Ordförandens och deltagarnas roll i genomförandet av ett affärsmöte

Ordförandens och deltagarnas roll i genomförandet av ett affärsmöte!

Vid genomförande av möte, om ett möte är nödvändigt, måste syftet med målet vara tydligt. Är det ett lagligt krav, en rutin eller en nödvändighet av tiden?

Endast de väsentliga parterna bör kallas, och alla personer som krävs måste kallas. Ibland finns det utomstående till organisationen som kallas till ett möte - revisor, advokat osv. Anmälan måste vara tydlig och i rätt tid och under rätt myndighet. Tiden måste åtgärdas enligt tillfälle och medlemmens bekvämlighet. Vidare bör varaktigheten vara tillräcklig men inte för lång. Man måste välja en plats som är lämplig för att hålla den. Platsen måste kanske vara förberedd för mötet. För att uppnå målet med mötet måste samordnaren visualisera de specifika punkter som det ska diskuteras om. Återigen måste han / hon beskriva sättet att diskutera - informativ, rådgivande eller övertygande.

Ordförandens roll i ett möte:

1. Ta det övergripande ansvaret för förfarandet:

När sammankomsten (generellt i samråd med ordföranden) har fastställt mötesordföranden, måste ordföranden se att dagordningen och målet är uppfyllda i mötet.

2. Se till att han är kompetent:

Han bör acceptera att ställa mötet endast om han känner sig kompetent att köra den. Ordförandens inlägg roteras ofta.

3. "Gör inte det själv":

Ordföranden är främst för att uppmuntra en diskussion, inte leverera allt. Hans skicklighet ligger i att få medlemmarna att känna att de har gemensamt bestämt problem.

4. Användning av direktord:

Ordföranden kan använda stimulerande verb för att få medlemmarna att ge de nödvändiga inmatningarna på mötet: underbygga, bevisa, förkorta, omformulera, klassificera, definiera, förklara, fördjupa, illustrera, granska, beskriva, sammanfatta, omformulera, förenkla.

5. Använd namn:

Han kan få mer från medlemmarna genom att använda sina namn för att adressera dem för att skapa intimitet (enligt den rådande kulturen och sedvanen).

6. "Var en trafikpolis":

Ordföranden måste styra idéuppläggningen. Han borde inte vara defensiv (en målvakt) eller en predikant (föreläsare).

7. Ange syftet:

Vid mötets början bör han ange ändamålet och återigen vid införandet av alla nya punkter på dagordningen, så att medlemmarna är klara vad de ska göra - undersöka, föreslå eller acceptera.

8. "avslöja inte din preferens":

Ordföranden bör reservera sin egen åsikt till slutet.

9. Begränsa praten med problemet:

Medlemmar kan vara pratsamma, de kan vara fastna. Ordföranden måste stoppa den ena typen och uppmuntra den andra.

10. Följ proceduren:

En organisation - eller lagen - kan kräva att en viss procedur följs. Ordföranden behöver känna till den och genomföra den.

11. Underhålla tid:

Mötet bör börja i tid, täcka dagordningen med proportionerlig tid på alla frågor och stänga i tid. I praktiken får de tidiga föremålen för mycket tid och de sista sakerna rusas.

12. Tala inte mer än 20% av tiden:

Han måste länka de olika objekten och styra medlemmarna. Därför är han ledande talare. Men erfarenheten säger att i rättvisans namn är 20% gränsen för hans prata.

13. Reagera på stämningen:

Detta är verkligen kärnan i uppgiften. Ordföranden kan ställa stämningen, och om någon händelse eller någon medlems prat har satt fel stämning måste han omvandla det. Han kan använda humor, även en avledning, och utöka all sin personlighet för att hålla stämningen rätt. Beslut fattas när medlemmarna är redo för dem.

14. Intervene i tvister:

Om medlemmarna tvist mellan sig, måste ordföranden komma in och föra dem på banan.

15. Ordna för korrekt inspelning:

Förhandlingarna måste träffas faktiskt. Ordföranden måste säkerställa detta under mötet. Arbetet ska vara med en kompetent person och han måste kanske övervakas. Han borde sitta nära ordföranden.

16. Delta i de närvarande:

Han måste fokusera på dem som är närvarande och inte de som är frånvarande. Detta gäller särskilt för att starta en träff med låg närvaro. Naturligtvis kan mötet kräva ett kvorum (nödvändig minst deltagande).

17. Hantera spotproblem:

Han måste ha expertis och närvaro av sinne för att ta itu med problem som uppkommer under mötet, särskilt när mötet är öppet för nya problem med hans tillstånd.

18. Säg "nej" med takt:

Med hjälp av analogier, citat, prejudikat, sunt förnuft och goodwill måste ordföranden ta itu med oönskade problem. (En senatmedlem en gång föreslog: "Kriget är över, vi borde minska armén till hälften." Stolen svarade: "Och vi borde samtidigt lösa att fienden också skulle minska sin armé till hälften.")

19. Efter mötet:

Ordföranden bör se till att det vidtas tidsåtgärder för att uppfylla de skyldigheter som följer av de beslut som fattats. Han borde få protokollet skrivet och kontrollerat.

Deltagarnas roll i ett möte:

1. Gör läxor:

När målen med ett möte är känt måste deltagaren visualisera sin roll och samla information och ingångar för att kunna användas i mötet för att göra det produktivt. Han / hon kan kontakta andra medlemmar för att fördela roller.

2. Var punktlig:

Vi i Indien måste speciellt betona behovet att vara i tid. Våra tåg, bussar och flygplan kommer att springa i tid när vi lär oss att vara punktliga för rutinmötet.

3. Delta aktivt:

En medlem bör lyssna noggrant (så att han kanske kan sammanfatta vad som sägs). Han bör planera vad man ska tala och säga det kortfattat och exakt.

4. PREP formel:

Han borde vara rationell och kraftfull. PREP betyder:

Ange din position

Förklara det

Ge exempel

Återställ din position

5. Visa din talang:

Ett möte är ett tillfälle att visa upp sin talang och få kredit för att ge användbara idéer.

6. Ta initiativ:

Det kan finnas tillfällen när en medlem kan föreslå en rörelse eller andra en rörelse när det låter rätt. Detta kräver snabbhet. Francis Bacon säger, "Konferensen gör en klar man".

7. Följ reglerna:

Han ska tala när det är tillåtet att. Han borde undvika cross-talk.

8. Ta ansvar:

När uppgifter tilldelas ska en medlem komma fram för att ta upp lämpliga ansvarsområden. Om en uppgift tilldelas honom / henne, är ett villigt accepterande också ett tecken på dynamik.

9. Obevekligt:

Alla skillnader bör uttryckas med artighet och en vänlig känsla.

10. Hjälp att styra mötet:

Om mötet går av banan kan han / hon påminna ordföranden om att hålla den på kursen.

11. Håll kontakten med tidigare diskussion:

Eventuella bidrag till mötet måste göras i samband med föregående diskussion. En idé som redan föreslås behöver inte upprepas, men man kan ändra den eller förbättra den.

12. Bli involverad:

Medlemmet bör i sitt högre självintresse vara involverad i kollektivismen. En bra deltagare blir en bra ledare - precis som en bra soldat gör en bra allmänhet.