Inköpsfunktionen

Denna artikel ger en överblick över inköpsfunktionen i materialhantering.

Inköpsfunktion:

Inköpsfunktionen brukade vara en del av produktionsfunktionen och haft en mycket liten status i organisationen.

Under de senaste decennierna har inköpsverksamheten emellertid vuxit genom att erkännandet av det bidrag som det ger till framgång för ett företag och det nu erkänns som en separat funktion i sig.

1. Det är intressant att överväga den enorma effektiva inköpen (eller upphandling som det ofta kallas) på kostnaderna för en organisation. Genom rationell inköp kan inköpsavdelningen generera vinst omedelbart.

Det stora ansvaret för de som är intresserade av inköp är därför tydligt synligt. Detta har skett på grund av organisationernas ökande storlek, den ökande komplexiteten av material och komponenter och den extrema konkurrensen möttes på den moderna marknaden.

2. Inköpsfunktionen skiljer sig från de flesta andra, eftersom de som utför detta arbete i stor utsträckning är knutna till sin egen industri. Det finns dock många aktiviteter inom inköpsfunktionen som är gemensamma för många industrier och andra typer av företag.

Vanliga inköpsaktiviteter:

Aktiviteter som är gemensamma för de flesta branscher är:

(a) Alla köpare måste ha bred kunskap om de marknader som de måste göra sina inköp, vare sig dessa är råvaror, tillverkade komponenter eller som i färdiga varor för grossisthandel och detaljhandel. Kunskapen kommer att sträcka sig till hur leverantörerna utför vad gäller tillförlitlighet och leverans.

(b) I de flesta tillverkningsindustrier måste köpare interagera nära produktionsavdelningen för att fastställa deras exakta krav. I detaljhandelsförsäljningen har köparen en nyckelroll i företagets framgång genom att han (eller hon) måste noga titta på konsumenternas beteende och attityda sin smak och efterfrågan.

c) Även om lagerkontroll kanske är inköpschefs direkta ansvar, är han främst ansvarig för att tillräckliga leveranser av material eller komponenter är tillgängliga för att upprätthålla produktion eller försäljning. Köparen kan göra detta genom avtal med leverantörer för regelbundna leveranser eller genom att bygga upp lager som ska användas vid behov.

Den förra håller ett minimum av kapitalbindning i butiken men det finns alltid risk för att leverantörer inte håller sig till leveransföretag. Leverantörerna försöker i sin tur att material eller komponenter är tillgängliga.

(d) I de flesta organisationer är inköpsavdelningen ansvarig för att förhandla om köpeskillingar och kreditvillkor.

(e) Inköp är också allmänt ansvarig för att de faktiska beställda varorna faktiskt tas emot och att priset är de som anges. För att minska risken måste nödvändiga kontroller utföras av personer som inte är direkt involverade i beställningen.

f) Inköpen kommer ständigt att övervaka förväntade leveranser för att säkerställa att leverantörerna uppfyller sina åtaganden avseende kvalitets- och leveransdatum.

(g) Inköp kommer ständigt att undersöka marknaden

(i) Att söka bättre produkter, priser, villkor eller leveranser.

(ii) Att hitta alternativa leverantörer för att säkerställa kontinuitet i leveranserna om huvudkällan plötsligt misslyckas av någon anledning.

Inköpsrelationer med andra funktioner:

1. Inköpsavdelningen har förmodligen direkta relationer med mer funktionella avdelningar i hela organisationen än någon annan enskild avdelning.

2. Dess primära förhållande inom tillverkning och liknande industriföretag är med de tre aspekterna av produktionsteknik, produktionsplanering och produktionskontroll. Den tjänar produktionsteknik genom att ge råd om tillgänglighet och kostnader för både utrustning och material.

Köpavdelningen har genom sin ständiga undersökning av alla lämpliga leverantörskällor en bred kunskap och erfarenhet att ge råd om dessa viktiga frågor. En liknande tjänst tillhandahålls för produktionsplanering där information om tillgänglighet och kontinuitet i leveranser är avgörande om produktionen ska planeras effektivt.

Produktionskontrollen har lika stor nytta av inköpsavdelningsverksamheten, eftersom denna avdelning har till uppgift att övervaka leverantörernas leveransförmåga och ta reda på alternativa försörjningskällor om förseningar eller nedbrytningar i huvudleverantörskällorna uppstår eller sannolikt kommer att uppstå inom en snar framtid.

3. Inköpsavdelningen har också ett direkt samband med marknadsföringsfunktionen. Det beror på att kundernas anmärkningar och klagomål, särskilt vad gäller materialkvalitet, har direkt inverkan på vad som köpts och ibland var.

4. Inköp är också mycket att göra med ekonomi: köpavdelningen är en stor spenderare i någon organisation. Dess koppling till kontonavdelningen är därför uppenbar. Kreditvillkor beträffande betalningstider och kontantrabatter är lika viktiga som de faktiska köpeskillingarna.

Återigen kan rätt tidpunkt för inköp ha en positiv effekt på rörelsekapitalet. Om till exempel kreditvillkor gäller för betalning vid slutet av månaden efter leverans tillåts beställningar för leverans under den första veckan i en månad för två månaders kredit innan betalning sker.

Många sådana apparater används också av inköpsavdelningen för att gynna organisationens ekonomiska aspekt, till exempel kan köparen kanske hitta en bra affär för organisationen, och en effektiv inköpschef är en som alltid är vaken och kan utnyttja sådana gynnsamma erbjudanden.

Å andra sidan måste försiktighet alltid råda i detta sammanhang, eftersom kostnaderna för lagring lätt kan absorbera kan spara genom gynnsamma priser.

Inköpspolicy:

Precis som med andra funktioner måste det finnas en tydlig policy för inköp av uppsatta. Det här är förstås högsta ledningens ansvar, men inköpsansvarig kommer att ha mycket råd att ge i denna fråga:

1. Kanske är det första föremålet för inköpspolitiken som ska övervägas, vilken lager som ska föras. Leverantörens normala leveransmönster kan bestämma detta. Om tillförseln är generellt konstant kan man förlita sig på ett fortsatt kvitto av de beställda varorna, men om de är oregelbundna kan det vara mer försiktigt att skapa ett lager för att säkerställa regelbunden produktion.

Kostnaderna för att hålla butiker, kvantrabatter, eventuella ekonomiska konsekvenser av produktionsstopp och sårbarhet för försämring och stöld kommer alla att spela en roll för att fatta detta beslut.

2. För det andra är vissa råvaror föremål för stora prisfluktuationer. Så det kan vara både rationellt och lönsamt att köpa stora mängder när de blir tillgängliga till låga priser. Det finns två fördelar med att göra detta. För det första får produktionsavdelningen nytta av lågprissatta insatser vilket leder till lägre försäljningspriser.

Detta ger slutprodukterna en konkurrenskraftig priskvalitet. Alternativt kan den lägre kostnaden ge möjlighet att göra högre vinster om det finns en marknad för företagets produkt. För det andra, när råvarupriserna stiger kan organisationen kunna avyttra sina överskottslager till vinst och därmed göra en vinst bara genom att behålla bestånden.

3. För det tredje ingår kort- eller långfristiga avtal om inköp av material som en del av inköpspolitiken eller är det politiken att gå till marknaden när och när material verkligen behövs? När priserna i allmänhet stiger, eller när leveranser är svåra eller osäkra, är en sådan övning attraktiv.

Å andra sidan att vara engagerad i en leverantör till fasta priser kan vara skadligt om priserna plötsligt faller eller leverans från entreprenören misslyckas av någon anledning.

Målsättningar med effektiv inköp:

Målen för effektiv inköp kan anges i de "sju rättigheterna" som kan uttryckas för att köpa:

en. de rättiga varorna

b. till rätt pris

c. i rätt mängd

d. av rätt kvalitet

e. vid rätt tillfälle

f. levereras till rätt plats

g. på rätt sätt

Dessa de sju aspekterna av effektiv inköp - är självförklarande och går in i all köpsverksamhet.

Lagerkontroll:

1. Frågan om lager av material och komponenter ska vara inköpsfunktionens ansvar har inget universellt svar. Vissa företag har sådana lager som kontrolleras av produktionen på grundval av att den fysiska tillgängligheten av dessa produkter ingår i tillverkningsfunktionen.

Andra säger att eftersom inköpsavdelningen är ansvarig för upphandling är det här avdelningens ansvar att kontrollera och redovisa aktier. Många andra anser att lagring och lagerstyrning bör vara en avdelning som är separat från varandra, särskilt eftersom det finansiella värdet av lagrade aktier oftast är mycket betydande.

2. Dessa tre synvinklar är verkligen relevanta endast där verksamheten bedrivs på en webbplats eller på ett mycket litet antal närliggande platser, och är i stor utsträckning relaterat till tillverkningsverksamhet. Övriga branscher och verksamheter som byggnadskonstruktion där verksamheten utförs på webbplatser har besvarat frågan för dem. Varje byggplats och varje byggnadsplats måste till exempel ha material och komponenter till hands under direktkontakt av platschefen (med vilket namn han är känd).

3. Huvudsyftet med lagerhållning och lagerstyrning är att säkerställa ett tillräckligt flöde av material och komponenter som krävs för organisationens verksamhet, för att hålla minsta lager i proportion till operativa krav för att säkerställa det goda fysiska tillståndet och säkerheten hos de lagrade aktierna och för att minska möjligheter till bedrägeri och stöld så mycket som möjligt.

De förfaranden som krävs för att genomföra dessa mål varierar beroende på vilka typer av butiker som hålls), deras fysiska disposition och användningsgraden.

4. Slutligen verkar det inte finnas någon gemensam användning av orden lager (er) och butiker och de används i samma mening för det mesta.