6 Huvudprinciper för inköp

Denna artikel lyfter fram de sex huvudprinciperna för inköp i materialhantering. Principerna är: 1. Rätt kvalitet 2. Rätt kvantitet 3. Rätt pris 4. Rätt källa 5. Rätt tid 6. Rätt plats.

Inköp Princip # 1. Rätt kvalitet:

Kvalitet har definierats som förmågan att göra en viss sak eller makt att tillgodose ett särskilt behov.

Med andra ord betyder kvalitet det användbara värdet av en viss sak för ett visst syfte att uppfylla.

Utgångspunkten för att bestämma kvaliteten på de material som behövs i en organisation är slutanvändningen, dvs vad som är tänkt att vara gjort eller genomfört.

Vi måste då fastställa en specifikation och det handlar det om kvalitet. En fullständig och komplett kvalitetsspecifikation är en väsentlig del av ett inköpsavtal.

Kvaliteten på ett material har ett direkt samband med slutanvändningen. Med andra ord skulle en olämplig kvalitet innebära att slutprodukten antingen är för bra eller för dålig för ett visst syfte. Båda dessa har en direkt effekt på slutproduktens kostnader och konkurrenskraft. I ett fall måste vissa extrakostnader göra kvaliteten mer än nödvändigt och i annat fall skulle kvaliteten på den uppkomna produkten leda till.

Vi kan uttrycka kvalitet på olika sätt, dvs dimensioner, vikt och mått, kemiska egenskaper, fysikaliska egenskaper, styrka, kraft, gräns och tolerans, hårdhet, finish, färg, kapacitet, hållbarhet, prestandaegenskaper, utseende, design etc.

Kvalitetskravet bör bestämmas först och då korrekt anges. Otydlighet i att definiera kvalitet är ett av de största problemen vid inköp. Detta kan undvikas genom att säkerställa att leverantören verkligen förstår exakt vad som krävs av köparen. Om leverantören inte förstår kvalitetskraven på rätt sätt skulle vissa felaktiga material tillhandahållas.

Detta kan i sin tur leda till olika problem som produktionsstopp, avvisning av slutprodukt (er) av kvalitetskontrollpersonal och uppkomsten av ett högt antal (procent) skrot vid slutet av produktionsprocessen. Alla dessa är avfall.

Rätt kvalitet betyder att kvaliteten ska vara rätt, varken för hög eller för låg. En produktionsprocess vill alltid ha bästa möjliga kvalitet för att säkerställa att slutprodukten är av bästa kvalitet tillgänglig om det finns reservdelar och komponenter. Det är nödvändigt att säkerställa att maskinen inte går ur kontroll på grund av dålig kvalitet på sådana material.

Det är viktigt att köparen känner till det exakta syftet med vilket materialet är nödvändigt och han måste försöka övertyga produktionsmedlemmarna att acceptera de material som skulle tjäna syftet. Samtidigt får han inte ta någon otillbörlig risk för att köpa underlägsna material som kan vara dyrare på lång sikt.

Vid tvivel måste han diskutera saken med produktionspersonen och samla kunskap från honom om användningen. Köparen bör också ha kunskap om materialet i olika märken liksom även kvaliteter som finns på marknaden.

Inköp Princip # 2. Rätt Antal:

Köparen måste köpa materialet i rätt mängd för att säkerställa att det inte finns något produktionsstopp eller inget lager på lager. Normalt lagrar köparens avdelnings kontrollflöjt upp den ekonomiska orderkvantiteten (EOQ), det vill säga den mängd som bör köpas i taget för att få maximal nytta till minsta totala kostnad.

Detta krav nämns i inköpsordern och det är nödvändigt att se att materialen levereras.

Inköp Princip # 3. Rätt pris:

Det är inte lätt att bestämma rätt pris på materialet. Men genom kostnads- och värdeanalyser kan man gissa vad ett objekt ska kosta. Därefter bestämmer köparens förhandlingsförmåga, hans relationer med leverantören och konkurrensens karaktär på marknaden tillsammans det faktiska köpeskillingen.

Denna funktion är av största vikt eftersom det här är var köparen kan vara till stor hjälp för företaget. Men för att kunna utföra denna funktion korrekt måste köparen ha en grundlig uppfattning om marknadspriserna, särskilt nuvarande priser på råvaror, deras troliga framtida trender och miljöförhållanden som påverkar priserna. Köparen bör inte tvingas av säljaren att acceptera pris som anges av leverantören. Det finns olika sätt att bestämma rätt pris.

Leverantören kan bli ombedd att ge en uppdelning av priserna som visar kostnaden för råvaror, kostnader, vinst etc., och köparen bör kontrollera de olika kostnadsobjekten genom att jämföra dem med tillgängliga data. Han kan också ta hjälp av produktionsavdelningen. I vissa situationer kan upphandling till ett stort antal leverantörer också bidra till att få rätt pris.

Köparen måste dock använda sin egen dom eftersom leverantörerna ofta bildar en kartell eller en förening (en ring) och de citerar höga priser. Detta skulle verkligen utgöra ett mycket allvarligt problem. Köparen kan antingen bryta ringen eller ringa alla budgivare för att sänka sina priser på ett rationellt sätt. För inköp av ingenjörsartiklar bör man ha den grundläggande tekniska kunskapen att hantera leverantörerna.

Man borde ha en uppfattning om materialets rätt pris och nuvarande priser bör jämföras med tidigare priser för att få reda på hur mycket priserna har gått upp under en viss tid.

Inköp Princip # 4. Rätt Källa:

Rätt källa betyder källan som är tillförlitlig i alla avseenden, såsom kvalitet, leverans, service efter försäljning etc. Det är uppenbart att när alla andra saker har gjorts rätt (dvs. val av rätt kvalitet, kvantitet och priser) Leveranskälla från vilken materialet har erhållits bör automatiskt vara rätt.

Det finns emellertid fall där anomali förekommer och det är därför nödvändigt att få materialet från rätt källa.

En rätt leverantör måste uppfylla följande grundläggande villkor:

(a) Han måste vara fullt utrustad att tillverka och leverera beställda varor.

(b) Han måste undersöka företagets intresse och hjälpa köparen när det finns något utrymme för kostnadsminskning genom att tillhandahålla alternativa material som är lämpade för ändamålet.

c) Han måste också bistå köparen i marknadsundersökningen.

(d) Han måste vara artig.

e) Han måste kunna hjälpa köparen att förbättra vid leveransförhandlingar vid behov.

(f) Han måste vara en man med integritet.

För källval eller för att utveckla rätt leverantörskälla, kan initial information om leverantörens namn och adress hämtas med hjälp av följande:

(1) Leverantörskatalog

(2) Handelsrekvisition och kataloger

(3) Handels tidskrifter

(4) Gula sidorna i telefonkatalogen

(5) Leverantörer filer

(6) Köparhandböcker

(7) Försäljare

(8) Handelsutställningar - Industriella mässor

(9) Företagspersonal

(10) Köparens säljare träffas

(11) Inköp av liknande organisationer.

Det finns olika sätt att fastställa rätt leverantörer. Typiska leverantörsregistreringsformulär ges till leverantören av inköpsavdelningen. Sådana formulär ska ge all nödvändig information som krävs av köparen.

Vid mottagandet av det fullständiga formuläret ska en företrädare för köparen ringa till försäljarens lokaler och lämna in sin rapport (som innehåller alla sina resultat).

Han bör undersöka följande faktorer under sitt besök och inspektion hos leverantörens fabrik:

(i) Teknisk know-how hos leverantören för tillverkning av föremål.

ii) Leverantörens ekonomiska förmåga att utföra arbetet.

iii) Leverantörens organisatoriska uppställning och arbetskraft.

(iv) Rekord av leverantörens tidigare prestanda vid leverans av material vid rätt tidpunkt och i rätt kvalitet och kvantitet.

(v) Möjlighet att leverera material snabbt och i önskad mängd.

vi) egen tillverkningsenhet

(vii) Företagets kvalitetsstyrningssystem.

(viii) Företagets personal och linjens förmåga.

(ix) servicenivå.

(x) Historia av arbetsförhållanden i företaget.

Om denna rapport uppfyller behovet av det aktuella företaget, kan säljaren vara registrerad på listan över godkända leverantörer och få en provorder. Föreställningar av säljaren ska endast bedömas efter tillfredsställande och i rätt tid utförande av order.

En rätt leverantör idag kan bli en fel leverantör nästa år. För att skydda mot denna möjlighet bör inköpsavdelningen också hålla en redogörelse för utförandet av olika leverantörer. Det finns några typiska sätt att utvärdera en leverantörs prestanda. Dessutom kan olika normer eller kriterier användas för att jämföra en leverantör med en annan.

Inköp Princip # 5. Rätt tid:

Precis som man måste köpa materialen i rätt mängd måste han också få dem exakt när det behövs. Leveranstiderna fastställs återigen av indentor eller lagerstyrningsavdelningen. Det är inköpsavdelningens primära plikt att följa upp beställningarna och se till att materialflödet förblir oförändrat.

Det bör också ses att materialen levereras exakt i tid. Denna funktion är mycket viktig i Indien, eftersom leverantörerna ofta misslyckas med att upprätthålla leveransschemat.

Inköp Princip # 6. Rätt plats (Leverans):

Inköpsavdelningens funktion är inte över tills materialet levereras på rätt ställe. Därför blir detta också en huvudfunktion för inköpsavdelningen. Antag att inköpsavdelningen är i Calcutts Taratala-område och materialet bokas till Howrah järnvägsstation. Det måste säkerställas att materialen rensas från Howrah och levereras till gå ner.