Hur man övervinna kommunikationshinder i din organisation? - Besvarat!

Det är mycket viktigt för ledningen att erkänna och övervinna hinder för effektiv kommunikation för operativ optimering. Det skulle innebära att man analyserar och analyserar situationer, utformar lämpliga meddelanden, väljer lämpliga kanaler för att kommunicera dessa meddelanden, bistå mottagare av meddelanden vid korrekt avkodning och tolkning av meddelandena och tillhandahålla ett effektivt och effektivt återkopplingssystem.

Image Courtesy: routeslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Några av de steg som kan vidtas i detta avseende är:

1. Feedback och uppåtgående kommunikation:

Feedback hjälper till att minska missförstånd. Informationen överförs mer exakt när mottagaren ges möjlighet att begära förtydliganden och svar på eventuella frågor om meddelandet. Tvåvägskommunikation, trots att den är mer tidskrävande, undviker misstro och leder till tillit och öppenhet som bygger ett hälsosamt förhållande mellan avsändaren och mottagaren och bidrar till effektiv kommunikation. Uppåtgående kommunikation stärks genom att hålla en öppen dörrpolitik och ge arbetstagarna möjligheter att ge förslag som bör tas seriöst av ledningen genom att erkänna dem och vidta lämpliga åtgärder.

2. Förbättra lyssningsförmåga:

Enligt Stuart Chase är "lyssningen den andra hälften av prat", och är väldigt viktig del av kommunikationsprocessen. Lyssna är en aktiv mental process och går utöver att bara höra. Goda lustvanor leder till bättre förståelse och goda relationer med varandra. Lyssna är ett erkännande av att mottagaren har ansvar i kommunikationsprocessen. Några av riktlinjerna för effektivt lyssnande är:

a) Lyssnandet kräver full uppmärksamhet åt talaren. Låt inte ditt sinne vandra eller vara upptagen med något annat, annars skulle du inte kunna förstå budskapets mening i dess helhet.

b) Språket som används av röst och känslor bör få korrekt uppmärksamhet. Lyssna på känslor i meddelandets innehåll och svara positivt på dessa känslor.

c) Ställ frågor för att klargöra punkter som du inte förstår klart och reflektera tillbaka till talaren din förståelse för vad som har sagts.

d) Se till att det inte finns några interna störningar och störningar under samtalet.

e) Döm inte betydelsen av meddelandet på grund av dina tidigare kontakter och erfarenheter med avsändaren eller på grund av dina uppfattning om honom, positiv eller negativ.

f) Hoppa inte till slutsatser innan meddelandet är över och förstås klart.

g) Sammanfattar och omställ meddelandet när det är över för att dubbelt försäkra sig om innehållet och avsikten med meddelandet.

3) Utveckla skrivkunskaper:

Tydligt skrivna meddelanden kan hjälpa till att undvika semantiska och uppfattningsbarriärer. En välskriven kommunikation eliminerar möjligheten till missförstånd och feltolkning. När man skriver meddelanden skulle det vara klokt att anta KISS-principen som betyder "Keep It Short and Simple", vilket gör meningen så tydlig som möjligt så att den uppnår det önskade syftet. Några användbara tips i skriftlig kommunikation föreslås av Robert Degise enligt följande:

a) Håll ord enkla:

Detta kommer att minska dina tankar till väsentliga och meddelandet blir lättare att förstå av mottagaren. Meddelandet kommer att gå vilse om orden är komplex och inte lånar för att rensa enstaka meningar.

b) Vrid inte ner med kompositionsregler:

Medan reglerna för grammatik och komposition måste respekteras, bör de inte prioritera över det yttersta syftet med kommunikationen.

c) skriva kortfattat Använd så få ord som möjligt:

Var inte kortfattad på bekostnad av fullständighet, men uttrycka dina tankar, åsikter och idéer i det fåtala antalet ord som är möjliga.

d) Var specifik:

Vaghet förstör precision som leder till missförstånd om meningen med budskapet. Följaktligen vara specifika och till den punkten.

4) Undvik trovärdighet:

Kommunikation är en kontinuerlig process och målet för kommunikation är fullständig och korrekt förståelse av meddelandet samt skapandet av förtroende bland alla medlemmar i organisationen. Därför måste ledningen vara uppriktig och borde vinna förtroende hos underordnade. Förvaltningen ska inte bara vara känslig för arbetstagarnas behov och känslor, men också löften bör stödjas av åtgärder.

Ordförvaltningen ska vara lika bra som ett band. Först då skulle en atmosfär av behaglighet uppstå, vilket skulle förbättra kommunikationsprocessen. Enligt studier som utförs av J. Luft, skapar öppenhet och en förtroendefull atmosfär snabba relationer och stänger trovärdighetsklyftor, vilket bidrar till kommunikationseffektivitet och förbättring.