Affärskommunikationskanaler: Formella och informella kanaler

Olika kommunikationskanaler är: 1. Formell kommunikationskanal 2. Informell kommunikationskanal / Grapevine!

Kommunikation kan också klassificeras enligt graden av ceremoni eller formalitet den har.

Således kan vi dela upp kommunikationen i två stora kategorier:

1. Formell kommunikationskanal:

En formell kommunikationskanal är det kommunikationsmedel som normalt styrs av personer i myndighetspositioner i en organisation. Därför har det också kallats organisationens huvudlinje av operativ kommunikation.

Alla rapporter, register och andra former som levererar arbetsinformation till olika delar av en organisation ingår i den formella kommunikationskanalen. Dessa kommunikationskanaler fungerar inte automatiskt. En bra företagsorganisation kommer att se till att dessa är noggrant planerade och utformade för sina behov.

fördelar:

(i) Effektiv:

Formella kanaler anses vara mer effektiva av kommunikationskanaler. Med organisationer som ständigt växer i storlek, hjälper formella kanaler att överbrygga klyftan i kommunikationsprocessen. Det är ett lättillgängligt sätt att nå igenom till varje hörn av en organisation, vilket annars skulle vara svårt.

(ii) Förhindra bogging

I formella kanaler är reglerna vällagda. En arbetare kommunicerar till exempel med handledaren, handledaren med chefen och så vidare. Således blir endast nödvändig information filtrerad och skickad till toppen. Det förhindrar att toppnivån hanteras av de irrelevanta nitty-gritty (praktiska detaljerna) av informationen och lämnar den fri för större beslut och övergripande ledning.

iii) bättre övervakning

En organisation kan utforma formella kanaler för att passa dess specifika behov. Detta kan hjälpa till att övervaka organisatoriska aktiviteter. Det kan säkerställa att problem löses utan för mycket fördröjning.

iv) god atmosfär

Goda formella kommunikationskanaler speglar professionalism. De hjälper till att konsolidera organisationen. De håller också den ledande personalen i kontroll.

nackdelar:

(i) Frigör fritt flöde av information:

Formella kanaler avskräcker ett fritt flöde av information. Formalitet kräver att informationsflödet endast tar en specifik väg. Detta hämmar det naturliga flödet av information.

(ii) Tidskrävande:

Formella kommunikationskanaler leder ofta till förseningar. Informationen får inte direkt nå den person för vilken den menas. Det kommer ofta att behöva ta en cirkulär formell väg där de mellanliggande länkarna kan vara meningslösa. Som ett resultat kan formella kommunikationskanaler bli tidskrävande.

(iii) Påverkar beslutsfattandet:

Filtrering och övervakning av information på lägre nivåer är ett dubbelkantigt svärd. Medan det har sina fördelar, kan det också hindra vital information från att nå toppledningen. Detta kan förändra perspektivet när man fattar beslut.

2. Informal kommunikationskanal / grapevine:

Den informella kommunikationskanalen är ofta avskräckt eller såg ned i en "organisation" och är inte officiellt sanktionerad. Det kallas populärt för druvvin. Detta beror på att det går i alla riktningar oavsett formell struktur.

Ursprunget till termen vinrankor kan spåras till det sätt som den botaniska vinstocken växte över telegrafkablar, vilket gör telegrafiska meddelanden i oavsiktliga riktningar. I affärslivet beror vinranken sin existens på människans gossipiga natur.

Människor tenderar att tala löst eller lätt med sina medarbetare var de än är. Ibland känner de behovet av att bli befriad från nödvändigheten att hålla sig till logik eller sanning.

Som människor går om sitt arbete har de en avslappnad konversation med sina vänner på kontoret. Dessa konversationer behandlar både personliga och affärsmässiga frågor. Detta resulterar i genereringen av en ryktmjöl, som är en vinrank.

Grapevine är indelad i fyra kategorier:

Enkelsträng : Var och en berättar för en annan.

Grupp- eller skvallerkedja: En berättar för alla personer i hans / hennes grupp.

Sannolikhetskedja: Varje slumpmässig berättar ett antal personer.

Klusterkedja: Vissa berättade valda andra.

Grapevine uppfyller medlemmarnas sociala behov, leder till mer avslappnade mänskliga relationer (delvis genom frisläppandet av fantasi), tjänar till att fylla de möjliga luckorna i den formella kommunikationen och länkar även de människor som inte faller i den officiella kommandokedjan.

Andra egenskaper hos vinrankor är:

(i) Det är mer folkorienterat än problemorienterat.

(ii) Kan inte vara helt autentisk och pålitlig.

(iii) Grapevineöverföringen strömmar i alla riktningar i en organisation.

(iv) Grapevine information färdas väldigt snabbt.

(v) Dess ansvar kan inte lösas.

Faktorer som leder till vinrankor:

En ryktemjöl blir aktiv när följande faktorer finns i en organisation:

(i) Brist på känsla av riktning, särskilt i krisetider. Ju mer osäkerheten desto större är rykten.

(ii) Ledningens befogade grupper av anställda. Detta förorsakar osäkerhet bland andra anställda som leder till rykten.

iii) Bristande självförtroende bland anställda leder till bildandet av grupper. Dessa grupper kör ofta ryktemöller.

fördelar:

(i) Hastighet:

Hastighet är den mest anmärkningsvärda egenskapen hos denna kommunikationskanal. Det är möjligt att sända informationen anmärkningsvärt snabbt eftersom det inte finns några formella hinder och ingen stopp. En ryktet kan alltså sprida sig som ett brand.

(ii) Feedback:

Återkopplingen via denna kanal är mycket snabbare än en formell kommunikationskanal. Kanalen är som en organisations puls. Reaktionen på beslut, policyer, direktiv och riktningar når ofta chefer snabbare genom denna kanal än genom den formella.

(iii) Parallell funktion:

Den informella kanalen har ingen officiell sanktion, men är en oundviklig parallell med den formella kanalen. Det fungerar som en extra kommunikationskanal i en organisation. Goda chefer har varit kända att använda den informella kanalen till deras fördel för att överföra information som annars är olämplig för formella kanaler.

(iv) Stödsystem:

En vinrank är ett informellt stödsystem som utvecklats av anställda inom en organisation. Det ger dem närmare och ger dem stor tillfredsställelse.

nackdelar:

(i) Mindre trovärdig:

En vinrank är mindre trovärdig än en formell kommunikationskanal. Det kan inte tas på allvar, eftersom det bara handlar om muntliga ord. Det är därför troligt att motsägas.

(ii) Selektiv information:

Informella kanaler misslyckas vanligen att bära hela informationen. Som ett resultat får mottagaren inte kärnan i hela meddelandet. Mischief mongers eller intresserade intressen kan använda kanalen för att överföra selektiv information.

(iii) skapar problem:

En vinrankan kan skapa problem i en organisation eftersom det inte finns någon kontroll över informationen som skickats, mottagen, dess skildring och uppfattningar. Information blir förvrängd. En vinrankan kan vara synonymt med spridningen av falska eller vilda historier.

(iv) Läckage:

Information kan läckas vid fel tidpunkt. Termen "öppen hemlighet" i en organisation kan ofta hänföras till sådana läckor.

Effektiv användning av informella kommunikationskanaler:

(i) De högre myndigheterna bör se till att medarbetarna är välinformerade om organisationens arbete. Detta kommer att minska tendensen för snedvridning.

(ii) Aktiviteter som uppdaterar kunskap bör vara frekventa. Detta kommer att förhindra generering av rykten.

iii) Högre myndigheter bör inte hämnas i favoritism.

(iv) En chef ska regelbundna möten med de anställda.

(v) Chefen bör göra ansträngningar för att identifiera populära anställda som kan fungera som ledare för andra anställda.

(vi) Så långt som möjligt ska medarbetarna vara inblandade i beslutsprocessen.

(vii) Chefer bör inte hämta löst tal.

(viii) En chef ska vara en bra lyssnare,

(ix) En chef ska försöka få regelbundna recensioner om sin arbetssätt.