Kommunikationshinder: 16 Hinder för kommunikation inom en företagsorganisation

Kommunikation är livsnerven i all verksamhet. Något som går fel i det kan kosta organisationen kära. Chefer klagar ofta på att ett av deras största problem är kommunikationsnedbrytning.

Specialister har gjort allvarliga studier av det och har isolerat vissa faktorer som orsakar detta problem. Det är värt att titta på dessa orsaker till kommunikationsnedbrytning.

1. Buller:

Buller är det första och främsta hindret för kommunikation. Det betyder "störningar som inträffar i en signal och förhindrar att du hör ljudet ordentligt." I en fabrik, till exempel, gör det kontinuerliga bruset som görs av maskiner svår kommunikation.

På samma sätt förvränger vissa tekniska problem i ett offentligt adresssystem eller en statisk i en telefon- eller tv-kabel ljudsignalen och påverkar kommunikationen. Negativa väderförhållanden eller något fel i det ultramoderna telekommunikationssystemet kan också förstöra effekten.

Buller betyder inte bara detta. Det omfattar också många andra faktorer som kan existera i slutet av avsändaren såväl som mottagaren. Avsändaren kan tillgripa tvetydiga eller förvirrande signaler. Mottagaren kan förstöra meddelandet på grund av ouppmärksamhet eller kan förstöra avkodning på grund av felaktig eller oväntad tolkning.

Mottagarens fördomar kan också komma i vägen för att han förstår budskapet i rätt anda. Vi måste därför komma ihåg att kommunikation alltid kommer att bli bortskämd av "buller" som står för så många saker.

2. Brist på planering:

Kommunikation är inte en ledig affär. Tyvärr tar många människor det lätt. Resultatet är att meddelandet som ska skickas över kanske inte är noggrant planerat. Det finns otaliga exempel på personer som skulle ge en oregelbunden, långvarig föreläsning medan en kort presentation med tabeller eller grafer skulle vara tillräcklig. En sådan händelse skulle bli en av felkommunikation eller felkommunikation. På samma sätt kan vissa människor inte bry sig om att välja en lämplig tid och plats som är så nödvändiga för effektiv kommunikation.

3. Semantiska problem:

Semantik är den systematiska undersökningen av mening. Det är därför som problem som uppstår vid uttryck eller överföring av mening i kommunikation kallas semantiska problem. Muntlig eller skriftlig kommunikation baseras på ord. Och ord, begränsade i antal, kan användas på obegränsade sätt.

Betydelsen ligger i avsändarens sinne och också hos mottagaren. Men det är inte alltid nödvändigt att meningen i avsändarens sinne är densamma som i mottagarens sinne. Mycket beror därför på hur avsändaren kodar för sitt meddelande.

Avsändaren måste ta hand om att mottagaren inte missuppfattar sitt meddelande och får den avsedda betydelsen. Ofta sker det inte på detta sätt. Det leder till semantiska problem. Det kan endast säkerställas om vi syftar till tydlighet, enkelhet och korthet så att mottagaren får den avsedda betydelsen.

4. Kulturella hinder:

Kulturella skillnader uppstår ofta som kommunikationshinder. Vi måste vara särskilt försiktiga i detta avseende, eftersom vi nu måste verka i internationell miljö. Samma kategori av ord, fraser, symboler, handlingar, färger betyder olika saker för personer i olika länder eller olika kulturella bakgrunder.

Till exempel, i USA älskar folk att bli kallade av deras förnamn medan i Storbritannien, och i stor utsträckning även i Indien, människor gillar att ta itu med deras efternamn. I de nordamerikanska staterna står ett tecken på "O" gjord med pekfingret och tummen för "OK" medan det i södra staterna tolkas som obscenity.

5. Felaktiga antaganden:

Sällan handlar vi om antaganden, utan att bry sig om att söka förtydligande för dem. Vi bör göra allt som krävs för att behålla vår goodwill och inte agera impulsivt på antaganden. Om till exempel en kund skriver till oss att han skulle vilja besöka vårt kontor eller fabrik utan att berätta för oss att han skulle vilja bli upptagen och vi antar att han kommer att klara sig att komma på egen hand kan det leda till förlust av goodwill . Så det är nödvändigt att vara omtänksam i sådana frågor.

6. Socio-psykologiska hinder:

Attityder och åsikter, plats i samhället och statusmedvetandet härrör från sin ställning i organisationens hierarkiska struktur, relationer med kamrater, seniorer, juniorer och familjebakgrund - alla påverkar djupt sin förmåga att kommunicera både som avsändare och mottagare .

Statusmedvetenheten är allmänt känd för att vara en allvarlig kommunikationsbarriär i organisationer. Det leder till psykologisk distansering vilket ytterligare leder till uppdelning av kommunikation eller missförstånd. Ofta ses det att en man hög upp i en organisation bygger upp en vägg runt sig själv. Detta begränsar de mindre kraftfulla deltagarnas deltagande i beslutsfattandet. På samma sätt formulerar sin familjebaggrund sin inställning och kommunikationsförmåga.

7. känslor:

Emotioner spelar en mycket viktig roll i vårt liv. Både kodning och avkodning av meddelanden påverkas av våra känslor. Ett meddelande som mottas när vi är emotionellt upparbetade kommer att ha en annan betydelse för oss än när vi är lugna och sammansatta. Ilska är den värsta känslan och fienden av kommunikation.

8. Selektiv uppfattning:

De flesta av de ovan nämnda faktorerna leder till selektiv uppfattning. Det betyder att mottagarna selektivt ser och hör beroende på deras behov, bakgrund, motivation, erfarenhet och andra personliga egenskaper. Vid avkodning av meddelandena skyddar de flesta mottagarna sina egna intressen och förväntningar i kommunikationsprocessen som leder till en viss typ av feedback som kan bli ett kommunikationsproblem.

9. Filtrering:

Filtrering innebär att avsändaren av ett meddelande manipulerar information på ett sådant sätt att det kommer att ses mer gynnsamt av mottagaren. En chef gillar till exempel att berätta för chefen vad han känner eller vad chefen vill höra. I denna process filtrerar han information. Nettoresultatet är att mannen på toppen aldrig får objektiv information.

På samma sätt kondenserar och syntetiserar människorna på de lägre nivåerna så att de får maximala fördelar för sig själva. De håller tillbaka eller ignorerar någon viktig del av informationen. Ju mer vertikala nivåer i organisationen är desto större är risken för filtrering. Detta är ett mycket vanligt förekommande kommunikationsproblem.

10. Överbelastning av information:

Okontrollerat inflytande av information blir ofta ett annat hinder för kommunikation. Det kan kväva ledande befattningshavare eller borra och frustrera honom. När folk är försvagade med för mycket information kommer de sannolikt att göra fel.

De kan också fördröja behandlingen eller svara på information / meddelande åtminstone under en tid. Och förseningar kan bli vana, vilket orsakar allvarliga kommunikationsproblem. Människor kan också bli selektiva i sitt svar, och selektivitet är inte kommunikationsvänlig. Å andra sidan är det ett kommunikationsproblem.

11. Dålig retention:

Som en följd av det ovan nämnda problemet är det värt att notera att människor också kommer att glömma meddelanden som når dem. Därifrån uppstår nödvändigheten att upprepa meddelandet och använda mer än ett medium för att kommunicera samma meddelande.

12. Dålig lyssnare:

Dåligt lyssnande kan leda till allvarliga kommunikationsproblem. För många människor är intresserade av att prata, och talar mest om sig själva. De är så mycket inblandade, att de själva inte har tålamod att lyssna. Resultatet är att de inte är intresserade av talaren vars ord slösas bort.

Alla vet om vikten av att lyssna, men väldigt få ökar faktiskt patienten, aktivt och empatiskt lyssnande. Det är därför så många kommunikationsproblem uppstår. Dålig lyssning står för ofullständig information och även dålig retention. Man kan helt enkelt inte få det önskade resultatet om detta fortsätter att hända.

13. Målkonflikter:

Mycket ofta kollapsar målen för olika enheter och underenheter i en organisation leder till kommunikationsnedbrytningar. Kommunikation bör fungera som en konfliktreducerande övning. Men målkonflikterna fungerar som mekanismer för minskning av kommunikationen.

Olika enheter internaliserar sina egna mål, vilket leder till splittring eller bifurcation av intressen i organisationen. När människor börjar tävla för att de uppfyller sina smala intressen lider kommunikationen.

14. Offensiv kommunikationstyp:

Det är uppenbart att offensiv kommunikationstyp leder till kommunikationsnedbrytning. Det är en ganska känslig punkt. Om en chef skickar ett meddelande på ett sådant sätt att arbetarna / juniorerna blir defensiva blir deras relationer stressade och kommunikationen lider. Därför är det absolut nödvändigt för ledningen att anta en övertygande kommunikationsstil.

15. Otillräcklig period för justering:

Det är ett välkänt faktum att människor svarar på förändringar på olika sätt. De tar sin egen tid för att anpassa sig till nyheter eller förslag till förändring. Medan syftet med kommunikationen är att genomföra förändring bör man komma ihåg att de anställda vars uppgifter, skift etc. kommer att ändras bör ges tillräcklig tid. Först då kommer kommunikationen att vara effektiv.

16. Förlust vid sändning:

Kommunikation lider ofta eller blir utspädd när meddelanden skickas från person till person i en serie överföringar. De blir utspädda på vägen. Särskild försiktighet måste vidtas för att det avsedda meddelandet når den berörda personen.