Viktiga funktioner för ett typiskt företagsföretag (7352 ord)

Några av de viktiga kategorierna enligt vilka en typisk företagsverksamhet kan vara brett klassificerad är följande:

Affärsföretag utvecklar och använder affärsinformationssystem för att tillgodose sina informationsbehov. Företagsbehovets informationsbehov bestäms främst av (a) karaktären av affärsfunktioner eller aktiviteter, och (b) processen för ledande beslutsfattande följt av företagsledarna.

Det är således nödvändigt att förstå företagets informationsbehov när det gäller olika affärsfunktioner eller aktiviteter och processen med ledande beslutsfattande i vogue, i ett visst företag. Affärsfunktionerna eller verksamhets- och ledningsbeslutsprocessen varierar från ett företag till ett annat, så skulle informationen behöva.

Funktionerna i ett typiskt företag kan klassificeras i följande kategorier:

1. Marknadsföringsfunktion,

2. Finansfunktion,

3. Produktionsfunktion,

4. Personalhanteringsfunktionen,

5. Informationsfunktion.

Informationsbehoven hos ett företag kan således identifieras inom dessa breda funktionsområden. Men helt från början är det viktigt att påpeka att den nuvarande marknadsvärlden tyder på att fokuseringen av alla affärsfunktioner ska vara kunden, raison d'etre i alla affärer.

Var och en av verksamhetsfunktionerna bör därför sträva efter mål som att minska kostnader, effektiviseringar, upprätthålla goda relationer med kunder, minska cykeltider, upprätthålla hög kvalitetskontroll, anpassa produkter och tjänster, catering till nischmarknader etc.

För att uppnå dessa mål behöver en chef information, tjänster och nätverk som gör att han kan fokusera på kunder. Viktigast av sådan information, tjänster och nätverk diskuteras nedan med särskild hänvisning till var och en av verksamheten.

1. Marknadsföring Funktion och informationsbehov:

Marknadsföring, trots att den är en viktig del av verksamheten, får minst uppmärksamhet från informationssystemets designers. Produktiviteten i marknadsföringsfunktionen beror delvis på dynamiken hos marknadskrafterna och marknadsinformationssystemet.

Eftersom fördelarna med IT i marknadsföringsfunktioner är huvudsakligen immateriella och det blir mycket svårt att skilja informationssystemets inverkan från marknadskrafternas dynamik, observeras det ofta att marknadsföringscheferna inte kan erbjuda den önskade motiveringen för investeringar i IT-infrastruktur.

Snabba förändrade marknadsförhållanden och personliga kontakter hos marknadscheferna gör att de har mer tro på de kvalitativa faktorerna än i de kvantitativa faktorerna i deras beslutsfattande. Som ett resultat är deras förväntningar från IT-infrastrukturen låga.

Några av de kvantitativa uppgifterna ges till marknadsförare av andra avdelningar som ekonomi och produktion. Detta är en annan anledning till att marknadsföringsavdelningar inte kommer att få sitt ansvar från IT-infrastrukturen.

Den förändrade marknadsdynamiken har gjort personliga kontakter med de potentiella köparna otillräckliga. Med den ökande konkurrensen blir anpassning av produkter och service efter försäljning allt viktigare. Marknadsavdelningen förväntas ge information om produktdesign och produktionskrav.

Marknadsavdelningen ska nu ge ledande information till andra avdelningar. Rollerna i detta avseende är omvända. Marknadsföringsledare har också börjat känna nackdelen med otillräckligheten av information och det sker en gradvis förändring av deras inställning till IT-infrastruktur. De känner nu att IT-infrastruktur kan hjälpa dem i nästan alla marknadsaktiviteter.

Informationsbehov för marknadsföringsfunktionen :

Informationsbehoven hos en typisk marknadsavdelning skulle innefatta:

1. Kundkontakt och kampanjinformation,

2. Försäljningsinformation,

3. Marknadsundersökningsinformation,

4. Produktplanering, utvärdering och utveckling information,

5. Prissättning information, och

6. Budgetkontrollinformation.

En effektiv IT-infrastruktur bör sträva efter att möta alla dessa informationsbehov hos marknadsavdelningen.

Kundkontakt och marknadsföring:

Att etablera kontakter med potentiella kunder är det första steget i marknadsföringsprocessen. De två vanligaste sätten att etablera kontakt med kunder är reklam och personlig försäljning.

För länge hade det nästan ingen roll att spela i denna huvudaktivitet inom marknadsavdelningen. Med konvergens av kommunikationsteknik med IT är det dock möjligt att kontakta kunder genom IT-infrastruktur.

Kontakt med kunden ska etableras och underhållas under hela köpet av kunden. Traditionellt har fem breda steg erkänts i köpprocessen. varje steg slutar med händelsen att uppnå marknadsföringsmål. Dessa steg är:

1. Erkännande behovet av en produkt,

2. Förvärv av information om tillgänglighet,

3. Utveckla specifikation av produkten,

4. Inköp av produkten,

5. Efterköpsrevision.

Marknadsföringsinsatser syftar till att hjälpa den potentiella kunden i dessa steg. Detta görs genom att etablera kontakt med den potentiella kunden genom reklam och personlig försäljning.

Reklamet fokuserar i allmänhet på de två första etapperna, medan personliga försäljningsinsatser hjälper de potentiella kunderna i tredje etappen. Orderupphandling, orderhantering och betalningsinsamling kompletterar inköpsprocessen och kundtjänster tar över i sista skedet. Den relativa effektiviteten hos reklam och personlig försäljning är emellertid annorlunda vid olika stadier av köpprocessen för olika produkter.

IT-rollen i inköpsprocessen:

IT kan göra det möjligt för ett företag att upprätta och underhålla kontakt med den potentiella kunden under hela köpet. Detta görs genom att etablera elektronisk kontakt med kunden med hjälp av elektroniska kiosker på utvalda webbplatser som ofta besöks av potentiella kunder och webbplatser på Internet. De elektroniska kioskerna är multimedieapparater som är utformade för att vara användarvänliga och interaktiva i samband med leverans av information till externa användare som kund, investerare etc.

Deras popularitet ökar inte bara i informationsrika branscher som bank- och finansiella tjänster, men även i att sälja filmbilder och andra show-biz-produkter. Genom att använda Internet som verktyg för att nå ut har kunderna också lyckats.

Handeln på Internet växer mycket högt och kommer sannolikt att ligga nära 2000 miljarder dollar senast år 2000. Affärsföretag skulle ha följande fördelar genom att använda elektroniska kiosker och Internet för kundkontakt och marknadsföring:

(a) Enstaka fönster service:

Med användning av IT är det möjligt att upprätta elektronisk kontakt med den potentiella kunden. De elektroniska kioskerna och webbplatserna på Internet erbjuder en enda fönsterservice till potentiella kunder i olika stadier av köpprocessen. Detta bidrar till att påskynda kundernas framsteg i köpprocessen.

(b) Interaktiv och privat:

Den elektroniska kontakten med den potentiella kunden kunde göras ganska interaktiv. En bra webbplats är mycket interaktiv och det gör det möjligt för kunderna att inte bara definiera produktkrav på ett mer interaktivt sätt utan också se till att interaktionen hålls privat.

Resultatet blir att den överstiger den personliga försäljningsinsatsen. Många gånger vill en potentiell kund inte identifieras och tycker inte om andra om honom att han är medveten om att han utforskar möjligheter att köpa en viss produkt, åtminstone i början. Detta är ganska vanligt när det gäller enskilda kunder och till och med när det gäller några av de företagande och institutionella investerarna som köper högvärdesposter eller personliga föremål. Vid personlig försäljningsansträngning försvinner privatlivet i utredningsarbetet, i ett eller annat skede.

(c) Snabbt svar:

Vid personlig försäljning måste bekvämligheten hos både den potentiella köparen och försäljningsrepresentanten synkronisera. Vid elektronisk kontakt är det inte alls en fråga. interaktion är möjlig 24 timmar om dygnet under alla 365 dagar. Den interaktiva webbplatsen hjälper kunden att bestämma vilka detaljer som krävs och ger produktinformationen i sekvens och hastighet som regleras av kunden.

Så det är effektivare än den personliga försäljningen, särskilt när samspelet mellan köparen och säljaren spelar en viktig roll i försäljningsarbetet. När det gäller finansiell produkt ser seriösa investerare efter mycket information om produkten och företagsprofilen och mer frekvent interaktion uppfyller informationsbehovet. Detta bidrar mycket till att konvertera en fråga till en försäljning.

(d) Ekonomiskt reklammedium:

Webben är ett ekonomiskt reklammedium. En bra webbplats kostar bara en bråkdel av något annat populärt medium för sändningsannonsering. Det är mer effektivt när det gäller att uppmärksamma de potentiella kunderna.

Industrial Development Bank of India (IDBI) skickade mer än 50 000 mailare, spenderade Rs. 6 lac att kräva svar för dess Rs. 1000 crore bond issue.

Svaret var försumbar. I stället är webbplatsen för problemet, kostar Rs. 50 000 genererade 10 000 till 15 000 träffar varje vecka. En elektronisk kioskhårdvara skulle kosta var som helst nära Rs 2 lac och en bra mjukvara kan kosta mellan Rs 4 till 6 Lac. Underhållskostnaderna är också mycket låga jämfört med andra reklammedier med liknande exponeringspotential.

(e) Global räckvidd:

Kanske är en av de vanligaste orsakerna till att webben blir mer populär som reklammedium, att den erbjuder en mycket bred geografisk täckning. Nästan tre fjärdedelarna av de 40 miljoner användare på Internet är från USA och Europa. Inga andra reklammedier erbjuder så stor geografisk täckning till så låg kostnad. Därför är innehållet på webbplatser utformat med global inriktning.

(f) Mätbar:

Effekten av elektronisk kontakt är mycket mer mätbar när det gäller antal och djup av exponeringar mot potentiella kunder än någon annan form av reklam. Feedbacken med avseende på effektiviteten av en webbplats är snabb.

Programvarupaket som används för detta ändamål registrerar inte bara antalet besök på webbplatsen utan även information om allvaret av besök, delar av webbplatsen som uppmärksammades av användarna av anläggningen mest.

De analyserar all sådan information nästan i realtid. Dessa mjukvarupaket ger också nödvändig information som krävs för granskning av design och andra faktorer. Vidare kan modifikationer i anläggningens användargränssnitt utföras mycket snabbt. Det minimerar därför tidsfördröjningen mellan beslutet att ändra och genomföra förändringen.

IT-påverkan på kundkontakt kan vara djupgående även när det gäller icke-elektroniska medier för kommunikation med kunder. Det finns ingen brist på framgångshistorier angående den förbättrade svarsfrekvensen för selektiv direktsändning vid hjälp av lämplig programvara.

Sådan mjukvara skulle analysera produktprofilen och matcha kundens behovsprofil för att avgöra om det skulle vara värt att skicka en mailare till produkten till en potentiell kund. Det kan hjälpa mycket med att spara på ökade kostnader för att skicka mailare till potentiella kunder.

För att ge en förekomst av ökad popularitet av programvara som bidrar till att förbättra responsen för e-post-skott, håller Gold Mine-systemet reda på mailare och övervakar resultaten från marknadsföringskampanjer. Det hjälper användarna att rikta in sig som ska få mailare och få inbjudan till företagseminarier.

Det hjälper också till att skicka korrespondens med potentiella kunder och tillgodose de gemensamma frågorna från dem. Utöver detta kan IT dramatiskt öka effektiviteten av reklaminsatserna genom att generera och analysera information, såsom rabatterade erbjudanden, presentkort, speciella displayer, tävlingar och tävlingar etc. Effekten av sådana marknadsföringsaktiviteter kan vara mycket mer mätbar än är möjligt utan en ordentlig IT-infrastruktur.

Den sista, men inte minst, IT-säljfrämjande tekniken bidrar normalt till direktförsäljning. Direktförsäljningen är billigare eftersom den endast riktar sig mot potentiella köpare. Dessa kampanjalternativ är mer användbara i situationer där kunderna vill veta mer om produkterna innan de köpas.

Försäljningsinformation:

När kontakten med den potentiella kunden är etablerad med eller utan IT-hjälp, måste informationen om marknadsaktiviteten flöda för att omvandla kontakten till tillägg till intäkter och kundnöjdhet.

Denna process kan i hög grad hjälpa till med en effektiv IT-infrastruktur. Ett försäljningsinformationssystem skulle i allmänhet erbjuda information om tre grundläggande aktiviteter i någon försäljningsavdelning, nämligen försäljningsstöd, försäljningsanalys och kundanalys.

Försäljningsstöd:

Försäljningsstöd skulle innehålla information om ledning av bly för potentiella kunder, orderspårning och uppföljning och orderorderbehandling. Dessa aktiviteter är avgörande för att generera försäljning och eventuella upplösen i vilket skede som helst på grund av kommunikationsgapet mellan kunden och försäljningsavdelningen kan leda till förlust av försäljning.

De moderna försäljningsstödssystemen hjälper säljpersonalen att upprätthålla informerad kontakt med kunden och påskynda kundens inköpsprocess innan han faller till de konkurrerande produkternas försäljningsanspråk.

Dessa informationssystem hjälper också till att upprätthålla regelbunden kontakt med företagets försäljningsstödsinfrastruktur och generera information om servicenivå som underhålls av infrastrukturen.

Således fungerar försäljningsstödsinformationssystemet som en länk mellan kunden och kundsupportinfrastrukturen. Det håller båda parterna informerade om utvecklingen av olika stadier av inköpsprocessen.

Försäljningsanalys:

Försäljningsanalyser fokuserar i allmänhet på två grundläggande element, nämligen produkt och försäljningsområde. Försäljningsanalys kräver information om dessa element. Faktum är att försäljningsaffärsrekordet är en viktig informationskälla om dessa element.

Det kan vara till stor hjälp att använda informationen med dessa olika orienteringar. Övervakningstrender i produkt lönsamhet, efterfrågan och livscykel är mycket praktiskt med lämplig IT-infrastruktur. Identifiering av snabba och långsamma föremål är enklare med automatiserat lagerstyrningssystem.

Nästan samma databank kan också vara användbar för att spåra trender i köpvanor av olika typer av kunder. Försäljaren och den territoriella analysen är till stor hjälp för att identifiera styrkan och svagheterna i marknadsföringsinsatsen, liksom de särdrag som är av geografiska skillnader. Merparten av den information som krävs för försäljningsanalys är intern och en marknadschef kan få denna information från IT-infrastrukturen.

Kundanalys:

Med fler och fler säljare som jagar ett begränsat antal köpare har kundanalysen fått nya dimensioner. Det har nu vuxit från generell köpvanoranalys för att uppmärksamma individuell behovsanalys och anpassning av produkter och tjänster. Detta hjälper till att behålla kunder genom att minimera chanserna att kunden tittar på andra källor för att möta hans behov.

Rollen av separat analys avseende små och stora köpare kan inte förbises. Kundanalysen kräver mycket intern och extern information. Mängden intern information i en sådan analys är mycket hög och lämplig IT-infrastruktur kan bara göra det möjligt för en chef att organisera och analysera sådan information.

Marknadsundersökning:

Marknadsundersökningen är främst inriktad på att fastställa marknadens storlek för var och en av de produkter som företaget är intresserad av och upprätthålla noggrann vakt om konkurrenternas styrkor, svagheter och strategier.

Marknadsundersökning kräver mycket information både från interna och externa källor. Ventureanalys kräver marknadsinformation och analysverktyg, såsom sannolikhetsteori, beslutsteori och matematisk modellering. IT-infrastrukturen kan användas effektivt för att samla in den nödvändiga informationen samt tillämpningen av analysverktyg.

Faktum är att regelbunden marknadsövervakning är möjlig idag med en stor och geografiskt utspridd marknad med hjälp av IT. En av de ledande marknadsföringscheferna som erkänts vara överraskad att de flesta av säljarena i företaget var medvetna om vissa dragningar hos konkurrenterna, men informationen kunde inte nå de bästa marknadsföringscheferna helt enkelt för att "alla trodde att alla andra vet om Det.' Ett enkelt element i IT-infrastruktur, t.ex. E-post eller intranät, skulle ha kunnat undvika denna typ av informationsgap.

Försäljning prognos:

Försäljningsprognos är den grundläggande informationen för effektiv företagsplanering. Försäljningsfrämjande strategier, finansiella krav, produktionsplaner, orderstorlek etc. beror till stor del på försäljningsprognosen.

Försäljningsprognoserna krävs för olika planperioder. En chef kan behöva varje vecka, månadsvis, kvartalsvis och årlig försäljningsprognos. Försäljningsprognoser mellan medellång och lång sikt krävs även för företagets strategiska planering.

Historiskt sett har försäljningsprognoserna gjorts genom att analysera trenderna i försäljningen över en tidsperiod. Dynamiken i den nya marknadsmiljön finner dock tidigare försäljningsprestanda otillräcklig för detta ändamål.

I många fall erbjuder neurala nätverksanalyser och användningen av fuzzy logik mer tillförlitlig prognos än de som erbjuds av den traditionella tidsserieanalysen. Användningen av sådana avancerade tekniker för prognosförsäljning kräver tillgång till lämplig IT-infrastruktur.

Produktutveckling:

Produktdifferentiering blir nyckelelementet i moderbolagets marknadsföringsstrategier. Marknadsundersökningen, försäljningsanalysen och annan relaterad information kan användas för att förstå de karakteristiska egenskaperna hos produkten som skulle vara mer tilltalande för potentiella kunder. Utveckling av nya produkter måste vara en regelbunden verksamhet i ett dynamiskt företag.

Med tillgången till programvara för design, simulering och prototypning är det nu mycket lättare att utveckla nya produkter och skilja produkten från andra konkurrerande produkter. Faktum är att själva informationstekniken är mycket användbar för att bygga upp strategiska hinder på marknaden mot konkurrens.

Dagens IT-infrastruktur erbjuder information om riskprofil, kostnadsstrukturer, intäktsberäkningar, produktlivscykler etc. av föreslagna produkter. Detta gör det möjligt för marknadschefen att göra ett välgrundat val angående produktdifferentiering och lansering av nya produkter på marknaden.

Prissättning Information:

Prissättning är ett av de viktigaste besluten som tagits av en marknadschef. Processen att fatta beslut om prissättning är väldigt komplext eftersom ett stort antal avdelningar är inblandade i beslutsprocessen.

Detta beslut påverkas av många interna och externa faktorer och kräver således information om kostnader, konkurrentens prisstruktur, pris på konkurrerande produkter och företagets övergripande prissättningspolicy. Hela spektret av information kan samlas, analyseras och bytas ut med hjälp av IT-infrastruktur.

Budgetkontrollinformation:

Det är viktigt att säkerställa att kostnaderna för försäljning generering och stöd förblir inom planerade nivåer. Med marginalerna som krymper i de flesta industrier kommer kostnadskontrollen i marknadsavdelningen att bli avgörande för framgången för alla företag. Eftersom varje marknadsansträngning ger konkreta fördelar för att uppnå marknadsföringsmål är det troligt att marknadsföringskostnaderna överstiger planerade nivåer.

IT kan användas för att övervaka sådana kostnader och utöva kontroll över kostnaderna genom regelbunden rapportering av information om budgeterad och faktisk kostnad. Detta skulle kräva information om de faktiska kostnaderna och budgetarna som är flexibla eftersom den faktiska försäljningen kan vara långt ifrån den planerade försäljningen.

IT-infrastruktur kan vara till stor hjälp när det gäller att utöva budgetkontroll över kostnaderna för marknadsföring och minska risken för över-entusiasm hos marknadsföringspersonal.

Således krävs stora mängder information tillsammans med dataanalysverktyg av marknadsföringscheferna. Modern IT-infrastruktur måste vara utrustad för att tillgodose informationshanteringen hos marknadsföringscheferna så att företaget kan överleva det hot om konkurrens som hela tiden väger över huvudet på sådana chefer.

2. Finansfunktion och informationsbehov:

Finans är livslängden i alla affärer. Finanschefens roll har genomgått en havsförändring under de senaste två decennierna. Den traditionella rollen som ekonomichef involverade aktiviteter i samband med utarbetandet av finansiella rapporter om företagets resultat och dess finansiella ställning tillsammans med upplåning av medel för att möta företagets behov.

Som ett resultat ansågs revisorerna vara mest lämpade för finanschefens arbete. Dagens ekonomichef handlar dock om det totala sysselsatt kapitalet i företaget, fördelningen av medel till olika aktiviteter och mätning av resultatet av dessa aktiviteter mot bakgrund av företagets gemensamma mål.

Det handlar om investeringsbeslut, finansieringsbeslut, utdelningsbeslut, portföljhantering, kapitalförvaltning etc. Dessutom har finansförvaltningen ansvaret för att upprätthålla ordentliga redovisningsprinciper avseende utförandet av olika komponenter i företaget för att rapportera till en rad användare av bokföringsinformationen.

Finanschefen utför således funktioner som leder till likviditet, lönsamhet och korrekt förvaltning av tillgångar. Verksamheten hos en ekonomichef faller således i följande stora domäner:

jag. Huvudbokföring,

ii. Finansiell planering och budgetering,

III. Tillgångar och ansvarshantering,

iv. Lönsamhetsanalys,

v. Cash and Fund Flow Management,

vi. Utvärdering av fonder och investeringar,

vii. Kostnadsanalys,

viii. Ansvar och lönsamhetsrapportering.

Informationskraven för en ekonomichef med avseende på var och en av de ovan nämnda verksamhetsområdena diskuteras i följande avsnitt.

Allmän Ledger Redovisning Information:

Den första tillämpningen av IT i finansavdelningar påbörjades och börjar fortfarande med automatisering av bokföringsrutiner för generaldirektör. IT-infrastrukturer är ganska mogna i välskötta företag med avseende på automatisering av fakturering, gäldenärers bokföring, lagerredovisning, lönebokföring, tillgångsredovisning och annan relaterad verksamhet.

Ökad användning av IT-infrastruktur för dessa aktiviteter har inte bara förbättrat noggrannighetsnivåerna utan också snabbheten i tillgängligheten av aktuell information, vilket resulterar i högre grad av tillförlitlighet och bättre överensstämmelse med finansinspektörens lagstadgade och andra rapporteringsskyldigheter.

En annan viktig konkret nytta av användningen av IT i generell bokföring är minskningen av arbetskraftskostnader och utrymme för lagring av bokföringsinformation. Det har också säkerställt lätt tillgång till stora volymer av bokföringsinformation för vidare analys i finansiell beslutsfattande.

Moderna finansiella bokföringsprogramvarupaket erbjuder nu rapporter om finansiell kvotanalys, budgetkontroll, kredithantering, åldringsanalys av gäldenärer etc. Utöver de vanilla-typen generaldirektörsrapporter som redovisning av kundfordringar, kostnadsrapporter, budgetavvikelser rapporter, redogörelse för förvärv och bortskaffande av tillgångar etc.

Finansiell planering och budgetering:

Tilldelning av medel till olika aktiviteter i verksamheten är en av huvudfunktionerna hos en ekonomichef. Budgetar som finansiella planer innebär förutsägelse av resultatet av olika affärsstrategier och förutse förändringarna i marknadskrafter som påverkar företagets resultat. Dessa förutsägelser görs på antaganden om framtiden. Utfallet av aktiviteterna måste undersökas interaktivt så att en korrigerande åtgärd kan följa utan tidsförlust.

En snabb korrigerande åtgärd kan bidra till att mildra eventuella skador på företagets intresse när förutsägelserna går fel på grund av orealistiska antaganden eller felaktiga algoritmer i prediktionsmodellen.

Användning av IT-infrastruktur har gjort det möjligt att utveckla flexibla budgetar i realtid och undersöka resultaten av verksamheten för att göra det möjligt för finanschefen att fatta snabbare och informerade beslut.

Modern IT-infrastruktur kan också hjälpa en ekonomichef att använda mer sofistikerade budgetanalysmodeller i utformningen av budgetar och utöva budgetkontroll. Dessa modeller tar inte bara hänsyn till de kvantifierbara faktorerna utan innefattar också de bedömningsfaktorer som använder fuzzy logic and knowledge engineering tekniker.

Information om verksamheten i företaget kan utsättas för evig utredning med hjälp av intelligent agents programvara så att undantag rapporteras automatiskt och utan att misslyckas.

Tillgångar och ansvarshantering:

Lönsamhet bestäms av användningen av resurser i ett företag. Kapitalförvaltningen är således ett av huvudansvaret för en ekonomichef. IT-infrastrukturen kan ge information till en ekonomichef för förvaltning av tillgångar och övervaka deras utnyttjande regelbundet.

De redundanta tillgångarna kan kasseras, avyttras eller omplaceras för att säkerställa att de ger värde till uppnåendet av företagets mål. IT-infrastrukturen kan användas för att identifiera tillgångar med låga utnyttjande faktorer och generera nödvändig information för att utvärdera förslag till anställning av tillgångar vid behov, eller undersöka möjligheter till underleverantörer.

Eftersom sådana beslut kräver mycket information får de i allmänhet låg prioritet i avsaknad av en ordentlig IT-infrastruktur. På samma sätt kan finanschefen effektivt hantera företagets skulder om den nödvändiga informationen är tillgänglig regelbundet

Lönsamhetsanalys:

Lönsamhetsanalys är en viktig verksamhet inom finansavdelningen. Med snabbväxande marknadsscenario finns det ett behov av att hålla en konstant vaksamhet på lönsamhetskurvan och omorientera affärsprocesserna i enlighet med detta. Denna lönsamhetsanalys utgör inte bara grunden för planen för fördelning av medel till olika verksamheter utan leder också finanschefen att fatta beslut som "fortsätt eller avsluta" och prissättning.

IT hjälper finanschefen att hålla koll på produktens livscykel och fatta beslut om produktmix. Modern IT-infrastruktur tillhandahåller en ekonomichef med den information som krävs för lönsamhetsanalys samt moderna analysverktyg för sådan information.

Fördelarna med att använda IT-infrastruktur för lönsamhetsanalys är djupaste om företaget har ett stort antal produkter och tjänster att erbjuda eller har ett stort antal vinstcenter.

I sådana fall blir informationsvolymen för stor och spridd för att analyseras utan hjälp av IT-infrastruktur. Däremot hittar diversifierade företag med ett stort antal filialer eller försäljningskontor IT-infrastruktur mycket användbar i lönsamhetsanalysen.

Till exempel skulle en bank med en rimlig storlek vara förlorad för att förstå hur man gör lönsamhetsanalys utan ordentlig IT-infrastruktur.

Cash and Funds Flow Management:

Förvaltningen av kassaflöde och flöde har alltid varit en fråga för finanschefer. Trots att detta är ett välforskat område inom ekonomisk förvaltning är oskälig hantering av kontanter ett återkommande fenomen i företag.

För effektiv kontant- och fondförvaltning är det viktigt att ha information om efterfrågan och sannolik tillgänglighet av likvida resurser från verksamheten, investeringsbeslut och finansieringsbeslut.

Eftersom informationen om sannolik efterfrågan och tillgången på kontanter och medel från verksamheten påverkas av dynamiken hos marknadskrafterna och en mängd andra faktorer blir det mycket svårt att noggrant uppskatta efterfrågan och tillgången på medel för varje planperiod.

Även inom planperioden är det nödvändigt att säkerställa resursplanering som görs vid projektledning. En stor mängd information om verksamheten i verksamhetscykeln krävs för beslutsfattande avseende kassaflödes- och fondflödeshantering.

Avancerade tekniker för modellering av kontanthantering måste användas för att säkerställa att det finns tillräckligt med medel för att uppfylla kraven. IT-infrastrukturen kan hjälpa mycket, inte bara vid utvinning av sådan information från databaserna utan också vid uppskattning av efterfrågan och tillgången på medel från olika andra källor.

Med företag som går multinationellt, är en annan dimension som har lagts till kontanthanteringen relaterad till förvaltningen av valutaporteföljen. IT-infrastruktur kan hjälpa till att generera information som krävs för sådana beslut med hjälp av mer komplexa modeller av uppskattning och prognoser.

Utvärdering av fonder och investeringar:

Investeringsbeslut avser val av tillgångar i vilka medel ska placeras. Detta skulle innebära utvärdering av alternativa förslag, urval av ekonomiskt genomförbara förslag och fastställande av prioritering av investeringar i olika verksamheter.

Kostnaden för medel eller kapital är grundelementet i urvalskriterierna. Den information som krävs för att utvärdera förslag blir mer och mer probabilistisk och uppskattningen blir alltmer komplex när vi går in i nya betesmarker och obesegrade spår i verksamheten.

Snittkonkurrensen håller finanschefen borta från projekt som har mer deterministisk information tillgänglig om projektets kostnader och kassaflöde.

IT-infrastruktur kan hjälpa till med att använda mer sofistikerade modeller för beräkning av kostnader och kassaflöde samt mätning av riskavkastning för olika projekt. Användning av olika lönsamhetsmodeller är möjlig med hjälp av lämplig IT-infrastruktur.

Faktum är att för mindre investeringsförslag sker knappast någon seriös utvärdering i avsaknad av lämplig IT-infrastruktur.

Med tillämpning av artificiell intelligens är det nu möjligt att utvärdera varje investeringsförslag med hastighet och noggrannhet nästan automatiskt. Detta uppmuntrar genomförandet av nollbaserad budgetering, en teknik som har potential att undvika slöseri med utgifter på överflödiga aktiviteter.

Faktum är att nollbaserad budgetering blev en populär teknik först efter det att IT-infrastruktur blev tillgänglig för regelbunden utvärdering av varje investeringsförslag på kort tid.

Kostnadsanalys:

Kostnadsanalys är en viktig aktivitet som en ekonomichef åtar sig regelbundet för att kontrollera kostnad och värde av lager. Kostnadsinformationen används också som en viktig informativ inmatning i prisbeslutet. Eftersom kostnadsinformationen krävs nästan i realtid, erbjuder de manuella informationssystemen för kostnadsanalys inte mycket värde för beslutsfattande.

Modern IT-infrastruktur erbjuder aktuell kostnadsinformation och verktyg för att studera beteendet hos olika kostnadsdelar. Detta gör det möjligt för ekonomichefen att fatta snabbare beslut och utöva effektiv kontroll över kostnaderna. Med lämplig IT-infrastruktur är det möjligt att generera mer detaljerad information om kostnader.

Det gör det möjligt för cheferna att styra ännu mindre kostnadseffekter mer effektivt. Automatisk generering av kostnadsavviksrapporter hjälper cheferna att få mer inblick i de förändrade affärssituationerna och vidta snabbare korrigerande åtgärder. Det erbjuder ledningar för att identifiera möjligheter till kostnadsminskning och förbättrar lönsamheten

Ansvar och lönsamhetsrapportering:

Ansvarsredovisning innefattar upprättande av kortsiktiga verksamhetsmål som prestationsstandarder för olika organisationsenheter som kallas ansvarscenter. Det är en kontrollteknik som innebär att man övervakar den verkliga prestandan mot standarderna, identifierar de kontrollerbara och okontrollerade kostnaderna och intäktsfaktorerna och mätningen av prestanda för varje ansvarscenter med tanke på den information som genereras.

Ansvarsbokföring använder flexibelt budgeteringsbegrepp för mätning av prestanda för olika enheter i organisationen. It has gained much of its popularity after the availability of IT infrastructure for maintaining detailed information for its purpose and analysis of variances to establish reasons for variances from plans needed for exercising proper control. IT infrastructure can provide a platform for effective responsibility accounting and reporting of profitability of each of the organisational units separately.

The information needs of finance function can be represented with the help of Fig 3.2.

It may be noted that the manual system of accounting and reporting was also generating information for financial decision making. What the IT has done is that it has changed the framework of analysis and reporting.

It has also made use of certain sophisticated techniques of analysis of information viable even for comparatively smaller organisational units.

The reporting framework has changed from periodic statements in predefined formats to interactive reports in the desired format. The financial information is up-to-date and its availability is automatic.

The reporting approach is proactive in the sense that the predefined information needs are met without periodic requests from the user. The IT links the different accounting systems as an integrated whole and thus reduces redundancy in stored information.

Use of IT in financial management should also help to ensure consistency in data at different levels in the organisation so that the aggregation of values of all the departments match with the value given by the division, and aggregate values of divisions match with operating company consolidated values for various financial factors. Figure 3.3 highlights the need for such data consistency.

3. Production Function and Information Needs:

Production function or management is a process of managing the manufacturing resources and their efficient utilisation for catering to the needs of the customers. Traditionally, three manufacturing resources have been considered important in the manufacturing process, namely, men, materials and machines (popularly known as the three Ms).

With the increasing technology intensity of products and popularity of flexible manufacturing process, technology is now considered as a separate resource. Production management, thus, focuses on procurement, utilisation and maintenance to these resources.

Broadly speaking,, a production manager performs two basic functions:

jag. Materials management

ii. Production planning and control

Materials Management:

Materials management involves activities such as materials planning, ascertaining materials requirements, inventory management, purchasing, production scheduling, allocation, distribution of materials, etc.

A production manager needs information for forecasting the materials requirements, vendor development and procurement of materials and inventory management.

All of these functions have undergone substantial changes in the last decade. With the growing competition and fast changes in technologies, materials management has become more challenging than ever before. Even in the traditional product lines, one finds plenty of scope for innovation in materials management.

The basic approach towards procurement has changed. Production managers find keeping a real time contact with the vendors a critical activity in the materials procurement. Vendor development is considered an essential responsibility for better procurement.

The minimisation of inventory levels has become critical as the rate of obsolescence is very high. IT infrastructure can help in all these activities of materials management. Modern IT infrastructure offers direct contact with vendors through computer networks.

The 'just in time' inventory management technique can be used to minimise inventory levels only under conditions of highly connected procurement environment that is provided by IT infrastructure.

Produktionsplanering och kontroll:

Once the availability of necessary materials has been ensured, the next step in the production process would be production planning and control. The production planning focuses on scheduling of production so that the movement of all resources needed for production can take place as per the plan. The production control focuses on the product design, manufacturing process control and quality assurance.

The emerging market environment is posing multiplicity of challenges before the production managers. On the one hand, there is a pressure to reduce costs by reduction in inventory levels, substitution of raw materials, increasing productivity of man and machine.

On the other hand, there is a pressure to improve performance in terms of quality of product, customisation by offering greater variety in the product, shorten delivery time, etc. Information technology can play an important role in meeting the challenge of these pressures.

Computer Aided Designing (CAD) and Process Control Systems help the production manager in the production process, while the production information systems help him take decisions regarding production scheduling and plan procurement and movement of different production resources. With the application of artificial intelligence in manufacturing, some of the major elements of the challenge can be successfully met.

The basic advantages that IT has to offer to the production management are flexibility, control and customisation. These advantages occur due to free flow of information to and from the production process to all other organisational units assisting the production planning and manufacturing process.

The quicker flow of information not only helps in reducing the wastage, a common cause for high costs, but also adds flexibility to the production activity. These together help the organisation cater to the specific needs of the customer and target niche markets that may not be tapped by other market rivals. With help of proper IT infrastructure, it becomes feasible to take a broader view of production management and create a more interactive environment for production management.

The MRP-II software solution offers links between sales orders and work orders, advises on issues such as when to place orders for purchases and how much to order in the light of the orders received, order cancelled, inventory of materials in different stages of production, purchase orders awaiting deliveries, etc., for each type of material required.

The work orders are tracked and production schedules are revised accordingly, in case any discrepancy is noticed in the planned and actual implementation of work orders. Such information system integrates production scheduling, procurement, inventory management, process control and other such activities with financial and marketing plans of the enterprise.

The information needs of the production function can, thus, be represented with the help of Fig 3.4 as given below.

4. Human Resources Management and Information Needs:

Human resources management plays a key role in the success of any business enterprise. The relevance of this function is increasing due to the increasing knowledge intensity of jobs in business enterprise.

There is no dearth of people looking for jobs in the market, but the shortage of right type of man power has been a serious handicap in the path to successful business.

The basic functions of a human resources manager are:

jag. Manpower planering,

ii. Selection and recruitment,

III. Training and development,

iv. Compensation and incentives planning,

v. Performance appraisal.

With the size of enterprises growing and the increased mobility of manpower, coupled with increasing legislation regarding protection of rights of employees, there is a growing problem of shortage of human resources. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.

The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.

Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.

Att hålla detaljerad information om ersättning till arbetskraft är en av de vanligaste aktiviteterna som ger konkreta fördelar för att motivera investeringar i IT-infrastruktur. Den grundläggande fördelen med IT i detta hänseende härrör från analysen av kompensationspaketen till olika anställda och beräkningen av eventuella konsekvenser av ett beslut om företagets totala lönsamhet.

Sådan information är inte bara användbar i kollektivförhandlingar utan också i rationalisering av kompensationspaketet för att minimera kostnaderna för mänskliga resurser samtidigt som motivationsnivån för varje anställd hålls på en hög nivå. Detta hjälper till att behålla lämpliga personer i organisationen.

En nyare tillämpning av IT-infrastruktur inom personalhantering är i utvecklingsverksamheten. Med hjälp av multimedia och simuleringsteknik är det nu möjligt för ett företag att träna sina anställda för olika jobb.

Introduktion av intelligenta agenter i mjukvarulösningar gör att människor enkelt förstår affärsprocesserna genom att analysera informationen som finns i företagets databaser.

Expertsystemen formaliserar, lagrar och tillhandahåller företagets kunskapsbas, vilket ger nya aktörer nytta av den kunskap som förvärvats av erfarenheter och experimenterande av de tidigare artisterna.

Prestationsbedömning är nu mer detaljerad och baserad på hela uppsatsen ansvar än bara på grundval av valda, lätt kvantifierbara faktorer. Informationsteknologi har gjort prestationsbedömningen mer regelbunden, systematisk och omfattande.

Moderna verktyg för prestationsbedömning som endast finns i ledarskapslitteratur blir alltmer populär bland cheferna i många organisationer. Detta har varit möjligt främst på grund av snabb tillgång till detaljerad information om prestanda för varje anställd och varje organisationsenhet.

Huvudverksamheten för personalhantering som bestämmer informationsbehovet framgår av figur 3.5.

"Human Resources (HR) och informationssystem (IS) kommer att vara nyckeln till framtiden för en Accelerated Organization. Samtidigt är HR och IS-avdelningarna som vi känner dem döda och begravda. Hur kan båda påståenden vara sanna? För att erbjuda de tjänster som krävs av dem måste HR och IS-funktionerna förändras bortom erkännande ".

5. Informationshantering som affärsfunktion:

Informationsteknik ses nu som en separat affärsfunktion. Det handlar om planering, utveckling och underhåll av IT-infrastruktur för att tillgodose informationsbehoven hos en mängd användare i och utanför företaget.

IT-chefen har ansvaret för att den nödvändiga informationen utvecklas och görs tillgänglig för användning i beslutsprocessen i alla affärsfunktioner.

Mer specifikt utför han följande aktiviteter:

jag. Identifiera informationsbehov hos organisationen,

ii. Spårning av informationsteknik,

III. Planering för IT-infrastruktur,

iv. Upphandling av lämpliga IT-resurser,

v. Att säkerställa korrekt utnyttjande och säkerhet för IT-infrastruktur.

IT-chefen bör tänka på följande egenskaper för IT-miljön:

(1) Information är en immateriell resurs och är endast specifik för behoven hos specifika företag. Eftersom det knappast finns några möjligheter att låna ut denna resurs eller sälja den till andra för betalning är kostnaden för att generera information en sänkt kostnad. Endast dess utnyttjande kan ge värde till informationsresursen.

(2) Informationen och dess teknik är föremål för hög grad av föryngring.

(3) Informationsbehovet fortsätter att förändras snabbt och snabbare lösningar är ganska givande.

(4) Informationen är för användare och dess generation är inte ett mål i sig.

Informationsteknologifunktionen utvecklas och tidigare erfarenheter är inte tillräckliga för att fungera som vägledning för framtida åtgärder. Att lära sig genom experiment är således ganska naturligt i denna funktion.

Integration av affärsfunktioner:

Mer etablering av IT-infrastruktur är inte ett problem för en företagschefs problem. Det finns ett behov av att använda IT-infrastruktur för att utveckla en kultur som främjar större insyn och informationsutbyte. IT-infrastrukturen måste bidra till att integrera affärsfunktionerna för att skapa "enhet" i organisationsverksamheten.

Varje aktivitet måste riktas mot uppnåendet av de gemensamma mål som fastställs för organisationen som helhet. Informationssystemen blir sålunda mer och mer multifunktionella, och de organisatoriska gränserna för olika affärsfunktioner är med rätta överträdda.

IT-infrastrukturen kan spela en viktig roll för att minska cykeltiden, fokusera på kunder och se till att det finns ett flertal informationsflöden mellan olika affärsfunktioner och därmed förbättra effektiviteten och effektiviteten i affärsutvecklingen.

Minskar cykeltiden:

Det kan minska tiden som är inblandad i produktionscykeln, inventeringscykeln för inventering, intäktscykeln, etc. Detta kan uppnås genom att integrera bearbetningen och effektiviseringen av verksamheten.

Kundfokus:

Genom att etablera ett regelbundet och smidigt kommunikationsflöde med kunden kan IT-infrastrukturen hjälpa till med att fokusera på kundernas behov och möjliggöra alla funktioner att snabbt anpassa sig till de förändrade kundpreferenser. Kundservice, anpassning av produkter, anpassning av produktionsanläggningar med hänsyn till kundernas behov är några av de områden där IT ska erbjuda konkreta och snabba resultat.

Sömlöst flöde av information över funktioner:

IT-infrastrukturen måste utvecklas på ett sådant sätt att det säkerställer ett smidigt informationsflöde över alla funktioner i verksamheten. Ett jämställdhetsperspektiv för alla chefer när det gäller tillgång till information är ett viktigt steg för att göra det möjligt för chefen att se över hela organisationen som helhet istället för att ta en myopisk syn på affärsfunktionerna.

ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) syftar till att uppnå en sådan integration av affärsfunktioner och erbjuda fördelarna med synergieffekter av olika funktioner för att uppnå organisationens mål.

Informationsbehoven hos olika affärsfunktioner skiljer sig både när det gäller natur och innehåll. Dessa behov måste uppfyllas med hänsyn till det faktum att dessa funktioner omvandlar sig mot bakgrund av förändrade affärsscenarier.

Det finns ett behov av att integrera informationsbehovet hos olika affärsfunktioner i en välnätad web med information som är rik på innehåll och fokuserar på kunden.

Försök att genomföra integrerade affärsinformationssystem, allmänt kända som Enterprise Resource Planning Systems, är steg i rätt riktning. Det kan noteras att den mest frekventa och viktiga användaren av affärsinformationssystem är affärschefen. Därför bör hans informationsbehov ligga i fokus för alla affärsinformationssystem.

Företagsbehovets informationsbehov bestäms av de affärsfunktioner som den utför. Dessa funktioner omfattar marknadsföring, ekonomi, produktion och personalhantering. Dessa funktioner har förändrats mycket de senaste åren på grund av förändringar i affärsdynamiken.

Som ett resultat är det nödvändigt att ha en frisk titt på informationsbehovet hos olika funktioner. Det kan dock komma ihåg att dessa funktioner inte är vattentäta fack. De är kopplade till varandra. Med det ökande fokuset på kundbehov och kostnadseffektivitet i affärsverksamheten blir integrerade informationssystem mer populära.

Diskussionen om informationsbehov för olika funktioner tydliggör det faktum att de flesta informationsbehoven är främst avsedda för att hjälpa cheferna att utföra sitt arbete effektivt. Det är affärschefen som är ansvarig för att styra företagets ansträngningar mot affärsmålen.

För länge har IT ignorerat chefernas högre orderinformationsbehov och fokuserat främst på operativa uppgifter som är fragmenterade i segment baserat på affärsfunktioner.