9 Viktiga åtgärder för att övervinna kommunikationsbarriärerna

För att undanröja hinder i kommunikationsvägen är följande steg värda att överväga:

(1) Förklara ideer före kommunikation:

Den som skickar meddelandet bör vara mycket tydlig i sitt sinne om vad han vill säga. Han borde känna till sitt budskaps budskap och därför bör han ordna sina tankar i rätt ordning.

Image Courtesy: 2.bp.blogspot.com/-6LWrpXAM_DU/UIoQUtjFfHI/speaker.jpg

(2) Kommunicera enligt mottagarens behov:

Meddelandets avsändare ska förbereda meddelandets struktur inte enligt sin egen nivå eller förmåga, utan han bör tänka på mottagarens nivå, förståelse eller miljö.

(3) Rådfråga andra före kommunikation:

Vid tidpunkten för planeringen av kommunikationen bör förslag uppmanas från alla berörda personer. Dess främsta fördel kommer att vara att alla de som hörs vid tidpunkten för förberedelsen av kommunikationsplanen kommer att bidra till kommunikationssystemets framgång.

(4) Var medveten om språk, ton och innehåll i meddelandet:

Avsändaren ska ta hand om det faktum att meddelandet ska vara inramat i klart och vackert språk. Tonen i meddelandet ska inte skada mottagarens känslor. Så långt som möjligt ska innehållet i meddelandet vara kort och överdriven användning av tekniska ord bör undvikas.

(5) Förmedla saker av hjälp och värdet till lyssnaren:

Ämnet av meddelandet bör vara till hjälp för mottagaren. Mottagarens behov och intresse bör särskilt beaktas. Kommunikation är effektivare i en sådan situation.

(6) Se till att korrekt återkoppling:

Syftet med feedback är att ta reda på om mottagaren har förstått meningen med den mottagna informationen. I ansikt-mot-kommunikation kan reaktionen på mottagarens sida förstås.

Men i händelse av skriftlig kommunikation eller någon annan form av kommunikation bör en viss korrekt metod för återkoppling antas av avsändaren.

(7) Samstämmighet i meddelandet:

Informationen som skickas till mottagaren ska inte vara självmotsigande. Det ska vara i enlighet med organisationens mål, politik, program och teknik. När ett nytt meddelande måste skickas i stället för den gamla ska det alltid göra omnämnande av förändringen annars kan det skapa vissa tvivel.

(8) Uppföljning Kommunikation:

För att göra kommunikationen effektiv bör ledningen regelbundet försöka känna till svagheterna i kommunikationssystemet. I detta sammanhang kan man göra insikt om huruvida man lägger mer stress på den formella eller den informella kommunikationen skulle vara lämplig.

På samma sätt kan förslag inbjudas när det gäller kommunikationsmediet (muntligt, skriftligt och gestaltligt) för att veta vilket medium som skulle vara effektivare och lämpligare.

(9) Var en bra lyssnare:

Det är kärnan i kommunikationen att både avsändaren och mottagaren ska vara bra lyssnare. Båda ska lyssna på varandras synvinkel med uppmärksamhet, tålamod och positiv attityd. En avsändare kan få mycket relevant information genom att vara en bra lyssnare.