Kommunikationstyper: Topp 3 typer av kommunikation - förklaras!

Denna artikel lyfter fram de tre viktiga typerna av kommunikation, dvs. (1) På grundval av organisationsstruktur eller förhållande, (2) På grundval av flöde eller riktning, och (3) På grundval av metoder eller media som används eller Uttryck.

(A) På grundval av förhållande eller organisationsstruktur:

1. Formell kommunikation:

Formell kommunikation är det som sker genom de formella kanalerna i organisationsstrukturen medvetet och medvetet fastställd av ledningen. Det innebär att informationsflödet överensstämmer med den myndighet som formellt är etablerad i företaget. Företagets medlemmar förväntas kommunicera med varandra strängt enligt de kanaler som anges i strukturen. Till exempel, när verkställande direktören utfärdar beslut och instruktioner till underordnade, finns det en formell kommunikation som strömmar nedåt. På samma sätt strömmar formell kommunikation uppåt när underordnade rapporterar till överordnade.

Sådan kommunikation är generellt skriftlig och kan ta någon av följande former:

(i) policyhandböcker

ii) Procedur- och regelböcker

iii) Memorandepapper och order;

iv) officiella möten

(v) intervjuer etc.

Dessa kategorier av kommunikation illustreras i följande diagram:

De främsta fördelarna med den formella kommunikationen är att det hjälper till med att fixa ansvaret och upprätthålla myndighetsrelationen i organisationen. Det har dock vissa begränsningar också. Formell kommunikation är i allmänhet tidskrävande, ojämn och leder till mycket snedvridning. Formella kommunikationskanaler hindrar fri och oavbruten informationsflöde och är inte lämpliga för uppåtgående kommunikation, eftersom underordnade försöker presentera "rosa" information för att positivt imponera över överordnade.

2. Informellt meddelande eller grapevine:

Kommunikation som härrör från alla kommunikationskanaler som faller utanför formella vinrankor. Den är uppbyggd kring medlemmarnas sociala förhållande. Informell kommunikation följer inte myndighetslinjer som det är fallet med formell kommunikation. Det uppstår på grund av personliga behov hos medlemmarna i en organisation och finns i alla organisationer. Sådan kommunikation är vanligtvis muntlig och kan förmedlas även med enkel blick, gest, leende eller tystnad.

Informell kommunikation är implicit, spontan multidimensionell och varierad. Den arbetar med mycket högre hastighet än formell kommunikation. Det fungerar ofta i grupper av människor, dvs när en person har viss information av intresse skickar han den vidare till sin informella grupp och vissa medlemmar i gruppen kan vidarebefordra den till en annan informell grupp och så vidare. Det är därför som vissa författare föredrar att kalla det en "organisation", "bustelegrafi" eller "djungeltelegraf".

En organisation kan effektivt utnyttja en informell kommunikationskanal för att stärka de formella kommunikations kanalerna. Det tjänar en mycket användbar avsikt att förmedla viss information som inte kan överföras via de officiella kanalerna. Det uppfyller människors önskningar, en möjlighet att uttrycka rädsla, tvivel och klagomål. Informell kommunikation bidrar också till att förbättra ledningsbesluten eftersom fler människor är involverade i beslutsprocessen.

Trots många fördelar har informell kommunikation vissa svagheter. Informell kommunikation består av fakta, halv sanningar, rykten och förvrängd information. Kommunikationens informella kanaler kan bära fullständigt oriktig information som kan skada snarare än att hjälpa en organisation. Dessutom är det inte möjligt att fastställa ansvaret för dess ursprung eller informationsflöde. För effektiv organisation av någon organisation krävs emellertid både formell och informell kommunikation.

(B) På grund av flöde eller riktning:

1. Nedåtgående kommunikation:

Kommunikation mellan en överordnad och underordnad kallas vertikal kommunikation. Vertikal kommunikation kan vara nedåtgående vertikal kommunikation eller uppåtgående vertikal kommunikation. Nedåtgående kommunikation betyder kommunikation som strömmar från en överordnad till en underordnad. Det följer auktoritetslinjen från toppen till botten av organisationshierarkin. Nedåtgående kommunikation är ett måste i någon organisation.

Det behövs:

(i) För att göra saker gjort

(ii) Att förbereda sig för förändringar

(iii) Att motverka brist på förståelse och misstanke; och

(iv) Att låta organisationens medlemmar utveckla känslan av stolthet att vara välinformerad om alla organisatoriska frågor.

De viktiga exemplen på nedåtgående kommunikation är:

(i) Meddelanden;

ii) cirkulär

iii) instruktioner

iv) order;

(v) bokstäver;

vi) noteringar

(vii) bulletiner;

(viii) handböcker

(ix) årsrapporter

(x) högtalarmeddelanden; och

(xi) Gruppmöten etc.

2. Uppåtgående kommunikation:

Uppåtgående kommunikation betyder flödet av information från de lägre nivåerna av organisationen till högre myndighetsnivåer. Den går från underordnad till överlägsen som från arbetare till förman, från förvaltare till chef, från chef till chef och från chef till verkställande direktören eller styrelsen. Den innehåller åsikter, idéer, förslag, klagomål, klagomål, överklaganden, rapporter etc.

Uppåtgående kommunikation är mycket viktig eftersom den tjänar som återkoppling om effektiviteten av nedåtgående kommunikation. Ledningen kan veta hur väl dess policyer, planer och mål följs av de som arbetar på lägre nivåer i organisationen. Det håller ledningen informerad om arbetets framsteg och svårigheter inför prestanda. På grundval av uppåtgående kommunikation reviderar ledningen sina planer och policyer och planerar vidare.

Uppåtgående kommunikation behövs:

(i) Att skapa mottaglighet för kommunikation;

(ii) Att skapa en känsla av tillhörighet genom aktivt deltagande;

iii) Att utvärdera effektiviteten i kommunikationen.

iv) Att öka anställdas moral

(v) Att göra förbättringar i ledningsbeslut.

vi) att samordna insatser och

(vii) Att känna till idéer för varje individ i organisationen.

De viktiga exemplen på uppåtgående kommunikation är:

(i) Rapporter;

ii) möten

iii) intervjuer

iv) konferenser

(v) Brev;

(vi) Klagomål;

(vii) Förslag;

(viii) Undersökningar;

(ix) Unionens publikation; och

(x) Grapevine, etc.

3. Horisontell, Sidateral eller Sidled Kommunikation:

Överföringen av information och förståelse mellan människor på samma nivå av organisationshierarkin kallas horisontell kommunikation. Denna typ av kommunikation är också känd som sido- eller sidled eller tvärgående kommunikation. Vanligtvis handlar det om inter-departmental kommunikation, dvs kommunikationen mellan två avdelningschefer som arbetar på samma nivå av organisation eller bland underordnade som arbetar under en chef.

Horisontell kommunikation ökar informationen och främjar ömsesidig förståelse. Det gör det möjligt för cheferna att arbeta på samma nivå för att utbyta information och samordna sina aktiviteter utan att hänvisa alla frågor till högre ledningsnivå. Som framgår av diagrammet över flöden av kommunikationshandledare A kommer A ofta att kommunicera med handledare B för samordning och integration av olika aktiviteter. Sådan kommunikation är nödvändig i alla organisationer.

Den horisontella kommunikationen är generellt av en informell natur. När en avdelningschef kräver information från en annan avdelningschef, tenderar han att kontakta honom direkt. Denna typ av kommunikation kan dock vara muntlig eller skriftlig.

4. Diagonal kommunikation:

Överföringen av information mellan personer som inte finns i samma avdelning eller på samma nivå av organisationshierarki kallas diagonal kommunikation. Till exempel, när assistentmarknadschefen kommunicerar direkt med kontotjänsten, gäller det för diagonal kommunikation. Denna typ av kommunikation ökar organisationseffektiviteten genom att påskynda informationen och skära över avdelningsbarriärer.

(C) På grundval av media eller uttryck:

Termen kommunikationsmedia refererar till det medium som används vid överföring av meddelande och ömsesidig förståelse. Ord, bilder och handlingar är medierna som används för att utbyta information och förståelse mellan olika personer. Det viktigaste mediet genom vilket kommunikation äger rum är orden.

Bilder i form av diagram, modeller eller blåttryck och gester som leende, tystnad, ögonblinkning etc. används för att göra kommunikationen effektiv. Kommunikationen, syftet, publiken, kvalitén hos kommunikatören och situationen måste beaktas vid val av kommunikationsmedia.

De olika kommunikationsmedierna har studerats enligt följande:

1. Skriftlig kommunikation

2. Muntlig kommunikation

3. Gestural eller icke-verbal kommunikation.

1. Skriftligt meddelande:

Kommunikation via ord kan vara skriftligt eller muntligt. Skriftlig kommunikation innebär överföring av meddelande i svartvitt. Det innehåller diagram, bilder, grafer etc. Rapporter, policyregler, rutiner, order, instruktioner, avtal etc. måste skickas skriftligt för effektiv organisation av organisationen. Skriftlig kommunikation säkerställer att alla berörda har samma information. Det tillhandahåller en permanent post för kommunikation för framtida referens. Skriftliga instruktioner är väsentliga när åtgärden efterfrågas är vital och komplicerad. För att vara effektiv ska skriftlig kommunikation vara tydlig, koncis, korrekt och fullständig.

Det kan ta följande former:

(i) Rapporter,

ii) cirkulär

(iii) Tidningar;

(iv) Handböcker;

(v) Memoranda;

(vi) Tidningar;

(vii) Bilder, diagram, grafer mm

viii) avtal

(ix) Regel- och procedurböcker;

(x) Orders;

(xi) Instruktioner;

(xii) Anslagstavlor mm

Meriter eller fördelar med skriftligt meddelande:

(i) Det säkerställer överföring av information på enhetligt sätt, dvs alla berörda har samma information.

(ii) Det tillhandahåller en permanent registrering av kommunikation för framtida referens.

(iii) Det är ett perfekt sätt att överföra långa meddelanden.

(iv) Det garanterar liten risk för obehörig förändring i meddelandet.

(V) Det är det enda sättet att utbyta information på avlägsna platser, även utanför telefonområdet.

(vi) Det tenderar att vara fullständigt, tydligt, exakt och korrekt.

(vii) Det kan citeras som ett juridiskt bevis i händelse av tvister.

(viii) Det är lämpligt att förmedla ett stort antal personer på ett och samma gång.

Demerits eller nackdelar med skriftligt meddelande:

(i) Det är dyrt.

(ii) Det är tidskrävande.

(iii) Det blir svårt att upprätthålla sekretess om en skriftlig kommunikation.

(iv) Det är styvt och ger inget utrymme för att göra förändringar för felaktigheter som kan ha skräpt in.

(v) Det är väldigt formellt och saknar personlig prägel.

(vi) Det uppmuntrar röd tapism och involverar så många formaliteter.

(vii) Det kan tolkas på olika sätt av olika personer.

(viii) Det blir ofta lång tid när meddelanden förmedlas skriftligt. Muntlig kommunikation innebär

2. Muntlig kommunikation:

Muntlig eller muntlig kommunikation innebär att budskapet överförs via talade ord. Det är ansikte mot ansikte kommunikation mellan individer och inkluderar kommunikation via telefon, intercom och offentligt tal etc. I varje organisation utbyts en hel del information muntligen och det är i allmänhet att föredra skriftlig kommunikation.

Theo Haimann påpekade: "Den mänskliga rösten kan ge budskapet med mening och skuggning, som även långa sidor av skrivna ord helt enkelt inte kan förmedla." Det viktiga inslaget i oral kommunikation är att den verkliga betydelsen förmedlas med röstens eller tonens ton eller ton ansiktsuttryck av kommunikatören och kommunikationen.

Det kan ta följande former beroende på behov och situation:

(i) Ansikte mot ansikte samtal.

(ii) Telefonkonversation.

(iii) Intervjuer.

iv) möten

(v) Föreläsningar.

(vi) Konferenser,

(vii) Symposier.

(viii) Radiosamtal, TV och bioprogram.

(ix) Gemensamma samråd.

(x) Meddelanden mm

Meriter eller fördelar med muntlig kommunikation:

(i) Det är billigare eller ekonomiskt jämfört med skriftlig kommunikation.

(ii) Det är snabbare och sparar i tid.

(iii) Det är mer effektivt än skriftlig kommunikation.

(iv) Det skapar en personlig touch och leder till ökad förståelse.

(v) Missförstånd eller tvivel kan tas bort då och där.

(vi) Omedelbar reaktion, motivation eller svar från mottagaren kan tas.

(vii) Det är mer flexibelt och meddelandena kan ändras för att passa mottagarens behov och svar.

(viii) Det tillhandahåller som det enda sättet att förmedla meddelanden i nödfall.

Demerits och nackdelar med muntlig kommunikation:

Muntlig kommunikation har följande begränsningar eller dragningar:

(i) Det är mindre tillförlitligt.

(ii) Det påverkas av människors eget intresse och attityd.

(iii) Muntlig kommunikation har en tendens att vara förvrängd.

(iv) Det ger ingen rekord för framtida referens.

(v) Det är inte lämpligt för ett långt meddelande.

(vi) Det ger inte tillräckligt med tid att tänka innan meddelandet skickas.

(vii) Det har språkproblem, det kan innebära att man förmedlar något, men på grund av sitt sätt att tala kan det förmedla något annat.

(viii) Det kan inte användas för att kommunicera med människor utspridda över avlägsna platser.

3. Gestural eller icke-verbal kommunikation:

Kommunikation betyder inte bara skriftliga eller muntliga meddelanden. Den innehåller allt som kan användas för att förmedla betydelser från en person till en annan, t.ex. rörelse av läppar eller ögonblink eller handvåg kan ge mer mening än skriftliga eller muntliga ord. Uttryck genom kroppsdelar är känd som gestural eller icke-verbal kommunikation.

Det inkluderar ansiktsuttryck, rörelse av läppar, ögonkontakt, huvudflickor, handrörelse, en humoristisk känsla eller enbart tystnad, etc. Gestural kommunikation kallas också 'Gesticulation' och används ofta som tilläggsmetod Kommunikation. Det hjälper till att göra kommunikation effektiv.

Val av lämplig media för kommunikation-muntlig vs skriftlig:

Det är mycket svårt att säga vilken av de två typerna av media, dvs skriftlig eller muntlig, är en bättre kommunikationsteknik. Båda har meriter och begränsningar. Men i allmänhet är verbal kommunikation effektivare medier för att förmedla idéer, känslor, förslag, information, meddelanden etc. Men ingen organisation kan faktiskt helt och hållet bero på en metod, eftersom båda är komplement till varandra.

Skriftlig kommunikation kan föredras för att överföra långa meddelanden till ett stort antal personer utspridda över avlägsna platser och där informationen måste upprepas för upprepning och rekord. Muntlig kommunikation kan vara den enda tillgängliga metoden som används för att överföra nödmeddelanden och där personlig beröring krävs. Muntliga meddelanden kan stödjas av gester, demonstrationer etc. för att göra kommunikationen effektiv.