3 Komponenter i ett affärsmöte: Meddelande, föredragningslista och protokoll

Några av huvudkomponenterna i ett affärsmöte är: 1. Kallelse till möte, 2. Mötesdags och 3. protokoll från stämman

Meddelande till stämman:

När ett möte ska sammankallas måste ett meddelande skickas till alla som ska delta i det.

Det borde uppfylla följande villkor:

1. Det bör vara under behörig myndighet

2. Det ska ange organisationens namn

3. Det ska ange dag, datum, tid och plats. Också ibland, hur man når stället

4. Det borde ske i god tid. Vissa kräver sju dagars varsel, ca 48 timmar '

5. Det bör ange syftet och om möjligt dagordningen

6. Den ska bära datumet för cirkulationen och sammankallarens / sekreterarens underskrift

7. Det ska gå till alla personer som krävs vid mötet

8. Det bör nämnas TA / DA etc. betalas och arrangemangen för detta

I praktiken är det nödvändigt att se till att meddelandet har nåtts i tid. Detta kan göras telefoniskt. Avsändningsavsnittet och inlägget är utsatta för förseningar

Vi finner ofta att det finns ett mellanrum på 10-12 dagar mellan datumet för ett brev från en stor offentlig organisation och posten på brevet. Ett meddelande som ska nå sju dagar före ett möte bör inte nå sju dagar efter mötet.

Dagordning:

Som tidigare nämnts är en agenda en lista över objekt som ska behandlas vid ett möte. Det kallas också affärsverksamhet eller orderordning. Det kommer från det latinska ordet agendum (singular) som betyder "en sak att göra." Men agendan (den latinska flertalet) används som en singular substantiv.

Det är mötes ruttenkarta. Exemplet ovan innehåller redan en aning om hur det skrivs. Dagordningen kan vara en del av meddelandet eller bifogas som bilaga. Samordnaren / sekreteraren förbereder den i samråd med ordföranden och får sitt godkännande.

Dagordningens punkter bör omfatta allt som är nödvändigt för att kunna övervägas vid den tiden. Möten tar tid och ansträngning att ordna; Därför måste agendan vara väl genomtänkt.

Föremålen kan utformas från:

(a) Tidigare minuter

(b) Förslag mottagna

(d) Organisationens korrespondens

Dagordningen innehåller rutinposter samt speciella.

Här följer några riktlinjer för att lista objekten:

1. ursäkter från frånvarande ledamöter (behöver inte skrivas tidigare)

2. Condolences if any (kan eller kanske inte skrivas tidigare)

3. Läsning och godkännande av protokoll från sista mötet

4. Ärenden som härrör från tidigare mötesminuter (detta behöver inte alltid nämnas)

5. Urgent och icke kontroversiella saker

6. Ämnen som kräver närmare diskussioner och debatter

7. Eventuella nya punkter på plats med godkännande av ordföranden

8. Datum för nästa möte.

Den sista punkten i ett möte är en röstning tack vare ordföranden men det måste nämnas. Artiklarna nämns kortfattat eller utförligt enligt praxis eller behov.

Den använda stilen är som följer:

(i) Utnämning av revisorer

(ii) Induktion av nya medlemmar

(iii) Läsning av minuter

(iv) Felaktigt med att tilldela Padmashri till honom / henne

ELLER

(i) Att läsa och godkänna protokollen från föregående möte

(ii) Att överväga annonsutkastet

(iii) Att organisera ett bloddonationsläger

(iv) Att utse underkommittéer för sportstävling och musikkonkurrens

Dagordningen bör hanteras inom den tid som står till förfogande. Vissa klubbar har en tidsbegränsning under ett möte (t.ex. 90 minuter), vilket automatiskt dikterar diskussionsomfånget.

Minuter av mötet:

Protokollet till ett möte är en förteckning över diskussionerna / besluten därom. De har en officiell status de är användbara i lag, och i vissa fall krävs enligt lag att skrivas. Protokoll är slutgiltiga när de godkänns av medlemmarna i den grupp som de berör, vanligtvis vid nästa möte och undertecknad av ordföranden.

Även om det finns emotionella stunder i ett möte skrivs protokollen på ett unemotional sätt, är coola, faktiska, opersonliga och opartiska. Dessutom är sådana krav på tid på de flesta att protokollet bör vara koncist, kokt ner till väsentliga.

Endast vissa organisationer kräver att de även registrerar de detaljerade diskussionerna (dvs. vem sa vad och vilka reaktionerna var ... tills beslutet fattades). Normalt är kroppen av minutens register.

a) Förslag och ändringar till dessa

(b) Förslagsställaren och utsänd av förslag

(d) Rekommendationer

e) beslut / resolutioner

(f) Uppgifter som tilldelats enskilda, underkommittéer

Det totala protokollet bör ge:

1. Organisationens / enhetens namn

2. Dag, datum, tid och plats

3. Nummer i ordning (t ex 33: e möte i ...)

4. Namn till ordförande och sekreterare

5. Namn på medlemmar närvarande

6. Namnen på frånvarande

7. Deltagare med särskild inbjudan, t.ex. revisor, cateringfirma etc.

8. Registrering av transaktionerna (enligt ovanstående riktlinjer)

9. Underskrift av sekreterare och efter godkännande av ordföranden.

Tips för att skriva minuter:

Protokollet skrivs generellt av sekreteraren från noterna som tas under mötet. Han / hon kan använda agendan som ram för att skriva dem och använda korta former, stenografi etc. för att ta snabba och korrekta anteckningar. Han kanske måste fråga medlemmar att upprepa sina ord för att få dem rätt.

Han bör notera ned alla uppgifter som behövs för rättvis kopia av minuter. Protokollets föremål kan skrivas under korta rubriker som används på dagordningen.

(När det gäller att läsa dem, cirkulerar vissa kommittéer i förväg och tar dem som läst. Annars bör läsaren läsa dem högt, tydligt och snabbt.)

Stilvis, de använder en av dessa konstruktioner:

en. Det beslutades att protokollen från föregående möte godkändes.

b. Beslutades att en underkommitté skulle inrättas för att överväga

c. Löste att ett bloddonationsläger hålls den 15 augusti. (Verbet används i subjunktivt humör: "görs, utnämnas", etc.)

Alternativt beskrivs beskrivningen under den senaste tiden:

1. Protokoll från senast möte:

Sekreteraren läste ut protokollen från mötet daterad ... och de godkändes.

2. Erhållen donation:

Ordföranden informerade om att han hade fått en donation av Rs. 50 000 från ex-medlem Herr Gopal Rathi.

Vid tidpunkten för godkännandet frågar ordföranden, "Accepterar du protokollet när de står?" ELLER "Eventuella frågor som uppstår ur protokollet?"

Din förmåga att skriva bra minuter kan tjäna dig en prisposition i en organisation. Också, om du håller en position och inte vet hur man skriver minuter kan du möta förlägenhet.

konferenser:

Att ge medel att konsultera och en affärskonferens är att komma samman av personer som har ett gemensamt affärsmål med sikte på att rådfråga, råd eller rekommendera. Jämfört med ett möte är en konferens informell och ofta mycket större. Dess syfte är mindre väldefinierat än mötet.

En organisation kan hålla regelbundna konferenser (säg årligen) där delegaterna träffas för att utbyta sina åsikter, diskutera sina erfarenheter och sammanfoga sina idéer. Delning är den framträdande egenskapen hos en konferens.

Exempel på konferenser är - konferens för livförsäkringskonsulter, scooterhandlarekonferens, små affärsmänskonferens, färgtillverkare konferens mm

Delegaterna berikas av presentationer av formella talare, liksom även av de informella diskussionerna. För att en kommitté ska vara effektiv bör den ha cirka sju medlemmar medan en konferens kan ha 15-20 deltagare eller mer.

Fördelar med konferenser:

(i) Utsikter och erfarenheter utbyts

(ii) Olika sidor av ett gemensamt problem presenteras.

(iii) Ledningen kan träffas och samråda med särskilda grupper som återförsäljare, kunder, fackliga ledare.

(iv) Experthögtalare kan ge råd och belysa delegaterna.

(v) Nya utvecklingar och nya strategier kan presenteras.

(vi) Tvivel kan rensas.

(vii) Medarbetarna blir motiverade genom deltagande.

Nackdelar med konferenser:

(i) När anställda är inbjudna till en konferens kan deras självbetyckning överstiga och ledningen kan verka beroende av deras åsikter.

(ii) Om en anställd kallas till en konferens ovanför hans nivå av förståelse, kan han känna sig oförmögen.

(iii) Om konferensens ledare är dåligt förberedd kan han inte göra rätten till problemen.

Typer av konferenser:

På grundval av syfte kan konferenser klassificeras sålunda:

1. Informationskonferens:

I denna typ av konferens är syftet att ge information till juniorerna. Nya strategier, ny teknik, omorganisation etc. kan förmedlas längs linjen. Detta är en typ av nedåtgående kommunikation.

2. Konferens om en föreslagen lösning:

Ett problem eller en situation inför företaget diskuteras med en möjlig lösning. Ledningen genererar en diskussion om förslaget att känna till dess fördelar.

3. Problemlösande konferens:

Här finns ingen klar lösning men idéer inbjuds från deltagarna och kastas öppna för diskussion.

4. Konferens för budgetering / prognos / uppskattning:

När ett företag vill sätta ett mål och vill ha medarbetarnas samarbete kallas en sådan konferens. Med hänsyn till företagets övergripande mål diskuteras budgeten / prognosen / beräkningen.

Eftersom de anställda är inblandade i prognosen kan de prata om sina respektive miljöer. Det är också lättare att få sitt samarbete och engagemang efter en sådan konferens.

5. Konferens för utbildning:

Utbildning är en pågående aktivitet i en progressiv organisation. Konferenser kallas för att utbilda chefer på nya kompetensområden. En bank kan ordna utbildningskonferens om industriell rehabilitering för sina fältarbetare.