Förteckning över dokumentation som behövs i Export Business

En uppenbar fråga uppstår är: varför behövs dokumentation i exportverksamhet? Svaret på denna fråga ligger i karaktären av affärsrelationerna mellan exportören och importören från två länder. Man vet, till skillnad från hushållsverksamheten, att handelspraxis och rättssystem skiljer sig åt i de två länder som exportören och importören är verksamma från.

För att skydda exportörernas respektive importörens intresse för exportverksamheten blir därför vissa dokumentärformaliteter avgörande. Sådan dokumentation underlättar det smidiga flödet av varor och betalningar av dessa över nationsgränserna.

Exportera dokument baserade på de funktioner som utförs av dem är i stort sett indelade i fyra typer:

1. Kommersiella dokument

2. Regleringsdokument

3. Exportassistansdokument

4. Dokument som krävs av importerande länder.

Låt oss nu diskutera de specifika dokument och funktioner som utförs av dem under varje kategori.

Kommersiella dokument:

1. Kommersiell faktura:

Detta är det första grundläggande och enda kompletta dokumentet i en export transaktion. Det är faktiskt ett innehållsinnehåll som innehåller information om varor. Harmoniserade systemnomenklaturen (HSN), prisavgift, leveransvillkor och märken och nummer på förpackningarna som innehåller varorna.

Exportören behöver detta dokument för andra ändamål, till exempel:

(i) Erhålla exportkontrollintyg

(ii) Få punktskatteklarering

(iii) Få tullklarering och

(iv) säkra sådana incitament som kontant kompensationsstöd (CCS) och importlicens

Detta dokument är upprättat både i förhand och efter sändning.

Förutom kommersiell faktura finns också en proformafaktura. Det är en tillfällig kommersiell faktura som sänds av exportören till importören. Den täcker övervägd leverans som eventuellt eller inte kan ske i framtiden.

Importören kräver detta dokument för att erhålla en importlicens och att öppna ett kreditbrev till exportören. Med sådan uppenbar betydelse av proformafaktura bör exportören odla en vana att skicka proformafaktura till importören, även om det inte krävs samma.

2. Faktura:

Faktura (B / L) är ett dokument som utfärdats av rederiet och erkänner att varorna som nämns däri antingen levereras eller har sänts. Detta är också ett åtagande att varorna i samma ordning och skick som mottagits kommer att levereras till mottagaren, förutsatt att den angivna frakten har vederbörligen betalats.

Laddningsbrevet tjänar tre olika funktioner:

(i) Det är ett bevis på avtalsavtalet (transport).

(ii) Det är ett kvitto från rederiet för last som mottas av rederiet.

(iii) Det är ett dokument av titeln på varorna som skickas.

Kodregionen ger uppgifter om exportören, fartyg, gods som sänds, varashamn, destination, mottagare och den part som ska anmälas vid ankomsten av varan i bestämmelseorten. Laddningslista görs med uppsättningarna.

3. Airway Bill:

Vid flygbiljett är transportdokumentet känt som airway bill. Detta dokument utför tre funktioner av en vidarebefordringsanmälan för varorna, kvittot för de upphandlade varorna och myndigheten att erhålla leverans av varor. Eftersom det inte är förhandlingsbart, så har det inte samma giltighet som en fraktbrev för sjötransporter.

4. Byte av växel (B / E):

Växelkurs är ett instrument eller utkast som används för betalning i internationell / exportverksamhet. Det är ett instrument som innehåller en ovillkorlig ordning, undertecknad av markören, som riktar en viss person till att bara betala en viss summa pengar till eller till en persons order eller instrumentets bärare. Den person till vilken växeln riktas är att betala antingen på begäran eller i en bestämd eller bestämd framtid.

Det finns tre parter som är involverade i en växel:

(i) lådan (exportör):

Den person som gör och utför B / E eller säger, den person till vilken betalningen ska betalas.

(ii) Drawee (Importör):

Den person på vilken B / E dras och vem är skyldig att uppfylla villkoren i dokumentet.

(iii) Betalningsmottagaren (Exportör eller Exportörens Bank):

Festen att ta emot betalningen.

5. Kreditbrev:

Det är ett skriftligt instrument som utfärdats av köparens (importörens) bank, som bemyndigar säljaren (exportören) att dra i enlighet med vissa villkor och i rättslig form förklara att alla sådana räkningar (utkast) kommer att hederas. Kreditbrev ger exportören mer säkerhet än öppna konton eller växlar.

Ett kommersiellt kreditbrev omfattar följande tre parter:

(i) Öppnaren eller importören - köparen som öppnar krediten

(ii) Emittenten - den bank som utfärdar kreditbrevet.

(iii) Stödmottagaren - säljaren i vars fördel krediten öppnas.

Baserat på olika förhållanden kan kreditbrev vara av följande typer:

(a) Återkallelig och oåterkallelig:

Vid återkallelig kreditbrev kan köparen eller emittenten avbryta eller ändra en skyldighet när som helst före betalning utan föregående meddelande till exportören eller säljaren. När brevet är oåterkalleligt kan köparen inte avbryta eller ändra skyldighet utan exportörens tillstånd.

(b) Bekräftad och obekräftad:

Vid bekräftad kreditbrev är betalningen garanterad av den utfärdande banken. När brevet är obekräftat, lämnas ingen sådan garanti av banken.

(c) Med och utan rekurs:

Med hjälp av medel om köparen inte betalar banken efter en viss period kan banken få tillgång till exportören. Det finns ingen sådan bestämmelse i kreditbrevet utan att använda sig av det.

Regulatoriska dokument:

1. Juridiska handlingar för export från Indien:

Det finns två typer av regleringsdokument:

(i) Dokument som behövs för registrering, och

(ii) Dokument som behövs för leverans.

De första kategoridokumenten innehåller ansökningar och andra stöddokument för att erhålla:

(i) Kodnummer från Indiens Reserve Bank (RBI),

ii) Importörer och exportörers kodnummer från chefen för import och export,

(iii) Registreringsmedlemskapscertifikat (RCMC), etc.

De dokument som behövs för leverans av varor inkluderar följande:

(i) GR Form:

Det är obligatoriskt att fylla i två exemplar för all export utom med post. Båda exemplarna måste lämnas in till tullmyndigheterna i utskeppningshamnen. De kommer att behålla den ursprungliga kopian som skickas till Indiens Reserve Bank direkt.

De kommer att returnera duplikatkopian som skickas till förhandlingsbanken tillsammans med andra handlingar efter leverans av varor. Förhandlingsbanken skickar kopia kopia till RBI efter att exportintäkterna har realiserats.

(ii) PP-formulär:

Export till alla länder per paketpost (PP), utom när det görs på "betalningsvärde" eller "kontant vid leverans" bör anges på PP-formulär.

(iii) VP / COD-formulär:

Det är obligatoriskt att fylla i en kopia för export till alla länder per postpaket enligt arrangemang för att realisera intäkter via postkanaler på "betalningsvärde" eller "kontant vid leverans".

(iv) EP-formulär:

Leverans till Afghanistan och Pakistan, med undantag av posten, bör deklareras på EP-blanketter.

(v) SOFTEX Form:

Det är obligatoriskt att förbereda i tre exemplar för export av datorprogram i icke-fysisk form.

2. Frakträkning:

Fraktsedeln är huvuddokumentet på grundval av vilket kundens tillstånd för export ges. Efter paketförsändelse krävs att tulldeklarationsformulär fylls i. Det finns tre typer av fraktsedeln som är tillgängliga hos tullmyndigheterna.

Dessa är:

(i) Fri frakt Bill:

Den används för export av varor för vilka det inte finns någon exporttull.

(ii) Skattepliktig fraktsedel:

Tryckt på gult papper, det används vid varor som är föremål för exporttull / cess.

(iii) Nackdelbetalningsräkning:

Det skrivs vanligtvis på grönbok och används för export av varor som är berättigade till tullrestitution.

3. Sjöfartsförsäkringspolicy:

Det är det grundläggande instrumentet inom marinförsäkring. En havspolitik är ett kontrakt och ett juridiskt dokument som fungerar som bevis för avtalet mellan försäkringsgivaren och den försäkrade. Policyn måste utformas för att pröva ett krav i en domstol. En exportör måste också utfärda den marina försäkringspolicyn som säkerhet när han får ett förskott mot bankens kredit.

Exporteringshjälpdokument:

För att utnyttja ett antal incitament och assistans krävs en exportör för att fylla i ett antal dokument.

Några av de viktigaste av dessa diskuteras här:

1. Ansökningsformulär för registrering:

Exportörer som vill utnyttja fördelarna med importpolitiken måste registrera sig hos den behöriga registreringsmyndigheten, såsom Export Promotion Councils, Commodity Boards och Chief Controller of Import och Export (CCIE), New Delhi.

Ansökan om registrering ska åtföljas av ett intyg från exportörens bankirer med avseende på hans ekonomiska soliditet. Om ett företag har filialer, ska ansökan om registrering endast lämnas in av huvudkontoret.

2. Tilldelning av inhemska råvaror på prioriterad grund:

Tillverkare-exportörer kan ansöka hos direktören för Export Promotion, Handelsdepartementet, för påfyllning av de inhemska materialen som används vid tillverkning av varor för export.

3. Driftnedsättning:

För att hävda detta incitament är huvuddokumentet den tullbevisade nackdelen av frakträkningen. Detta ska åtföljas av andra handlingar som tillbakadragande betalningsorder, slutlig kommersiell faktura och en kopia av konvoys eller luftvägsregistrering, beroende på vad som är fallet.

4. REP-licens och CCS:

För att kräva REP-licens och kontantkompensationsstöd (CCS) måste exportören förbereda och lämna in ett antal dokument.

Huvuddokumenten i detta hänseende är:

(i) Ansökan i föreskriven form

(ii) Bekräftelseskort

(iii) Bank utmaning utfärdad av statskassan för betalad ansökningsavgift.

(iv) Förskottskvittot för kontantbelopp

(v) En vederbörligen certifierad kopia av fraktsedeln.

(vi) Ej förhandlingsbar kopia av fraktbrev / flygbilaga.

Dokument som krävs av importländer:

Vid exportverksamhet behöver importländerna vissa dokument på grund av den rättsliga nödvändigheten. Dessa dokument erhålls av exportören och skickas till importören.

Några av de välkända dokumenten är följande:

1. Konsulär faktura:

Det utfärdas vanligtvis på det angivna formuläret av konsulatet i det importerande landet som ligger i exportlandet. Det ger en deklaration om det sanna värdet av varor som skickas. Tullmyndigheterna i importerande företag tar ut värdet baserat på det värde som nämns på konsulärfaktura.

2. Ursprungsintyg:

Detta intyg utfärdas av de oberoende organen som handelskammare eller exportfrämjande råd i exportlandet. Detta är en certifiering att de varor som exporteras faktiskt producerades i det aktuella landet.

3. GSP-ursprungsintyg:

Varor som får förmåns förmånsbehandling vid importtull i länder som genomför det allmänna preferenssystemet (GSP) bör åtföljas av GSP-ursprungsintyget. Detta intyg ges på de formulär som föreskrivs av importländerna.

4. Tullfakturor:

Det görs också på en specificerad blankett som föreskrivs av tullmyndigheten i importlandet. Uppgifterna i dokumentet kommer att göra det möjligt för importlandets tullmyndighet att ta ut och ta ut importtullar.