, skador och göra medarbetarna medvetna om dem från tid till annan och också dra de anställdas uppmärksamhet mot farliga kemikalier och andra sådana material och deras användning.

Informationssystemet för mänskliga resurser kan utveckla en mjukvara och upprätthålla journalen över olika kategorier av arbetssjukdomar, deras faror, hur människor lider av dem, medicinsk behandling tillgänglig, metoder för förebyggande åtgärder, säkerhetsåtgärder på arbetsplatsen, de bryr sig som ska tas etc.

Medarbetarna kan via datornätverk med jämna mellanrum eller dagligen bli medvetna om alla dessa och varna för de farliga efterverkningarna. Dator i detta avseende kan ge ett hälsosammaste system för säkerhet och hälsa för organisationens mänskliga resurser. Datorerna hjälper till att upprätthålla hälsan, hantera stress, förändra livsstilen och anta den som passar för hans eller hennes hälsa, dieting etc.

Mänskliga relationer:

Att upprätthålla bättre mänskliga relationer är ett problem som många organisationer står inför. Varje organisation förväntar sig bättre mänskliga relationer och smidig funktion. Relationerna mellan fackföreningen och förvaltningen bör vara smidiga och av samarbete. Datorerna kan hjälpa till med att hålla förteckningarna över förhandlingar mellan fackföreningar och ledning, de avtal som nås mellan de två.

Datornätverket hjälper till att påminna cheferna för avtalen och överenskomna villkor mellan ledningen och fackföreningarna. Executiveens persondator kan anslutas till ett online informationssöknings- och hämtningssystem för mänskliga relationer. Anställda kan också få tillgång till systemet fullt ut vet vad deras ledare håller med eller inte är överens om. Detta främjar fullständig insyn i mänskliga relationer eller industriella relationer i organisationen.

I moderna tider kommer jätte företagsorgan att komma överens med ett globalt nätverk som använder lacs av ​​anställda och andra tjänstemän över hela världen. De har olika synpunkter och efterfrågan. För att upprätthålla dem effektivt och tillgodose deras behov är det därför nödvändigt för organisationen att utveckla ett expertsystem som möjliggör en opinionsundersökning av de anställda, deras uppfattning och rådgivning. Datorer hjälper till att effektivisera processen.

Genom detta nätverk har chefer till hands information och nära kontakter med de anställda. Eventuellt problem som växt upp på någon anläggning var som helst kan omedelbart delta och nippas i knoppen. Expert system kan utvecklas för att hålla kvalitativ information tillsammans med kvantitativ. På detta sätt spelar datorer en viktig roll i personalhantering. Datorer hjälper till att underlätta smidig arbets- och orofri miljö vid växter, kontor och hem. De hjälper till att återställa industriell fred och harmoni.