Essentials of a Good Report

Essentials of a Good Report!

1. Rapporten bör ha en riktig titel för att beskriva ämnet som rapporteras däri. Rapporten ska vara i god form och borde ha underrubriker och styckeavdelningar. Namnet på mottagaren av rapporten ska skrivas uppe i rapporten.

2. Rapporten bör vara faktiskt. Den person som förbereder rapporten ska inte ha det inflytande och idéer som ska påverka rapporten.

3. Rapporten bör relateras till en viss period och tidsperioden ska anges på toppen av rapporten.

4. Rapporten ska vara tydlig, kortfattad och kortfattad. Klarhet bör inte offras på bekostnad av korthet.

5. Rapporteringen måste vara snabb eftersom information försenad är information nekad. Om en betydande tid löper mellan händelser och rapportering kan möjligheten att vidta lämpliga åtgärder gå förlorade eller vissa felaktiga beslut kan fattas av ledningen i avsaknad av information.

Rapportens periodicitet bör hållas i åtanke och rapporter ska lämnas in i tid. Rapporten ska vara i god form och borde ha underrubriker och styckeavdelningar.

6. I en rapport bör man skilja mellan kontrollerbara och icke-kontrollerbara faktorer och rapportera dem separat. Det beror på att ledningen kan vidta lämpliga åtgärder när det gäller kontrollerbara faktorer.

7. Lämpliga kommentarer bör anges i rapporten. Det sparar värdefull tid för förvaltningen och säkerställer snabb uppmärksamhet. Tillräckliga uppgifter bör ges för att föreslå eventuella åtgärder.

8. En rapport bör regelbundet ses över. Formulärens innehåll och innehåll bör inte vara av permanent karaktär. De borde fortsätta förändras med förändringen av omständigheterna; annars tar mottagaren dem som oaktiga meningslösa och rutin typ.

9. Rapporten bör tas som korrekt inom den tillåtna graden av felaktighet. Vilken felmarginal som tillåts beror på vilket syfte rapporten utarbetas.

10. Rapporten bör omedelbart uppmärksamma ledarens uppmärksamhet på de exceptionella frågorna, så att hanteringen genom undantag kan genomföras på ett effektivt sätt. Rapporterna bör således lyfta fram betydande avvikelser från standarder.

11. Visuell rapportering genom diagram, diagram och diagram bör föredras för beskrivande rapporter eftersom visuell rapportering lockar ögat snabbare och lämnar ett varaktigt intryck på sinnet.

12. Om jämförelse återspeglas i en rapport bör det säkerställas att detsamma är mellan jämförbara (dvs. liknande) saker så att meningsfull jämförelse kan göras och idé om effektivitet eller ineffektivitet kan bildas.

13. I alla möjliga fall bör en detaljerad analys göras för alla resulterande avvikelser mellan faktiska under perioden jämfört med standarder / budgetar, vare sig det är försäljning, inköp, produktion, vinst eller förlust, kapitalutgifter, rörelsekapitalposition etc., så att exakta orsaker till låg prestanda kan vara kända och i rätt tid kan korrigerande åtgärder vidtas.

14. Formatet för en rapport bör inte ändras från period till period, om formatet ska ändras för att göra förbättringar, motiveringar för ändringar i formatet eller innehåll ska ges.