7 huvudsakliga steg involverade beslutsprocessen

Denna artikel lyfter fram de sju huvudstegen i beslutsprocessen i en organisation. Stegen är: 1. Att diagnostisera problemet 2. Att analysera problemet 3. Att söka efter alternativa lösningar 4. Att utvärdera alternativen 5. Att välja det bästa alternativet 6. Att göra beslutet effektivt 7. Att följa upp beslut.

1. För att diagnostisera problemet:

Det första steget i beslutsfattandet är att förstå det exakta problemet.

Precis som en sjukdom inte kan botas utan rätt diagnos, så är det inte heller möjligt att besluta om inte problemet är korrekt diagnostiserat eller känt.

Det sägs att en sjukdom är halvhärdad om den är korrekt diagnostiserad. På samma sätt, om problemet är korrekt förstått, blir lösningen enklare.

Till exempel, när ett företag står inför avtagande vinst, visar det symtom och inte sjukdomen.

Cheferna kan besluta att lösa problemet genom intensiv försäljning. Men om det verkliga problemet ligger någon annanstans, som kan behöva förändras eller produktlinjer, eller prisminskning och kvalitetsförbättring, kommer den intensifierade försäljningsinsatsen inte att ge det önskade resultatet.

Så korrekt bedömning av det verkliga problemet är viktigt för beslutsfattandet. Att diagnostisera det verkliga problemet innebär att man känner till klyftan mellan vad som är och vad som borde vara, identifiera orsakerna till klyftan och förstå problemet i förhållande till högre mål i organisationen.

2. Att analysera problemet:

Efter korrekt diagnos av problemet är nästa uppgift att analysera problemet. Det innebär att dela upp problemet i sina olika element baserat på insamling av fakta, data och relevant information. Till exempel, om det finns en minskande trend i försäljningen, bör den analysera sin omfattning i fråga om marknad, pris, produktlinje etc.

Så alla fakta och uppgifter om situationen måste samlas för att ta reda på de avslöjande omständigheterna som kan hjälpa beslutsfattaren att få insikt i problemet. Hela analysen av problemet bör baseras kring de begränsande eller kritiska faktorerna inom minimalt möjlig tid och ansträngningar.

3. Att söka efter alternativa lösningar:

Efter att ha fastställt och analyserat problemet finns det olika möjliga alternativ att finna för sin lösning. Ett problem kan lösas på flera sätt. Men alla vägar kan inte vara lika tillfredsställande. Vidare, om det bara finns ett sätt att lösa ett problem uppstår ingen fråga om beslutsfattande.

Det särskilda sättet är att accepteras. Därför måste beslutsfattaren försöka hitta de olika alternativen som finns tillgängliga för att få det mest tillfredsställande resultatet av ett beslut.

Man bör emellertid komma ihåg att det inte är möjligt att överväga alla alternativ, eftersom information om alla alternativ kanske inte är tillgänglig eller att några av alternativen inte kan betraktas som val på grund av beslutsfattarens uppenbara begränsning. Vid fastställande av alternativ bör begreppet begränsningsfaktor tillämpas.

En begränsande faktor är en som står i vägen för att uppnå ett önskat mål. Om dessa faktorer identifieras kommer cheferna att begränsa sin sökning efter alternativ till de som kommer att övervinna begränsningsfaktorerna. Till exempel, om ett företag har begränsning för att höja betydande finanser, kan den inte överväga de projekt som innebär hög investering.

4. Att utvärdera alternativen:

När de olika alternativen har identifierats kommer beslutsfattaren att utvärdera dem för att få reda på hur varje alternativ kan bidra till de mål som ska uppnås genom genomförandet av beslutet. Vid utvärdering av ett alternativ måste både materiella och immateriella faktorer beaktas.

Möjliga faktorer är de som kan kvantifieras eftersom de är ganska uppenbara som kostnaden per enhet, nödvändig investering, utmatning som ska tas emot etc. Sådana faktorer kan mätas enkelt. I motsats till dessa är immateriella faktorer mestadels kvalitativa och kan inte mätas i kvantitet.

Till exempel på en anläggningsplats måste olika icke-ekonomiska faktorer som psykologiska problem som uppstår på grund av förskjutning av personer från anläggningsplatsen, ekologisk balans etc. betraktas som inte kan kvantifieras.

5. För att välja det bästa alternativet:

Utvärderingen av olika alternativ ger en tydlig bild om hur var och en bidrar till målen i fråga. En jämförelse görs bland de sannolika resultaten av olika alternativ och den bästa är vald. Valet av beslutsfattandet är relaterat till att besluta om det mest acceptabla alternativet som ger det största antalet efterfrågade konsekvenser för att passa de organisatoriska målen.

En chef med god kunskap, lång erfarenhet och stor förmåga kan enkelt välja den bästa handlingen. När det finns någon förvirring kan vissa kriterier vara användbara för att ta fram den bästa lösningen.

Dessa kriterier är:

(i) Riskgrad mot de förväntade vinsterna

ii) Ansträngningsekonomi;

(iii) Timing, och

iv) Tillgänglighet av resurser.

6. Att göra beslutet effektivt:

När alternativet väljs väljs det till handling. Verkligen talar den faktiska beslutsprocessen med valet av det bästa alternativet genom vilket målen kan uppnås. Beslutsfattandet, som är en kontinuerlig och pågående process, måste emellertid säkerställa att målen har uppnåtts med det valda alternativet. Om inte detta är gjort kommer cheferna aldrig att veta vilket resultat deras val har bidragit till.

Beslutet, för att kunna genomföras, måste meddelas de berörda medarbetarna på ett tydligt och enkelt språk och deras godkännande av beslutet måste säkras. Alla beslut påverkar medarbetarna och deras arbete. Det är därför nödvändigt att säkra sitt villiga stöd och helhjärtat deltagande.

7. Att följa upp beslutet:

När beslutet tas i bruk, ger det vissa resultat. Om ett bra beslut fattas och genomförs korrekt ska resultaten motsvara målen. Resultatet av beslutet visar således huruvida beslutsfattandet och genomförandet är korrekt. Men alla beslut kan inte sägas vara perfekta och felfria.

Beslut fattar inte alltid fakta, vissa gissningar kan vara nödvändiga för detta ändamål. Dessutom finns det den mänskliga begränsningen i samband med varje beslutsprocess. För att skydda mot felaktiga, dåliga och olämpliga beslut är det önskvärt att införa ett uppföljningssystem i ljuset av återkoppling som erhållits från resultaten.

Detta ger omfattningen av att rätta till de felaktiga besluten och ändra liknande framtida beslut för att stämma överens med miljöförändringar. Det framgår av ovanstående diskussion att beslutsfattandet inte är en enkel affär. Dess formulering och effektivitet beror på ett antal faktorer som anges ovan.