Betydelsen och begränsningarna av kontrollen

Läs den här artikeln för att lära dig hur viktigt och begränsat det är att kontrollera!

1. Hjälper till att uppnå organisatoriska mål:

När planerna görs i organisationen riktar sig dessa till uppnåendet av organisationsmål och den kontrollerande funktionen säkerställer att alla aktiviteter i organisationen sker enligt planen och om det finns avvikelse, vidtas åtgärder för att återuppta verksamheten på planen för planering.

Image Courtesy: 1.bp.blogspot.com/-fgZLpGHMw/organization.jpg

När alla aktiviteter går enligt planen kommer dessa automatiskt att leda till uppnåendet av organisationsmål.

2. Dömande noggrannhet av standarder:

Genom strategisk kontroll kan vi enkelt bedöma om standard- eller måluppsättningen är korrekt eller inte. Ett exakt kontrollsystem reviderar standarder från tid till annan för att matcha dem med miljöförändringar.

3. Effektiv användning av resurser:

Precis som trafiksignalstyrning styrs organisationen och håller den på rätt spår. Varje aktivitet utförs enligt förutbestämda standarder. Som ett resultat är det mest och effektivt utnyttjande av resurser.

4. Förbättrad personalmotivation:

Ett effektivt kontrollsystem kommunicerar mål och standarder för bedömning för anställda att underordna sig i god tid.

Ett bra kontrollsystem leder också anställda att komma ut ur sina problem. Denna fria kommunikation och vård motiverar de anställda att ge bättre prestanda.

5. Försäkrar ordning och disciplin:

Control skapar en atmosfär av ordning och disciplin i organisationen. Effektivt styrsystem håller underordnarna under kontroll och säkerställer att de utför sina funktioner effektivt.

Skarp kontroll kan få kontroll över oärlighet och bedrägerier av anställda. Strikt kontrollmonitor, anställda arbetar med dataskärm som ger mer order och disciplin i arbetsmiljö.

6. Underlätta samordning i handling:

Control hjälper till att upprätthålla jämvikt mellan medel och ändar. Kontrollerar att säkerheten är korrekt och att olika faktorer upprätthålls ordentligt. Alla avdelningar kontrolleras enligt förutbestämda standarder som är väl samordnade med varandra. Kontroll ger enighet i riktning.

7. Styrning hjälper till att förbättra de anställdas prestationer:

Controlling insisterar på kontinuerlig kontroll av de anställda och kontroll hjälper till att skapa en atmosfär av ordning och disciplin. Under kontrollfunktionen är det säkerställt att medarbetarna är medvetna om sina uppgifter och ansvar mycket tydligt.

De måste tydligt veta de normer mot vilka deras prestanda ska bedömas. Dessa standarder hjälper medarbetarna att arbeta effektivt.

Kontroll kan utövas på medarbetarnas prestation genom följande åtgärder:

(a) Självbedömningsrapport:

Medarbetarna uppmanas att utarbeta en rapport om deras prestation och förklara huruvida deras resultat är i enlighet med planen eller ej. I denna rapport anger anställda sina prestationer.

b) Prestationsbedömningsrapport av handledare:

Överordnarna övervakar kontinuerligt och observerar de anställda när de utför jobbet och jämförelsen mellan standarden och det faktiska resultatet är gjort. På grundval av denna observation förbereder cheferna prestationsbedömningsrapporten.

Dessa rapporter blir basen för att ge kampanjer, steg, bonus mm till de anställda. För att få en bra rapport utför de anställda effektivt och effektivt.

8. Kontroller hjälper till att minimera fel:

Små fel eller små misstag kan inte påverka organisationen på allvar. Men om dessa fel upprepas igen och igen blir det en allvarlig sak och kan leda till katastrof för organisationen.

Ett effektivt styrsystem hjälper till att minimera felet genom kontinuerlig övervakning och kontroll. Cheferna försöker upptäcka felet i tid och vidta korrigerande åtgärder för att minimera effekten av fel.

Begränsningar av kontrollen:

1. Svårighetsgrad vid fastställande av kvantitativa standarder:

Kontrollsystemet förlorar sin effektivitet när prestandaprincipen inte kan definieras kvantitativt och det är mycket svårt att ställa in kvantitativ standard för mänskligt beteende, effektivitetsnivå, arbetsnöjdhet, anställdas moral etc. I sådana fall beror dom på ledarens diskretion.

2. Ingen kontroll över externa faktorer:

Ett företag kan inte styra externa faktorer som regeringens politik, tekniska förändringar, modebyte, förändring av konkurrentens policy etc.

3. Motstånd från anställda:

Anställda motstår ofta kontroll och som ett resultat minskar effektiviteten av kontrollen. Medarbetarnas känsla kontroll minskar eller begränsar deras frihet. Anställda kan motstå och motverka användningen av kameror, att observera dem noggrant.

4. Kostsamma affär:

Kontroll är en dyr process, det innebär mycket tid och ansträngning eftersom tillräcklig uppmärksamhet måste betalas för att följa medarbetarnas prestationer. För att installera ett dyrt kontrollsystem måste organisationer spendera stort belopp. Förvaltningen måste jämföra fördelarna med att styra systemet med kostnaden för att installera dem. Fördelarna måste vara mer än de kostnader som är inblandade då endast kontrollen kommer att vara effektiv annars kommer det att leda till ineffektivitet.