13 Essential av ett effektivt kommunikationssystem

Vid utvecklingen av ett effektivt kommunikationssystem bör ledningen beakta följande väsentliga förutsättningar för effektiv kommunikation:

(1) Klarhet av information:

Terry säger att kommunikationsrealismen säger att det första viktigt med effektiv kommunikation är att "informera dig fullt ut". Det innebär att först och främst kommunikatören måste vara tydlig i sitt sinne med den information han vill kommunicera med. Kommunikation bör alltid vara gemensamt och lättförståeligt språk så att det kanske inte missförstås av de personer som tar emot det.

(2) Beräkningsmöjlighet:

Meddelandet som ska kommuniceras ska vara tillfredsställande och fullständigt i alla avseenden, eftersom ofullständig information visar sig vara farlig ur synvinkel. Uppgifternas tillräcklighet beror på de berörda parternas intellektuella förmåga.

(3) Samstämmighet i meddelandet:

Meddelandet som ska kommuniceras bör inte vara ömsesidigt motstridigt, men det bör överensstämma med organisationens övergripande mål, policyer, program och förfaranden. Självstridiga budskap skapar alltid kaos och förvirring i organisationen, vilket är mycket skadligt för effektiv drift av företaget. Om meddelandet ändras från det föregående, bör fakta tydligt anges så att risken för förvirring kan minskas.

(4) Feedback:

Feedback är en viktig metod för att säkerställa effektiv kommunikation. Det hänvisar till bekräftelsen av idén om huruvida meddelandet har förståtts av mottagaren i samma mening som avsändaren gör eller om mottagaren är överens om eller motsätter sig kommunikatörens förslag, gör det nödvändigt för den del av avsändare för att bekräfta det från mottagaren.

Vid kommunikation med ansikte mot ansikte är det lättare att få feedbackinformation som observerar känslor och uttryck på mottagarens ansikte. Men för skriftlig kommunikation bör ledningen utforma eller utveckla lämpliga medel och sätt att effektivisera kommunikationen.

(5) Förstå mottagaren:

Förståelse är huvudmålet med kommunikation. Kommunikationen måste skapa korrekt förståelse i mottagarens sinne. Killian rekommenderade, "kommunicera med en medvetenhet om den totala fysiska och mänskliga inställningen där informationen kommer att tas emot.

Bild på arbetsplatsen; bestämma mottagarnas mottaglighet och förståelse nivåer; vara medveten om socialt klimat och tull, ifrågasätta informationens aktualitet. Fråga vad, när och på vilket sätt du vill kommuniceras med om du befann dig i en liknande miljö och position. "

(6) Samråd:

Det är generellt önskvärt att samråda med andra i planeringskommunikation. Detta ger ytterligare insikt och objektivitet mot meddelandet. En viktig fördel med samråd är att de som har blivit förtroende när de planerar kommunikation kommer att ge aktivt stöd.

(7) Bestäm Medium:

Efter att ha bestämt ämnet bör det fastställas hur bäst detta meddelande ska kommuniceras. Alla aspekter av muntlig eller skriftlig kommunikation måste noggrant undersökas.

(8) Ton och innehåll:

Kommunikatören måste vara försiktig med det språk han använder när han pratar eller skriver. Hans ton, uttryck och känslor kommer att ha en bestämd inverkan på effektiviteten eller på annat sätt av det han försöker kommunicera.

(9) Tid och tid:

Korrekt uppmärksamhet bör ges till tidpunkten och tidpunkten för kommunikationen. Samma meddelande kommer att tas emot eller svaras annorlunda av olika individer och grupper i taget och på olika sätt av samma personer och grupper vid olika tidpunkter.

Även i en nödsituation vågar man inte bortse från den situationella, psykologiska och tekniska aspekten av tidpunkten. Dessutom är det också nödvändigt att information lämnas i tid, eftersom utdaterad information är lika dålig som eller sämre än ingen alls.

(10) Stöd med åtgärd :

Det är mycket nödvändigt att kommunikatörens åtgärder ska stödja sin kommunikation. Detta beror på att handling talar högre än ord. Den mest övertygande kommunikationen, det bör noteras, är inte vad man säger men vad man gör.

(11) Lyssna:

En mycket viktig aspekt av effektiv kommunikation är att chefer och handledare ska vara bra lyssnare. Det är farligt att vara ouppmärksam eller likgiltigt när andra försöker kommunicera. De amerikanska förvaltningsföreningens tio budskap säger: "Lyssna är en av de viktigaste, svåraste och mest försummade Skills M-kommunikationerna.

Det kräver att vi inte bara koncentrerar oss på de uttryckliga betydelser som en annan person uttrycker, men på de implicita betydelserna, oredda ord och undertoner som kan vara betydligt mer betydelsefulla. Således måste vi lära oss att lyssna med inre örat om vi ska känna den inre mannen. ”

(12) Förtroende och förtroende:

FE Fischer har påpekat att "kommunikation växer bäst i ett klimat av förtroende och förtroende". All insats bör därför göras för att vinna förtroende genom att rapportera fakta ärligt. Anställda måste vara övertygade och känna att företaget är sanningsenligt och uppriktigt i sina kontakter.

Paul Arnold, VD för Arnold Bakeries: "Om din anställds relationsprogram är en sund, om din avsikt är sant, om ditt folk tror på den avsikten, och i så fall då och då förstår du med framgång."

(13) Håll systemet alltid levande:

Kommunikationssystemet bör hållas öppet och levande året runt. Det är bara genom ärliga försök att goda kommunikationsförhållanden kan utvecklas.