Kontors kostnadskontroll: Reduktion, problem och implementering

Läs den här artikeln för att lära dig om minskning, problem och genomförande av kontokostskontroll.

Minskning av kontorsutgifter med kostnadskontroll:

Kostnadskontroll kan definieras som kontroll av alla utgiftsposter genom frekventa och regelbundna jämförelser av faktiska utgifter med förutbestämd budgetstandard, så att oönskade trender bortom standard kan upptäckas och korrigeras i ett tidigt skede.

Kostnadskontroll innebär därför följande steg:

1. Bestämning av kostnadsstandard för varje objekt eller element.

2. Ta reda på variationen i kostnaden från standarduppsättningen.

3. Att vidta korrigerande åtgärder för att säkerställa att faktiska kostnader är samma som standardkostnaden i framtiden.

Varje aspekt av kontorshantering handlar direkt eller indirekt med kostnadskontroll. En effektiv förvaltning av kontorsfunktionen behöver emellertid ett planerat program för kostnadskontroll. Ett sådant program innefattar fastställande av enhetskostnaden för alla möjliga aspekter av kontorets verksamhet.

Det försöker bestämma hur mycket varje verksamhetsenhet kostar och hur mycket varje bör kosta. Det identifierar de olika verksamhetsenheterna så att dessa kostnader kan tas ut för de produktionsfunktioner som faktiskt använder dessa specifika kontor betjänar snarare än omkostnaderna.

Problem med Office Cost Control:

Kostnadskontroll på kontoret är ett förvirrande förslag även om det är så viktigt. Kostnadsdata för kontorsarbete är nödvändiga för att fastställa priserna på företagets produkt och att analysera företagets produktlinje för att bestämma när produkterna inte är fördelaktiga för den allmänna verksamheten.

Kontors kostnadskontroll utgör ett antal problem, varav viktigaste är:

1. Problem med varianter och kvalitet på Office-kostnader:

Kontoret har ett stort utbud av aktiviteter och det är således inte lätt att fastställa styva klassificeringar och enhetskostnader. Dessa aktiviteter består av många faktorer, av vilka några är oväsentliga. Många på kontoret arbetar på olika ansvarsnivåer. Dessa detaljer och variationer gör att kostnaden är ett mycket komplext problem eftersom det inte kan göras på grundval av specifikt identifierbar enhet för kontorsdrift.

2. Problem med praktiken av systemet:

Även om ett detaljerat kontors kostnadssystem är möjligt är det ett stort problem att avgöra om systemet är praktiskt. Ett faktum att komma ihåg är att kostnadsanalys på kontoret är ett stort problem eftersom kontokostnaderna är små saker och en detaljerad analys är ofta dyrare än de besparingar som realiserats, och det är därför inte praktiskt.

3. Problem med operationen som ska kostas etc.

Eftersom kostnader kan erhållas på alla typer av kontor, är det svårt att bestämma vilken verksamhet som ska vara ansvarig. Vad ska vara nivån på noggrannhet? Beslutet beror på kostnaden för analysen, eventuella ekonomier på grund av analys och användningen av data.

Genomförande av Office Cost Control:

För att genomföra kostnadskontroll på kontoret ska följande punkter noteras:

Klassificering av kostnader:

Kontorkostnaderna erhålls från löneposter, arbetsuppgifter, inköps- och försäljningsfakturor samt bokföring och andra poster.

I några av de ledande länderna som Storbritannien, Frankrike, Tyskland och USA är den vanliga klassificeringen:

(a) Löner, förmåner och kostnader för kontorsanställda och handledare 60% -70%

b) Material som leveranser, stationeries, porto, telefoner, telegram, telex och massager service 15% -20%

I det indiska sammanhanget eller, för den delen, inom ramen för ett utvecklingsland, måste dessa procentsatser ändras för att passa de förhållanden där företagen arbetar. Dessa procentsatser bör bestämmas på grundval av tidigare rekord. För de flesta indiska företagen är andelen lön, löner, förmåner bundna till 50% till 60%.

Kontorkostnaden kan vidare indelas i typiska kostnadsredovisningssystem och klassificering, vilket är:

(a) Direktmaterial:

Det är en del av kontorsprodukten, dvs blanketter, brevhuvud och porto.

(b) Indirekt material:

Vilket är inte en del av kontorsprodukten men som är nödvändig för att göra arbetet, t.ex. suddgummi, penna, gummi, frimärken, skrivmaskinband etc.,

c) Direktarbete:

Som appliceras på kontorsprodukten av typist, clerks, stenographers och maskinoperatörerna.

d) Indirekt arbete:

Som inte direkt appliceras på kontorsprodukten, t.ex. arbetet utfört av underhållspersonalen eller OM-avdelningen.

e) Omkostnader:

Det gäller inte specifikt för någon del av kontorsprodukten och tjänsterna t.ex. ljus, värme, hyra och skatter, telefon, handledare etc.