Samlingsbrev: Riktlinjer för skrivande av samlingsbrev (med prov)

Samlingsbrev: Riktlinjer för skrivande av samlingsbrev (med prov)!

Samlingsbrev skrivs när du måste återhämta / samla dina avgifter från en kund, för de varor eller tjänster som ges på kredit. Om kunden inte har betalat i tid blir det nödvändigt att påminna honom. Det här är en ömtålig situation, för att å ena sidan vill du behålla affärsrelationen och å andra sidan vill du ha dina pengar i tid.

Därför är språkpråket nödvändigt för att imponera på kunden (som själv kan vara i ekonomiska svårigheter) för att betala dina avgifter ändå. I vissa fall är det en affärsverksamhet som du måste acceptera delbetalning också.

Riktlinjer för skrivande av samlingsbrev:

1. Takt och fasthållande:

Att påminna någon om att han har misslyckats med att uppfylla sitt ekonomiska åtagande är en känslig fråga.

Därför måste du använda ett språk av takt och återhållsamhet. Dessutom måste du förse två omständigheter: att betalningen redan är skickad / mottagen men inte inom din kunskap eller att varorna / tjänsterna är otillfredsställande.

Köparen kan vara utsatt för svårigheter att uppnå värde ur dina varor. Samtidigt är vissa kunder vanligtvis sena eller oaktsamma. Därför måste varje fall tas på meriter.

2. artig ton:

En bra affärsman har sin framtida affärsvinkel i åtanke och använder artigt språk i ett samlingsbrev. Han undviker att skada läsaren. Även om det är det sista samlingsbrevet som hotar rättsliga åtgärder, kräver bra affärer att du är artig och använder ord som "med ånger".

3. Visa förståelse för kundens problem:

Om kunden är upptagen i en svår ekonomisk situation själv, har inga färdiga pengar och inte har kunnat göra pengar på sina varor, kan han ha goda skäl att inte betala eller inte kunna betala. Som insamlare av avgifter kan du behöva engagera sig i viss utsträckning i sina problem och hitta en gemensam lösning för att få värde för dina varor. Denna känslighet måste visas i ditt brev och övergripande synsätt på samlingen.

4. Progressiva steg att skriva en serie samlingsbrev:

Det kan hända att ett samlingssamtal inte räcker för att få dina avgifter. Kunden kan med försiktighet eller på annat sätt default mot betalning.

Stegen i skrivande samlingsbrev i en serie är:

(i) Formell påminnelse, förutsatt att han betalar, i en mild ton.

(ii) En fastare och övertygande påminnelse betonar behovet av att betala här och nu.

(iii) "Last resort" brev, där det anges att kunden måste betala, annars kommer rättsliga åtgärder att följa

Första stagesamlingsbrev:

På detta stadium är brevet en formell. Även en tryckt blankett kan användas. Det antas att kunden bara glömde att betala och kommer att agera på påminnelsen omedelbart.

Nyttiga förrätter för första samlingsbrev:

(i) Vi märker att ditt konto, som betalades ut på ... 1s utestående i våra böcker.

(ii) Vi måste uppmärksamma vår faktura nr. för rs ...

(iii) Vi måste påminna dig om att vi ännu inte har fått den balans som visas mot ditt namn i vårt uttalande daterat ... som motsvarar Rs. vilket är nu mer än en månad försenad.

closers:

(i) Vi hoppas att du kommer att lösa räkningen vid avkastning.

(ii) Vi ser fram emot din betalning inom de närmaste dagarna.

(iii) Om du har skickat betalningen under tiden kan du ignorera detta meddelande.

Provformell påminnelse:

Persuasive / Firm Påminnelse:

Om det första samlingsbrevet inte tar in betalningen efter en väntan väntar, skickas ett andra brev om cirka 15-20 dagar. I detta brev är språket fastare men tonen är fortfarande artig. Du ska inte irritera kunden utan snarare söka sitt samarbete.

Några förrätter:

(i) Vi ser från våra handlingar att vår påminnelse till dig för betalning vår faktura daterad ... är till detta datum oförändrad.

(ii) Vi hänvisar till vårt brev daterat ... begär att du ska betala dina avgifter.

(iii) Vi måste påminna dig igen om dina avgifter under vår faktura nr ... Daterad ... för Rs ..., för vilken vår första påminnelse daterad ... verkar vara oförändrad av dig.

closers:

(i) Vi uppmanar er återigen att prioritera detta och lösa avgiften på en gång.

(ii) Vi hoppas verkligen att den här gången kommer du att ta en allvarlig notering av avgifterna och rensa dem omedelbart.

(iii) Vi litar på att detta imponerar på er brådskande angelägenhet och att ni kommer att agera omedelbart.

Provinsamlingsbrevsteg II

Senaste Resort Brev / Slutlig Samling Brev:

Om det inte finns något svar på tidigare samlingsbrev skickas ett slutligt samlingsbrev enligt följande plan:

(a) Anteckna tidigare insatser för insamling.

(b) Erbjuder ytterligare en chans att betala.

(c) Nämna de rättsliga åtgärder som kommer att krävas om denna begäran också ignoreras.

(d) Ange en tidsfrist för betalning.

Några förrätter:

(i) Vi skrev till dig på ... och igen på ... för återhämtning eller våra avgifter vide faktura nr .... Daterad ..., med fortfarande ingen åtgärd från dig

(ii) Vi måste säga att våra tidigare förfrågningar daterades ... och ... För avveckling av vår faktura daterad ... för ... förblir oskadad av dig

(iii) Vi noterar med överraskning och besvikelse att våra två på varandra följande brev om överavgifterna från dig med avseende på vår faktura daterad ... inte besvaras.

closers:

(i) Om vi ​​inte tar emot våra avgifter senast ... kommer vi inte ha något annat än att lägga saken i våra advokaters händer.

(ii) Behandla detta som vår sista betalningsansökan i frågan innan vi tillgriper lag. Men vi hoppas fortfarande att du kommer att agera inom två veckor och betala avgiften.

(iii) Vi hoppas fortfarande att du ska betala av ... och spara dig den stora kostnaden och olägenheten för rättsliga åtgärder.

Prov Sista bokstaven / sista uppsamlingsbokstäverna