Viktiga typer av organisationskommunikation (med diagram)

Viktiga typer av organisationskommunikation!

A. Kommunikation enligt organisationsstruktur:

1. Formell kommunikation:

Sådan kommunikation är det som hör samman med den formella organisationsstrukturen och den officiella statusen eller positionen för kommunikatören och mottagaren. Den reser genom de formella kanalerna officiellt erkända positioner i organisationsschemat. Formell kommunikation är mestadels i svartvitt.

Således är det ett avsiktligt försök att reglera flödet av kommunikation för att säkerställa att informationen flyter smidigt, korrekt och i rätt tid. Formell kommunikation är ett avsiktligt försök att reglera flödet av kommunikation för att säkerställa att informationen flyter smidigt, exakt och i rätt tid.

Vi stöter ofta på frasen "genom rätt kanal". Det betonar kärnan i formell kommunikationskanal. Till exempel, när chefen utfärdar instruktioner (på grund av hans ledande ställning i organisationen) är det formell kommunikation.

Formell kommunikation är enligt följande:

(i) Institutionella möten,

(ii) konferens,

(iii) telefonsamtal,

(iv) Bolagsnyhetsbulletiner,

(v) Särskilda intervjuer och speciella publikationer och meddelanden.

Den främsta fördelen med den formella kommunikationen är att de officiella kanalerna möjliggör den rutinmässiga och standardiserade informationen att passera utan att kräva mycket av ledande uppmärksamhet. I huvudsak kan chefer och chefer ägna största delen av sin dyrbara tid på frågor av yttersta betydelse.

Men samtidigt bör svagheten i den formella kommunikationen inte förklaras. Kommunikation via kommandokanalen hindrar mycket fritt och oavbruten informationsflöde.

2. Informellt meddelande:

Informell kommunikation kallas också "Grapevine". Den är fri från alla slags formaliteter eftersom den används på informella relationer mellan parterna, till exempel vänskap, medlemskap i samma klubb eller förening.

Personer på ledningsnivå använder också informell kommunikation när de har svårt att samla information från arbetarna. Sådan kommunikation inkluderar kommentarer, förslag etc. Det kan förmedlas med en enkel blick, gest, leende eller blotta tystnad.

Chefer och chefer gynnar också tillväxt och utveckling av informellt nätverk av kommunikation från och med. Denna process tjänar i själva verket ett mycket användbart syfte vid spridning av viss information som, i organisationens allmänna intresse, inte kan överföras via de officiella kanalerna.

Bortsett från det, erbjuder den också höga och högre ups en tydligare inblick i vad underordnade tycker och känner. Men samtidigt är svagheterna i den informella kommunikationen också värda att notera. Det kan nämnas att denna process ofta tenderar att passera förvrängd, feltolkad och felaktig och halvständig information och fakta, beroende på omständigheterna och budskapet. Men fortfarande kan chefer och chefer inte göra av med informell kommunikation.

B. Kommunikation enligt riktning:

1. Nedåtgående kommunikation:

Kommunikation som strömmar från överordnade till underordnade benämns nedåtgående kommunikation. I en organisationsstruktur måste cheferna utöva sina befogenheter för att uppnå de önskade målen, vilket innebär att de kan vara engagerade i att utfärda order, instruktioner och riktlinjer till personer på lägre nivåer. Detta kan kallas nedåtgående kommunikation. Under nedåtgående kommunikation förväntas omedelbar prestation av ett jobb.

Katz och Kahn har identifierat levande delar av nedåtgående kommunikation:

1. Särskilda arbetsdirektiv Jobbinstruktioner.

2. Information utformad för att ge förståelse för uppgiften och dess relation till andra organisatoriska uppgifter; arbetsredovisning.

3. Information om organisatoriska rutiner och praxis.

4. Feedback till underordnade om hans prestation.

5. Information om en ideologisk karaktär för att införa en känsla av uppdrag, indoktrinering av mål.

Kommunikation från överlägsen till underordnade kan vara ansikte mot ansikte såväl som genom skriftliga noteringar, order, jobbbeskrivningar etc.

2. Uppåtgående kommunikation:

I en uppåtgående kommunikation förväntas personerna från den lägre nivån ha kommunikation med dem som är över dem. Det är bara motsatt av nedåtgående kommunikation. Denna typ av kommunikation innefattar reaktioner och förslag från arbetstagare, deras klagomål osv. Innehållet i uppåtgående kommunikation är rapporter, reaktioner, förslag till uttalanden och förslag förberedda för inlämning till chefen.

Uppåtgående kommunikation kan delas upp i fyra kategorier på grundval av vilken anställd säger:

(i) om sig själv, hans prestanda och problem,

(ii) om andra och deras problem,

(iii) om organisationens politik och praxis, och

iv) om vad som behöver göras och hur det kan göras

Huvuddragen för uppåtgående kommunikation är:

(1) det är kondenserat och sammanfattat eftersom det passerar genom olika nivåer i hierarkin. Det ger feedback om effektiviteten hos nedåtgående kommunikation. Denna feedback används för att förbättra kommunikationseffektiviteten.

(2) Det ger förvaltningen synpunkter, reaktioner, attityder, känslor och moral hos anställda.

(3) Det ger medel för kontroll.

(4) Slutligen ger den information och datum för beslutsfattande.

Uppåtgående kommunikation kan bli förvrängd på grund av överordnade överordnade relationer. En anställd kan inte ge någon information som kan påverka honom negativt. Dessutom kan han överföra fel information för att imponera på sina överordnade. Det strömmar genom många medier, t.ex. kommandokedja, förslagslådor, personliga kontakter, attityd och moralundersökningar, klagomål, privata linjer, fackföreningar etc.

3. Horisontell kommunikation:

När kommunikationen sker mellan två eller flera personer som är underordnade av samma person eller personer som arbetar på samma organisationsnivå, kallas kommunikationen som horisontell (sidled) kommunikation.

Kommunikationen mellan funktionella chefer eller bland underordnade arbetare under en chef, kommunikationen mellan chefer för olika fabriker är exemplen på sådan kommunikation. Horisontell kommunikation kan vara muntlig såväl som skriftlig.

Horisontell kommunikation uppfyller människors behov av att veta från sina egna kamrater utan att ta hänsyn till andra nivåer i organisationen. Det är verkligen svårt för en organisation att fungera effektivt utan sådana horisontella kommunikationsflöden. Även om den formella organisationsdesignen inte innehåller sådana kommunikationsflöden, behövs det för samordning och integration av olika organisatoriska funktioner.

Eftersom organisatorisk horisontell kommunikation vanligtvis inte finns i förenkling lämnas till enskilda chefer. Peer-to-peer-kommunikation som är nödvändig för samordning och kan också ge socialt behov tillfredsställelse.

C. Enligt sättet att uttrycka:

1. Muntlig eller muntlig kommunikation:

Muntlig kommunikation är en direkt kommunikation mellan två individer. Vid muntlig kommunikation utbyter parterna, avsändaren och mottagaren sina idéer genom muntliga ord, antingen i ansikte mot ansikte eller via någon mekanisk eller elektrisk apparat som telefon, telekonferens etc. När det är ansikte mot ansikte kan den person som kommunicerar ställa frågor eller förklaringar eller ibland när kommunikationen inte förstås ordentligt, kan han klargöra betydelsen.

Muntlig kommunikation är i allmänhet möjlig där det kan vara antingen en direktkontakt eller ett meddelande som ska förmedlas inte av permanent natur. Möten och konferenser, föreläsningar och intervjuer är andra medier för sådan kommunikation.

Muntlig kommunikation har vissa fördelar kommunikation som kan räknas som följer:

(i) Muntlig kommunikation har en distinkt fördel att vara snabb och snabb. Det ger möjlighet att både sändaren och mottagaren av meddelandet svarar direkt.

(ii) Muntlig kommunikation möjliggör nära kontakt och därmed främjar ömsesidig utbyte av idéer, fakta, förståelse och samarbete.

(iii) Oral kommunikation genom direktkontakt utesluter utan tvekan hos underordnade personer en känsla av självbetydelse som i sin tur verkar som en motiverande faktor.

(iv) Muntlig kommunikation möjliggör dessutom att överlägsen gör en snabb bedömning av underordnad handling och reaktion på eventuellt överfört meddelande. Detta hjälper uppenbarligen överlägsen att minimera och avvärja konflikter, omplanera planer och program i enlighet med behovet av tid och omständigheter.

(v) Kommunikatörens personlighet bärs i kommunikationsprocessen. Detta har en bra effekt på underordnade och de förstår kommunikationen ordentligt.

(vi) Det kan medföra en vänlig och kooperativ laganda.

Men följande är nackdelarna med den muntliga kommunikationen:

(i) Det finns en möjlighet att de talade orden kanske inte tydligt hörs eller förstås.

(ii) Det är inte bra för långvarig kommunikation.

(iii) Det kräver konsten att uttrycka exakt och lämpligt och lyssna på andra på ett noggrant sätt.

(iv) Det är otillräckligt där specifika resultat av policy och regler behövs.

(v) De oerfarna underordnarna följer inte ansiktsuttryck och tonen i chefens röst.

2. Skriftligt meddelande:

När kommunikationen reduceras till svartvitt (skrivande) kallas den skriftlig kommunikation. Detta inkluderar skriftliga ord, diagram, diagram, bilder, etc. Skriftlig kommunikation används i stor utsträckning i organisationer.

Ibland blir denna form av kommunikation oumbärlig som i fråga om regler, order, scheman eller policyärenden etc. Circulärerna, tidskrifterna, noterna och handböckerna är några vanliga former för skriftlig kommunikation.

Det kan hävdas från allmänna observationer att både muntlig och skriftlig kommunikation i alla typer av organisationer är i praktiken. Vilken form ska användas och tillämpas? Mycket beror på meddelandet, dess betydelse för mottagaren och implikationen för funktionella aspekter av organisationen.

Följande lista presenterar några vanligt använda kommunikationsformer i olika instruktioner: