Moderna kommunikationsformer - Fax, Email och Videokonferenser

Moderna kommunikationsformer - Fax, Email och videokonferenser!

De tekniska framstegen under de senaste decennierna har gjort det möjligt att sända tryckta meddelanden, bilder och till och med levande föreställningar till alla världens världar med snabbhet.

Med en enda knapptryckning kan du skicka meddelanden till ett antal destinationer. Inte bara stora företagshus men även medelstora och små använder dem i deras dagliga arbete. Bland sådana medel finns fax, internet / email och videokonferenser.

Fax:

Precis som den konventionella telefonen bär röst, bär en fax- eller faxapparat utskrivna meddelanden (ord och bilder i fotokopiform) från avsändarinstrumentet till mottagarinstrumentet.

Avsändaren av ett faxmeddelande förbereder kopian på ett ark (vanligtvis inte större än A4-storlek) som kan matas in i faxmaskinen. Han ringer upp destinationsnumret, får faxtonen och matar in meddelandet i maskinen.

Det utskrivna meddelandet omvandlas till elektroniska signaler när papperet rullar genom faxmaskinen. Detta meddelande tas emot i samma form i den andra änden på pappersrullen som är ansluten till maskinen.

Faxmaskiner kan ha dessa ytterligare funktioner:

(A) Fjärraktivering:

Ägaren får använda en fjärrkontroll för att använda maskinen.

Trots strömavbrott:

(B) Faxapparaten kan göras för att fungera även under ett strömavbrott.

(C) Minne:

Meddelandet som skickas kan behållas i maskinens minne. Vid mottagaränden, om det saknas papper, kan meddelandet spelas in i maskinen för att utveckla en utskrift efteråt.

(D) Telefonsvarare:

Vid mottagningsänden behöver det inte finnas någon operatör för att ta emot inkommande meddelanden. De mottas automatiskt.

fördelar:

(A) Fax möjliggör en korrekt överföring av ett dokument inklusive bilder och handstil. Färgfax är också en möjlighet.

(B) Fax kan skickas via en dator, i så fall är det begränsat till meddelanden som skapats på datorn.

(C) Ett faxmeddelande kan bekräftas på telefon för att säkerställa dess äkthet.

(D) Faxer är tillåtna som bevis i domstolen. I det avseendet är de överlägsen email.

(E) Med upprepad uppringningsanläggning kan ett upptaget nummer nås så fort det blir ledigt.

nackdelar:

(a) Det är dyrt jämfört med e-post och post.

(b) Ibland är mottagningen suddig på grund av kanalfel eller mekaniskt fel i båda ändar.

(c) Vid avsändarens eller mottagarens slut kan dokumentet till felaktiga personer utsättas. Därför är det ofta svårt att behålla sekretessen vid sändning och mottagning av ett faxmeddelande.

(d) Vid mottagningsänden skrivs meddelandet till mottagarens kostnad. Om oönskade meddelanden hälls in måste mottagaren bära kostnaden.

Prov faxmeddelanden:

Det finns nya konventioner om hur man skriver ut och lägger ut ett faxmeddelande. Det finns en tendens att minimera det vertikala utrymmet i brevet.

Om ett företagsbrev ska skickas per fax är det formaterat på ett av följande sätt:

Prov fax nr. 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Faxmeddelande:

Till LMN Inc., Mumbai

Från Joseph De Cunha

Ämnesbrist i sändningen

Datum 4 juli 2011

Sida / s 1

Vi skulle vilja att du omedelbart noterar bristerna i din sändning daterad den 1 juli 2011 till oss som skulle innehålla 40 rostfria bassänger men innehåller endast 30. Vi litar på att du kommer att kolla upp med din leveransavdelning och göra det bra som tidigast. Vänligen bekräfta med fax.

Joseph De Cunha

Inköpschef

Prov fax nr. 2

Apex Importörer-Exportörer:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Faxmeddelande:

Till Kiran Jhaver Inc. Från Raj Desai

Fax nr AIE / 233 Ämnesförlängning av L / C

Datum 30 juni 2011 Sidor 2, inklusive den här

Som du begärt har vi ordnat för att förlänga L / C daterad den 1 januari 2011, vilket berodde för utgången den 30 juni, till 31 juli 2011. En kopia av den skickas bredvid. Vi hoppas att du kommer att dra fördel av detta och skicka kläderna inom detta datum. Om du inte kan göra det kommer vi att vara tvungna att avbryta ordern. Vänligen håll kontakten och ge råd om framstegen när du skickar beställningen.

Raj Desai

Dy. VD

Internet och e-post:

Internet är ett internationellt datanätverk som länkar datorer från sektorer som statliga myndigheter, företagshem, utbildningsinstitutioner och individer. Den tar emot information, lagrar den och låter den läsas om den uppfyller vissa villkor.

Internetleverantörer (Internetleverantörer) tillåter att man skapar e-post-idet gratis, i hopp om att återställa kostnaden genom de annonser som användaren utsätts för vid användandet av e-post. En typisk e-postadress läser [email protected]. Några andra Internetleverantörer är bsnl, yahoo, hotmail och Gmail.

Observera användningen av endast små bokstäver (små) alfabeter e-post i ID-skivor.

Varje gång användaren vill skicka meddelanden eller kontrollera inkommande post kan han nå sitt ID genom att skriva ett lösenord som gör e-postkontot privat. Men när du har skickat till mekanismen för e-post vet du inte vem som kan läsa den här "privata" informationen långt borta. Som sådan e-post garanterar inte 100% sekretess.

fördelar:

(a) E-post är det överlägset billigaste och snabbaste sättet att skicka tryckt information (verbalt och icke-verbalt). Med ett klick på knappen kan hundratals informationssidor skickas till hundratals e-postadresser över hela världen (för att noteras av mottagare vid kontroll av inkommande post eller inkorg).

(b) Inga papper krävs. Meddelanden kan skapas direkt på datorn och läggas till från olika datafiler, cd-skivor, disketter etc.

(c) Denna anläggning är nu tillgänglig på många regionala språk i Indien.

(d) Det är informellt och tillåter avsändaren att vara anonym (eftersom han kan använda något namn som sitt e-post-ID. Till exempel kan JK Singh använda udankhatola som sitt e-postnamn).

e) Organisationer och förlag tar kännedom om meddelanden som kommer via e-post. Tidningar och tidskrifter Skriv ut bokstäver som kommer via e-post.

(f) Så länge du har ditt lösenord med dig, kan du öppna ditt e-postkonto på vilken dator i världen som har denna möjlighet. Du är fortfarande obefriad även med en mobil handenhet. Du kan bara ange ett internetkafé, betala hyran och använda e-postmeddelandet. E-post är utomordentligt bärbar.

(g) Du kan ha en adressbok i ditt e-postkonto, spela in inkommande mail och redigera dem och så vidare.

(h) När du svarar på ett e-postmeddelande skickas avsändarens meddelande automatiskt till honom för klar referens.

(i) Som en mänsklig behovs- och fantasihandledning är det möjligt att göra fler innovationer.

(j) Email kan aktivera en pågående elektronisk konferens. Människor över hela världen kan "mötas" på internet och ge ett ämne av gemensamt intresse.

(k) Mottagaren behöver inte svara omedelbart som i telefon men kan ta sin tid. Emailing hjälper till att undvika ett direkt gränssnitt.

(l) I en organisation kan en underordnad snabbt och direkt nå en överordnad via e-post. Email gör en organisation mer demokratisk (eftersom individer har större chans att bli hörda av den rätta personen även om han är flera nivåer högre).

Nackdel:

(i) Email, på grund av den potentiella anonymiteten, förblir en informell kommunikationskanal.

(ii) Överdriven användning och översvämning av oönskade meddelanden (särskilt från annonsörer) är en stor nackdel med detta system. Om man inte bryr sig om att blockera oönskade annonser, finner man en inkorg full av erbjudanden som kanske är tveksamma och obetydliga. Wading via bitar av e-post är ett av de största problemen för dem som är beroende av e-post för sina kommunikationsbehov.

(iii) Man får inte vara privat medan man använder datorn för att skicka e-post. I så mån är sekretessen förlorad.

(iv) Om mottagaren inte kan öppna sitt e-postkonto så snart ett meddelande har mottagits kan meddelandet inte fungera för honom.

Riktlinjer för användningen av e-post:

E-post är ett nytt och märkligt sätt att kommunicera, med egna konventioner:

(1) Ditt e-postmeddelande kan läsas av fler personer än avsedda. Så du måste ta hand om dig.

(2) Vid e-postmeddelandet måste alla delar av god sammansättning, såsom korthet, klarhet, artighet.

(3) Du kan använda stavningskontrollmekanismen på datorn för att säkerställa korrekt stavning.

(4) E-postformatet på datorn ger möjlighet att skicka och nämna cc (kol kopia) och ämnesrad. Dessa kan skrivas för mottagarens bekvämlighet.

(5) Om ett enskilt e-postmeddelande innehåller meddelanden för olika delar av en organisation kan de separeras i komponentstadiet.

(6) Du bör inte använda alla huvudstäder för att skriva ett meddelande, eftersom det ser obehagligt och oförskämt ut.

(7) När man svarar på ett meddelande kan endast den väsentliga delen av det citeras och resten raderas.

(8) Du kan skapa meddelandet i ett annat program (till exempel WordPad eller anteckningsblock) och överföra det till din e-postadress.

(9) Om du korrekturläser på datorskärmen, var försiktig.

Det kan noteras att datum och tid för sändning av meddelandet och avsändarens e-post-ID automatiskt överförs på e-post. Det är fortfarande vanligt att skriva din e-postadress i meddelandets kropp.

E-post-ID anges i meddelandets kropp, särskilt när du bjuder in ett svar med ett annat ID. Om det finns en tidsfördröjning mellan att skriva ett meddelande och skicka det, av vilken anledning som helst, då kan datumet för komponering skrivas.

Videokonferenser och telekonferenser:

Detta kommunikationssätt börjar vid telekonferens. Ett antal telefoner är samtidigt anslutna till varandra. Telekonferens är en möjlighet som gör det möjligt för människor i olika delar av världen att ha ett ljudmöte (i motsats till dialog), vilket sparar på transiteringstid och hotellvistelse. Det hjälper till att slänga ut en rad olika åsikter om ett ämne för att nå en snabbare slutsats.

Ett ytterligare steg i denna teknik är datortelekonferenser. Deltagarna kan reagera på meddelanden och inmatningar för andras kunskaper. De kan inte ens vara närvarande samtidigt för datortelekonferensen, men lägger till deras bidrag för deras bekvämlighet.

Videokonferenser är dock det närmaste det blir att se och höra varandra utan att vara närvarande tillsammans. Den teknik som används i en videokonferens är: bildskärm, kamera, mikrofon, codec (kompressor-dekomprimering eller), utrustningskontrollkudde på varje plats och internetanslutning. Med tiden går det att bli mer populärt och lättare att använda. Du ser det ofta i tv-intervjuer.

Du ser det ofta i tv-intervjuer. För en videokonferens kommer deltagarna in i ett speciellt rum på sina respektive platser, utrustade med gadgetry. De kan se, höra, prata med andra och visa utställningar utan fysisk närvaro tillsammans.

Hela förfarandet kan spelas in på videoband. Som någon jocularly uttryckte den, förutom snacks och kaffe, är allt annat överförbart i en videokonferens. För närvarande är privilegierna för de rikare affärshusena videokonferenser inställda för att få bredare popularitet.

Videoklassrum är en annan möjlighet på detta område, där en expertfakultet kan undervisa ett antal klasser i ett antal städer samtidigt och svara på deltagarnas frågor.