Möten: Typer, syfte, fördelar och nackdelar

Möten: Typer, syfte, fördelar och nackdelar!

Ett möte består av (i allmänhet) tre eller flera personer att utbyta information på ett planerat sätt och diskutera frågor som ställts ut för dem för att komma fram till beslut, lösa problem etc.

Ett möte kan vara formellt eller informellt. När det gäller ett formellt möte fastställs regler för sammankallande och genomförande av det, med en skriftlig förteckning över sina förfaranden. Det kräver ett meddelande som är ett samtal, en inbjudan att delta i det.

Den har en agenda eller en lista över saker att hantera, och resultatet skrivs systematiskt i form av protokoll. Ett informellt möte kan vara utan skriftligt meddelande, till exempel ett personalmöte i lunchrummet för att diskutera en picknick.

Ett möte har en sammankallare som kallar det och en ledare eller ordförande som leder det.

Typer av möte:

Möten är i stort sett av tre typer:

(i) Informativ, där syftet är att ge deltagarna information om ett nytt system, produkt etc.

(ii) Rådgivande, där medlemmarna konsulteras för att lösa ett problem.

(iii) Verkställande direktör, där beslut fattas av dem som har befogenhet att göra det.

I praktiken tjänar de flesta möten flera syften än en. Några ytterligare klassificeringar av möten är - möte för förhandlingsändamål, möte för att ge instruktioner mm

Syftet med ett möte:

Syftet med att hålla möten finns här i skelettform:

För att nå ett gemensamt beslut / avtal

Att lösa ett problem

För att förstå en situation, utbyta idéer och erfarenheter

Att informera, förklara, presentera idéer

Att ge och få feedback om nya idéer

Att ge utbildning

Att planera och förbereda sig för åtgärder

Att lösa skillnader och missförstånd

Att skapa entusiasm och söka samarbete

Att granska tidigare prestanda och utvärdera det

Att skapa en känsla av kontinuitet och solidaritet i en kropps arbete.

I denna mekaniska ålder är facket styrka, och förenat arbete sker genom möten. Det beräknas att över hela världen genomförs miljontals möten varje dag, och deras antal och användbarhet ökar.

Det är därför som många negativa anmärkningar görs om användningen av möten. Sammantaget finner vi att mötet är en användbar enhet för kollektivt beslutsfattande och åtgärder.

Fördelar med möten:

(i) Spara tid:

Eftersom man kan möta ett antal personer i taget interaktivt kan ett möte spara tid.

(ii) Adressgrupper:

Man kan dela publiken utifrån deras bakgrund och behov och adressera dem grupp för grupp.

(iii) Hantera informationsexplosion:

Ny teknik och nya regler kommer tyst och snabbt. Möten gör att vi kan klara av den här situationen.

(iv) Socialt och emotionellt stöd:

Medlemmar får personligt stöd från varandra när de träffas och utbyter idéer.

(v) känsla av att konsulteras

Medlemmarna känner att de har rådfrågats och det är användbart för att få sitt intelligenta och villiga samarbete.

vi) Demokratisk funktion:

Demokratin syftar till att uppnå alla människors välfärd genom allas medverkan. Detta är möjligt genom möten.

(vii) Idéutveckling:

Idéer är systematiskt korsbefruktad, analyserad och förbättrad av en grupp.

(viii) Defusing troublemakers:

Genom kollektiviteten av konstruktiva krafter kan problematörer isoleras i ett möte och positiv åtgärd kommer igång. Motståndarna till en plan får ett forum för att uttrycka sin motstånd, vilket kan övervinnas före en grupp stödjande personer.

(ix) Bolderbeslut:

Sammantaget kan vi ta mer äventyrliga beslut på grund av enad styrka.

(x) Olika intressegrupper representerade:

I ett möte kan många intressegrupper representeras och minoriteter kan också ges medvetenhet.

(xi) Förebyggande av misstag:

Ett möte hjälper till att undvika misstag genom ett kollektivt och många vinklat fokus på frågor.

nackdelar:

1. Tidskrävande:

Möten kräver ett antal personer att komma ihop på samma gång och plats. Detta kostar tid eftersom annat arbete måste ställas åt sidan för mötes skull.

2. oförmåga att nå fram till ett beslut

Precis som "två huvuden är bättre än en", är det också sant att "för många kockar förstöra soppen". Flera åsikter och personliga envishet hos medlemmar kan förhindra att ett möte fattar ett beslut som en verkställande direktör kan ta sig ensam.

3. Bristande allvar:

Många möten lider av nackdelen att medlemmarna kommer oförberedda och känner att de andra kommer att tänka och prata. De känner att de kan ta en fri åktur. "Alla jobb är inget jobb."

4. Inexpert ordförande:

Precis som ett flygplan styrs av en pilot, styrs ett möte av ordföranden. Hans brist på skicklighet och personliga misslyckanden / förevändningar kan misslyckas med ett möte.

5. Dyra:

Möten är dyra att arrangera - de kräver plats, pappersarbete, tidigare kommunikation och resande av deltagarna.

6. Öppet för avbrott:

Ett möte är benäget att störas av ett element som står emot dess mål. Det finns tillfällen då en passagerars vägran att justera sig försenar hela flygningen. Samma för möten. Ångan av ge-och-ta kan saknas hos vissa deltagare.