4 Typer av riktning i formell kommunikation

Några av de viktigaste typerna av riktning i formell kommunikation är: 1. Nedåt 2. Uppåt 3. Horisontellt eller Lateral och 4. Diagonal eller Crosswise!

Formell kommunikation utformas av ledningen. Det är en officiell kommunikation som sker genom auktoritetslinjen eller kommandokedjan.

Det grundläggande syftet med utformningen av sådan kommunikation är att ansluta olika organisationssystem och koordinera deras funktion för att uppnå organisatoriska mål. Sådan kommunikation är officiell och del av en formell organisation som verkar genom formellt förhållande mellan överlägsen och underordnad.

1. Nedåtgående kommunikation:

Kommunikation i första hand strömmar nedåt. Det är därför traditionellt denna riktning har blivit uppmärksammad eller betonad. Det bygger på antagandet att de personer som arbetar på högre nivåer har befogenhet att kommunicera med de personer som arbetar på lägre nivåer. Denna kommunikationsriktning stärker organisationens auktoritära struktur. Detta kallas också Down Stream Communication.

Begränsningar av nedåtgående kommunikation:

(i) Förvrängning / utspädning:

Sällan blir kommunikationen med högsta nivå snedvridna eller utspädda på vägen till de lägre nivåerna. Ibland kan meddelanden gå vilse. Det måste säkerställas att mottagaren fullt ut förstår vad avser / instruktioner / anvisningar som kommer ovanifrån. Detta kräver ett effektivt feedbacksystem.

(ii) Fördröjning:

En annan nackdel med nedåtgående kommunikation är att det ofta blir tidskrävande. Ju fler nivåer desto större är risken för försening. Därför väljer cheferna att skicka sina massage direkt till den berörda personen.

(iii) filtrering:

Ibland kan chefer hålla bort värdefull information från de anställda. I en sådan situation blir anställda frustrerade, förvirrade och maktlösa. Detta kan skada arbetsgivarens / anställdes förhållande.

2. Uppåtgående kommunikation:

Funktionen av uppåtgående kommunikation är att skicka information, förslag, klagomål och klagomål från de lägre nivåarbetarna till cheferna ovan. Det är därför mer deltagande i naturen. Det var inte uppmuntran i det förflutna, men moderna chefer uppmuntrar uppåtgående kommunikation. Detta är ett direkt resultat av ökad demokratisering. Detta kallas också Up Stream Communication.

Begränsningar av uppåtgående kommunikation:

(i) Psykologiska:

Vissa problem, främst av psykologisk natur, kan komma upp i uppåtgående kommunikation.

(ii) Hierarkisk:

Många chefer tycker inte om att vara "berättade" av sina juniorer. De kan inte vara tålmodiga nog att lyssna på dem eller kan även undertrycka meddelandet som skickas till dem nedanifrån. I en sådan situation kan medarbetarna känna sig lätta.

Sätt att övervinna begränsningarna-ombudsmannen:

För att undvika sådana problem spelar en ombudsperson en viktig roll. Begreppet ombudsman eller ombudsperson användes första gången i Sverige för att gå in i klagomål på lägre nivå anställda mot statstjänstemän eller byråer.

Nu har ett antal företag i många länder etablerat positioner för personer att undersöka anställda, klagomål och klagomål. En ombudsman förmedlar därför effektivt arbetsgivare och anställda och förenklar uppåtgående kommunikation.

3. Lateral eller horisontell kommunikation:

Denna typ av kommunikation kan ses mellan olika personer som arbetar på samma nivå eller arbetar under samma verkställande. Funktionella chefer som arbetar på samma nivå, i olika avdelningar, genom sin kommunikation, presenterar ett bra exempel på sidokommunikation. Huvudanvändningen av denna dimension av kommunikation är att upprätthålla koordinerings- och granskningsverksamhet som tilldelas olika underordnade.

Anledningar för sidkommunikation uppstår under kommittémöten eller konferenser där samtliga medlemmar i gruppen, mestadels likartade eller jämlika, interagerar. Det bästa exemplet på sidkommunikation kan ses i samspelet mellan produktions- och marknadsavdelningar.

4. Diagonal eller tvärgående kommunikation:

Diagonal eller tvärgående kommunikation sker när personer som arbetar på samma nivå interagerar med dem som arbetar på en högre eller lägre nivå i organisationshierarkin och över gränserna för sina rapporteringsrelationer.

Fördelar med diagonal kommunikation:

1. Samordning:

Denna tvärgående kommunikation tjänar det viktiga syftet med samordning genom informella möten, formella konferenser, lunchmöten, allmänna meddelanden etc.

2. Praktiskt:

Som vi vet är inte all kommunikation strikt i linje med organisationshierarkin, dvs nedåt eller uppåt.

3. Moralförstärkning:

Genom att ge möjligheter till lägre nivåarbetare att interagera med chefer i informella möten ger det sin moral en uppmuntran och ett ökat engagemang för organisationen. Fler och fler organisationer uppmuntrar nu tvärgående kommunikation och bygger upp bonhomie.

begränsningar:

1. Rädsla för överträdelse:

Överlägsen kan känna en överträdelse som hans underordnade har fått otillbörlig vikt och att han har gått igenom.

2. Beständighet mot överensstämmelse:

Överlägsen kan inte genomföra förslaget eftersom han inte har hörts.

3. Anarki:

Bristen på accepterade förfaranden kan leda till inre anarki och yttre animositet.