Delegation: Definition, egenskaper, element och typer

Här redogör vi för betydelsen och definitionen av delegationen, dess egenskaper, element och typer.

Delegationen är en administrativ process för att få saker gjorda av andra genom att ge dem ansvar. Alla viktiga beslut fattas på högsta nivå av styrelsen. Verkställandet anförtrotts till verkställande direktören. Verkställande direktören tilldelar arbetet till avdelningschefer som i delegationen delegerar befogenheten till sina underordnade. Varje överordnade delegerar befogenheten att underordna för att få ett visst arbete. Processen går till den nivå där verkligt arbete utförs. Den som är ansvarig för ett visst arbete får den nödvändiga myndigheten för att få det gjort.

Det finns en gräns upp till vilken en person kan övervaka underordnade. När antalet underordnade ökar utöver det måste han delegera sina befogenheter till andra som utövar tillsyn för honom. En chef bedöms inte av det arbete han faktiskt utför på egen hand, men det arbete han får gjort genom andra. Han tilldelar uppdrag och auktoritet till sina underordnade och säkerställer uppnåendet av önskade organisationsmål.

Definitioner:

Allen:

Tilldelningen av en del eller ansvar och myndighet till en annan och skapandet av ansvar för prestation. "

OS Hiner:

"Delegationen sker när en person ger en annan rätt att utföra arbete för hans räkning och i hans namn, och den andra personen accepterar en motsvarande skyldighet eller skyldighet att göra vad som krävs av honom."

Douglas C. Basil:

"Delegationen hänvisar till en chefs förmåga att dela sin börda med andra. Det består av beviljande myndighet eller rätten till beslutsfattande inom vissa definierade områden och avgiftsuppdragsansvariga med ansvar för att genomföra en tilldelad uppgift. "

Delegations egenskaper:

Höjning är uppdrag av auktoritet att underordna i ett definierat område och göra dem ansvariga för resultaten.

Delegationen har följande egenskaper:

1. Delegationen sker när en chef ger några av sina befogenheter till underordnade.

2. Delegationen sker endast när den person som delegerar myndigheten själv har den myndigheten, dvs en chef måste ha vad han vill delegera.

3. Endast en del av myndigheten delegeras till underordnade.

4. En chef delegerande myndighet kan minska, förbättra eller ta tillbaka det. Han utövar full kontroll över underordnarnas aktiviteter, även efter delegationen.

5. Det är bara den myndighet som delegeras och inte ansvaret. En chef kan inte överge ansvaret genom att delegera myndighet till underordnade.

Delegationsdelar:

Delegationen innebär följande tre delar:

1. Ansvarets ansvar:

Det första steget i delegationen är tilldelningen av arbete eller skyldighet till underordnad dvs. delegering av auktoritet. Överlägsen frågar hans underordnade att utföra en viss uppgift under en viss tid. Det är beskrivningen av den roll som tilldelas underordnade. Uppgifter om funktioner eller uppgifter som ska utföras utgör grunden för delegationsprocessen.

2. Beviljande av myndighet:

Beviljande av auktoritet är det andra elementet i delegationen. Delegationen ger myndighet till underordnade, så att den tilldelade uppgiften uppnås. Delegationen av ansvar med auktoritet är meningslöst. Underordnade kan bara utföra arbetet när han har den myndighet som krävs för att slutföra den uppgiften.

Myndigheten är härledd från ansvaret. Det är makten, att beställa eller leda, delegerad från överlägsen, för att göra det möjligt för underordnade att utföra sitt ansvar. Överlägsen kan överföra den för att göra det möjligt för underordnade att fullgöra sitt tilldelade arbete korrekt. Det borde finnas en balans mellan myndighet och ansvar. Överste bör delegera tillräcklig auktoritet för att utföra det tilldelade arbetet.

3. Skapande av ansvarsskyldighet:

Ansvar är en underordnad skyldighet att utföra de uppgifter som tilldelats honom. Delegationen skapar en skyldighet för underordnade att utföra den uppgift som den överordnade har tilldelat honom. När ett arbete är tilldelat och myndigheten delegeras är ansvaret biproduktet av denna process.

Myndigheten överförs så att ett visst arbete utförs som önskat. Det innebär att delegatören måste se till att det tilldelade arbetet fullbordas. Myndigheten strömmar nedåt, medan ansvarsskyldigheten strömmar uppåt. Det nedåtgående flödet av auktoritet och uppåtgående ansvarsflöde måste ha paritet vid varje ledningshierarki. Den underordnade ska göras ansvarig för endast en överordnad. Enkel ansvarlighet förbättrar arbete och disciplin.

Typ av delegation:

Delegationen kan vara av följande typer:

Allmän eller särskild delegation:

När auktoritet ges för att utföra generaldirektiva funktioner som planering, organisering, styrning etc. utför de underordnade cheferna dessa funktioner och njuta av den myndighet som krävs för att utföra dessa ansvarsområden. Verkställande direktören utövar övergripande kontroll och leder underordnade från tid till annan.

Den särskilda delegationen kan relatera till en viss funktion eller en tilldelad uppgift. Den myndighet som delegeras till produktionschefen för att utföra denna funktion kommer att vara en särskild delegation. Olika avdelningschefer får särskild befogenhet att genomföra sina avdelningar.

Formell eller informell delegation:

Formell delegering av myndighet är den del av organisationsstrukturen. När en uppgift är tilldelad en person, ges också den nödvändiga myndigheten till honom. Denna typ av delegation är en del av organisationens normala funktion. Varje person ges automatiskt myndighet enligt sina uppgifter. När produktionschefen får befogenhet att öka produktionen är det en formell delegering av auktoritet. Informell delegation uppstår inte på grund av ställning men enligt omständigheter. En person får utföra en särskild uppgift inte för att han har tilldelats den, men det är nödvändigt att göra sitt normala arbete.

Lateral delegation:

När en person är delegerad en myndighet för att utföra en uppgift, kan han behöva hjälp av ett antal personer. Det kan ta tid att formellt få hjälp från dessa personer. Han får indirekt kontakta personerna för att få hjälp för att få arbetet genom att korta den formella delegationens korta tid. När myndigheten delegeras informellt kallas den laterala delegationen.

Reserverad myndighet och delegerad myndighet:

En delegat kanske inte vill delegera varje myndighet till underordnade. Den myndighet som han håller med honom kallas reserverad myndighet och den myndighet som tilldelas underordnade är delegerad myndighet.

Förutsättningar för delegation:

Varje överordnad försöker behålla så mycket myndighet som möjligt. Arbetsbelastningen eller omständigheterna kan tvinga delegationen nedåt. Om auktoriteten inte villigt delegeras kommer det inte att ge önskade resultat. Det är viktigt att lämplig myndighet ska gå nedåt så att arbetet genomförs smidigt och effektivt. Delegationsprocessen kommer att vara fullständig endast om följande förutsättningar är uppfyllda.

Villighet att delegera:

Den första förutsättningen för delegering är den överlägsna villighet att dela med sin myndighet. Om inte den överordnade är psykologiskt beredd att lämna sin auktoritet, kommer delegationen inte att vara effektiv. Om en överordnad är tvungen att delegera auktoritet nedåt utan sin söta vilja, kommer han att försöka utforma metoder för att störa underordnadens arbete. Han får över skugga den underordnade i sådan utsträckning att varje beslut genomförs med godkännande av chefen eller prestationen kan passera genom honom med sin noga granskning. Det blir bättre att inte delegera auktoritet om inte överordnade är mentalt beredda att göra det.

Klima av tillit och självförtroende:

Det borde finnas ett klimat av förtroende och förtroende bland överordnade och underordnade. Underordnade bör ges tillräckligt med möjligheter eller verkliga arbetssituationer där de använder sin talang och erfarenhet. Om de gör några misstag ska överordnade leda och korrigera dem. Överordnade borde lita på sina underordnade och borde inte ta dem som sina konkurrenter. Klimatet av förtroende och förtroende hjälper de underordnade att lära och växa och detta kommer att hjälpa delegationsprocessen.

Tro i underordnade:

Ibland delegerar inte cheferna myndigheten med rädslan att underordnade inte kan hantera jobbet självständigt. De är inte övertygade om underordnade egenskaper och vill inte ta risker. Överlägsen kan vara över medveten om sin skicklighet och kompetens med det resultat att han är tveksam till att delegera myndighet. Överordnade bör undvika denna typ av tänkande och attityd. De borde ha förtroende för sina underordnade och borde hellre hjälpa dem att lära sig jobbet ordentligt. Efter alla överordnade lärde sig också många saker från sina överordnade och nuvarande underordnade är också att ta upp högre ansvar. Klostrets klimat kommer att hjälpa underordnade att lära sig sakerna snabbare och ta upp mer ansvar.

Rädsla för handledare:

Det finns ofta en rädsla bland överordnade som deras underordnade får inte överta dem, när de ges högre ansvar. Detta är ett fall av inferioritetskomplex. Överordna kan ge många logiker för delegeringsmyndighet, men denna rädsla är en av de viktiga orsakerna. Överordnade bör undvika denna typ av tänkande och ha en positiv attityd gentemot underordnade.

Underordnade bör uppmuntras att ta upp mer ansvar och de kommer att ha mer respekt för överordnade och deras förmåga har tillit till sina underordnade och borde hellre hjälpa dem att lära sig jobbet korrekt. Efter alla överordnade lärde sig också många saker från sina överordnade och nuvarande underordnade är också att ta upp högre ansvar. Klostrets klimat kommer att hjälpa underordnade att lära sig sakerna snabbare och ta upp mer ansvar.