Institutionalisation: Betydelse, Behov och Typer

Läs den här artikeln för att lära dig mer om Departmentalisation. Efter att ha läst denna artikel kommer du att lära dig om: 1. Betydelse av avdelningen 2. Behov och betydelse av avdelningen 3. Typer 4. Faktorer som ska beaktas.

Betydelse av avdelningen:

"Avdelningen" eller "Avdelningen" är processen att gruppera verksamheten i ett företag i flera enheter för administration på alla nivåer.

De administrativa enheter som skapats så kan betecknas som avdelningar, divisioner, enheter, filialer, sektioner etc.

Organisationsprocessen består av att dela och gruppera arbeten som ska genomföras i ett företag och tilldela olika uppgifter till olika personer.

Att dela upp arbetet innebär naturligtvis identifiering av individuella aktiviteter som måste genomföras för att uppnå de organisatoriska målen. Men när de olika aktiviteterna har identifierats är det nödvändigt att gruppera dem på en viss logisk grund så att ett lag kan organiseras.

Avdelningen kan ge en nödvändig grad av specialisering av verkställande verksamhet för effektiv prestanda. Det kan förenkla ledningens uppgifter inom en användbar spänn. Det ger också en grund för vilka cheferna kan samordna och styra verksamheten i avdelningsenheterna.

Behov och betydelse för avdelningen:

Det grundläggande behovet av avdelningen är att göra storleken på varje avdelningsenhet hanterbar och säkra fördelarna med specialisering. Gruppering av aktiviteter och därmed av personal till avdelningar gör det möjligt att utöka ett företag till viss del.

Avdelningen är nödvändig på grund av följande skäl:

1. Fördelar med specialisering:

Institutionering gör det möjligt för ett företag att utnyttja fördelarna med specialisering. När varje avdelning ser efter en huvudfunktion utvecklas företaget och effektiviteten i verksamheten ökar.

2. Autonomi:

Normalt skapas avdelningar i företaget med viss grad av självständighet och frihet. Chefen för en avdelning kan fatta självständiga beslut inom organisationens övergripande ram. Känslan av autonomi ger jobbnöjdhet och motivation som leder till ökad effektivitet i verksamheten.

3. Expansion:

En chef kan övervaka och styra endast några underordnade. Gruppering av aktiviteter och personal till avdelningen gör det möjligt för företaget att expandera och växa.

4. Ansvarets ansvar:

Avdelningen gör det möjligt för varje person att känna till den specifika roll han ska spela i den totala organisationen. Ansvaret för resultat kan definieras tydligare, exakt och exakt, och en individ kan hållas ansvarig för utförandet av sitt ansvar.

5. Upliftment of Managerial Skill:

Institutionering hjälper till att utveckla ledarskapsförmåga. Utveckling är möjlig på grund av två faktorer. För det första fokuserar cheferna uppmärksamhet på vissa specifika problem som ger dem effektiv utbildning på jobbet. För det andra kan ledarskapsbehovet för vidareutbildning lätt identifieras eftersom chefernas roll är föreskriven och träning kan ge dem möjlighet att arbeta bättre inom deras specialiseringsområde.

6. Anläggning i bedömning:

Bedömning av chefsprestanda blir lättare när särskilda uppgifter tilldelas avdelningspersonal. Ledningsprestanda kan mätas när verksamhetsområdena specificeras och prestationsstandarderna är fasta. Avdelningen ger hjälp på båda dessa områden.

När en bredare funktion är indelad i små segment och ett visst segment tilldelas varje chef, är det område som ska bedömas tydligt känt. och de faktorer som påverkar prestanda kan påpekas lättare. På samma sätt kan standarderna för prestanda lösas enkelt eftersom de faktorer som påverkar arbetsprestandan kan vara tydliga. Prestationsbedömningen blir sålunda effektivare.

7. Administrativ kontroll:

Avdelningen är ett sätt att dela den stora och komplexa organisationen i små administrativa enheter. Gruppering av aktiviteter och personal till hanterbara enheter underlättar administrativ kontroll. Prestandanivåerna för varje avdelning kan bestämmas exakt.

Typ av avdelningar:

Det finns flera baser av avdelningen. De mer vanliga baserna är funktion, produkt, territorium, process, kund, tid etc.

Dessa förklaras nedan:

(A) Institutionering efter funktioner:

Företaget kan delas upp i avdelningar på grundval av funktioner som produktion, inköp, försäljning, finansiering, personal etc. Detta är den mest populära basen för avdelningen. Om det behövs kan en huvudfunktion delas in i delfunktioner. Till exempel kan aktiviteterna i produktionsavdelningen klassificeras i kvalitetskontroll, bearbetning av material samt reparationer och underhåll.

Organisationsdiagrammet baserat på funktionell avdelning visas i figur 4.10:

fördelar:

Fördelarna med funktionell avdelning innefattar följande:

(a) Det är den mest logiska och naturliga avdelningsformen.

(b) Det säkerställer utförandet av all verksamhet som är nödvändig för att uppnå de organisatoriska målen.

(c) Det ger yrkesspecialisering som möjliggör ett optimalt utnyttjande av mankraft.

d) Det underlättar delegering av myndighet.

(e) Det gör det möjligt för cheferna att utöva effektiv kontroll över ett begränsat antal funktioner.

(f) Det eliminerar dubbelarbete.

(g) Det förenklar träningen eftersom cheferna endast ska vara experter inom ett smalt kompetensområde.

nackdelar:

Det finns några problem i samband med funktionell avdelning. Dessa nämns nedan:

(a) Det kan finnas konflikter mellan avdelningarna.

b) Räckvidden för förvaltningsutveckling är begränsad. Funktionella chefer får inte utbildning för ledande befattningar. Ansvaret för resultat kan inte fastställas på något funktionellt huvud.

(c) Det är för mycket betoning på specialisering.

d) Det kan vara svårt att samordna verksamheten i olika avdelningar.

e) Det kan vara flexibilitet och komplexitet i verksamheten.

(B) Avdelning av produkter:

I produktavdelningen är varje huvudprodukt organiserad som en separat avdelning. Varje avdelning ser efter produktion, försäljning och finansiering av en produkt. Produktavdelningen är användbar när varje produkts expansion, diversifiering, tillverkning och marknadsföring är huvudsakligen signifikant.

Det används i allmänhet när produktionslinjen är komplex och mångsidig som kräver specialkunskaper och det krävs stor kapital för anläggningar, utrustning och andra anläggningar som inom bilindustrin och elektronikindustrin.

Faktum är att många stora företag diversifierar sig inom olika områden och de föredrar produktavdelningen. Till exempel kan ett stort företag med en diversifierad produktlinje ha tre produktavdelningar, en vardera för plast, kemikalier och metaller. Varje division kan delas upp i produktion, försäljning, finansiering och personalverksamhet.

fördelar:

Produktavdelningen ger flera fördelar som kan anges som följer:

(a) Produktavdelningen fokuserar individuell uppmärksamhet åt varje produktlinje som underlättar utvidgningen och diversifieringen av produkterna.

b) Det säkerställer full användning av specialiserade produktionsanläggningar. Personlig skicklighet och specialkunskap hos produktionsledarna kan utnyttjas fullt ut.

(c) Produktionscheferna kan hållas ansvariga för lönsamheten för varje produkt. Varje produktdelning är semi-autonom och innehåller olika funktioner. Så produktdepartementet erbjuder en utmärkt träningsanläggning för cheferna.

(d) Resultatet av varje produktavdelning och dess bidrag till de totala resultaten kan lätt utvärderas.

e) Det är mer flexibelt och anpassningsbart till förändring.

nackdelar:

Produktavdelningen presenterar några problem på följande sätt:

(a) Det skapar problemet med effektiv kontroll över produktdivisionerna av toppledarna.

(b) Varje produktionschef hävdar sin autonomi med hänsyn till organisationens intressen.

c) Fördelarna med centralisering av vissa aktiviteter som finansiering och redovisning är inte tillgängliga.

d) Det finns dubbla fysiska faciliteter och funktioner. Varje produktdivision upprätthåller sin egen specialiserad personal på grund av vilka driftskostnader som kan vara höga.

e) Det kan vara underutnyttjande av växtkapacitet när efterfrågan på en viss produkt inte är tillräcklig.

(C) Avdelning enligt territorium:

Territoriell eller geografisk avdelning är speciellt användbar för storskaliga företag vars verksamhet är utspridda. Banker, försäkringsbolag, transportföretag, distributionsbyråer mm är några exempel på sådana företag där alla verksamheter inom ett visst verksamhetsområde är grupperade i zoner, grenar, divisioner etc.

Det är uppenbarligen inte möjligt för en funktionell chef att effektivt hantera sådana spridda aktiviteter. Det gör det nödvändigt att utse regionala chefer för olika regioner.

Organisationsschemat för den territoriella avdelningen kan ta följande formulär:

fördelar:

Territorial avdelning erbjuder vissa anläggningar i drift. Dessa påpekas nedan:

(a) Varje regional chef kan specialisera sig i områdets särdragsproblem.

(b) Det underlättar expansion av verksamheten till olika regioner.

c) Det hjälper till att uppnå fördelarna med lokala verksamheter. De lokala cheferna är mer bekanta med de lokala tullarna, preferenser, stilar, mode mm Företaget kan få intim kunskap om förhållandena på de lokala marknaderna.

(d) Det leder till besparingar i frakt, hyror och arbetskraftskostnader. Det sparar också tid.

e) Det finns bättre samordning av verksamheten i en ort genom att regionala divisioner upprättas.

f) Det ger adekvat autonomi till varje regionchef och möjlighet att träna honom när han ser efter en enhets hela drift.

nackdelar:

Territorial avdelning har följande problem:

(a) Det finns kommunikationsproblemet.

(b) Det kräver fler chefer med generell ledningsförmåga. Sådana chefer är kanske inte alltid tillgängliga.

c) Det kan finnas konflikter mellan de regionala cheferna.

d) Samordning och kontroll av olika grenar från huvudkontoret blir mindre effektiva.

e) På grund av dubbla fysiska anläggningar är driftskostnaderna vanligtvis höga.

f) Det finns multiplicering av personal, bokföring och andra tjänster på regional nivå.

(D) Avdelning av kunder:

I en sådan avdelningsmetod grupperas verksamheten efter typ av kunder. Till exempel kan en stor tygaffär delas in i grossist-, detaljhandel- och exportavdelningarna. Denna typ av avdelning är användbar för de företag som säljer en produkt eller tjänst till ett antal tydligt definierade kundgrupper. Till exempel kan en stor konfektionerad plaggaffär ha en separat avdelning för män, kvinnor och barn. En bank kan ha separata låneavdelningar för stora och småskaliga affärsmän.

Organisationsschemat för kundorienterad avdelning kan visas som följer:

fördelar:

De viktiga fördelarna med kundavdelningen är följande:

(a) Särskild uppmärksamhet kan ägnas åt varje typ av kunds särskilda smaker och preferenser.

(b) Olika typer av kunder kan vara nöjda, enkelt genom specialiserad personal. Kundernas tillfredsställelse ökar goodwill och försäljning av företaget.

(c) Fördelarna med specialisering kan erhållas.

d) Företaget får förvärva intim kunskap om behoven hos varje kundkategori.

nackdelar:

Denna avdelningsmetod kan ha vissa nackdelar, speciellt när den följs väldigt rigid. Dessa är följande:

(a) Samordning mellan försäljning och andra funktioner blir svår eftersom den här metoden endast kan följas i marknadsavdelningen.

b) Det kan vara underutnyttjande av anläggningar och arbetskraft i vissa avdelningar, särskilt under låg efterfrågan.

c) Det kan leda till dubbelarbete och tunga kostnader,

(d) Cheferna för kundavdelningar kan sätta press på speciella fördelar och faciliteter.

(E) Institutionering enligt process eller utrustning:

I sådan typ eller avdelning grupperas verksamheten utifrån produktionsprocesser eller utrustning som används. Detta används generellt i tillverknings- och distributionsföretag och på lägre nivåer av organisation. Till exempel kan en textilfabrik organiseras i ginning, spinning, vävning, färgning och efterbehandling avdelningar. På samma sätt kan en tryckpress ha komponerande, korrekturläsning, tryckning och bindande avdelningar. Sådan avdelning kan också vara anställd inom ingenjörs- och oljeindustrin.

Organisationsschemat för avdelningen enligt process eller utrustning i tillverkningsavdelningen i en textilindustri har visats i figur 4.14:

fördelar:

Huvudsyftet med en sådan avdelning är att uppnå effektivitet och ekonomi i verksamheten. Processerna är inställda på ett sådant sätt att en serie operationer är möjlig att göra verksamheten ekonomisk. Effektivitet kan uppnås om avdelningar skapas för varje process, eftersom var och en har sina särdrag.

Det ger fördelarna med specialisering som krävs på varje nivå av de totala processerna. Underhållet av växten kan ske på ett bättre sätt och arbetskraften kan utnyttjas effektivt.

nackdelar:

I sådan avdelning kan det vara svårt att samordna de olika processavdelningarna, eftersom arbetet i varje process beror helt på föregående process. Så det finns risk för konflikter bland cheferna som ser efter de olika processerna. Det kan inte användas där tillverkningsaktivitet inte involverar olika processer.

(F) Institutionering efter tid och nummer:

Under denna avdelningsmetod grupperas verksamheten utifrån tidpunkten för deras prestation. Till exempel kan en fabrik som arbetar 24 timmar ha tre avdelningar för tre skift-en för morgonen, den andra för dagen och den tredje för natten.

När det gäller avdelningen med siffror grupperas verksamheten utifrån deras resultat av ett visst antal personer. Till exempel i soldaten grupperas soldaterna i trupper, företag, bataljoner, regementer och brigader på grundval av det antal som föreskrivs för varje enhet.

Sådan typ av avdelningen är användbar där arbetet är repetitivt, arbetskraft är en viktig faktor, gruppinsatserna är större än enskilda ansträngningar och gruppprestanda kan mätas. Den används på lägsta nivå av organisation.

Faktorer som ska beaktas vid avdelningen:

En lämplig avdelningsgrund är en som underlättar effektiviteten av organisationsfunktionerna effektivt och effektivt så att organisationens mål uppnås. Eftersom varje grund är lämplig för en viss typ av organisation, antas ofta en kombination av olika grunder.

Fastställandet av avdelningens lämplighet bör därför övervägas mot bakgrund av olika principer eller faktorer som påverkar organisationens funktion.

Dessa faktorer eller principer beskrivs nedan:

1. Specialisering:

En organisations verksamhet ska grupperas på ett sådant sätt att det leder till specialisering av arbetet. Specialisering bidrar till att förbättra effektiviteten och säkerställa driftens ekonomi. Det gör att personalen kan bli experter.

2. Samordning:

Helt olika aktiviteter kan grupperas tillsammans under en verkställande, eftersom de behöver samordnas. Avdelningen bör därför se till att de olika aktiviteterna sätts samman i en avdelning.

3. Kontroll:

Avdelningen bör vara sådan att den underlättar mätning av prestanda och antagande av korrigerande åtgärder i rätt tid. Det ska göra det möjligt för cheferna att hålla de anställda ansvariga för resultaten. Effektiv kontroll bidrar till att uppnå organisatoriska mål ekonomiskt och effektivt.

4. Rätt uppmärksamhet:

Alla aktiviteter som bidrar till uppnåendet av underordnade resultat bör ges tillräcklig uppmärksamhet. Detta kommer att se till att alla nödvändiga aktiviteter utförs och det finns ingen onödig dubbelarbete. Viktiga områden bör ges särskild uppmärksamhet.

5. Ekonomi:

Skapande av avdelningar innebär extra kostnad för extra utrymme, utrustning och personal. Så mönstret och antalet avdelningar bör så beslutas att maximal ekonomi uppnås vid utnyttjandet av fysiska anläggningar och personal.

6. Lokalt skick:

Under bildande av avdelningar bör tillräcklig uppmärksamhet ges mot de lokala förhållandena. Detta är viktigare för organisationen som arbetar inom olika geografiska områden. Avdelningen bör anpassas enligt tillgängliga resurser. Det bör syfta till fullt utnyttjande av resurser.

7. Mänskliga överväganden:

Avdelningen bör också överväga den mänskliga aspekten i organisationen. Således ska avdelningarna skapas med utgångspunkt i personalens tillgänglighet, deras attityd, ambitioner och värdesystem, informella arbetsgrupper, kulturmönster etc. Med hänsyn till de mänskliga faktorerna kommer avdelningen att bli effektivare och effektivare.